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Projektportfoliomanagement Schritt für Schritt erklärt (Teil 2)

Fortsetzung des ersten Teils des Artikels zum Projektportfoliomanagement... Wenn Sie gleichzeitig Teil mehrerer verknüpfter oder verwandter Projekte sind, ist dies der ideale Zeitpunkt, um mit der Implementierung von Projektportfoliomanagementstrategien (PPMs) zu beginnen.

Projektportfoliomanagement Schritt für Schritt erklärt (Teil 2)

Inwiefern unterscheidet sich das Portfoliomanagement vom Projektmanagement?

Man kann diese ähnlich klingenden Vorgänge leicht nach ihrem Verwendungszweck unterscheiden. Während im Projektmanagement die Kenntnisse, Fähigkeiten, Werkzeuge und Techniken den Anforderungen des Projekts entsprechend eingesetzt werden können, befasst sich das Portfoliomanagement weniger mit dem Projektablauf als vielmehr mit der Projektauswahl und -überwachung im Rahmen anderer organisatorischer Maßnahmen. 

Wenn zum Beispiel die Anforderungen zur Erfüllung eines Projekts zu Komplikationen bei einem anderen, profitableren Projekt führen, bestimmt das PPM, dass das erste Projekt entweder ausgesetzt wird oder Ressourcen auf das zweite, wichtigere Projekt übertragen werden. So erreicht das Portfoliomanagement die optimale Kombination profitabler Projekte. Projektportfoliomanager verwenden dann Finanzmodelle und Algorithmen, um ein oder mehrere Portfolios zu verwalten.

Projektportfoliomanagement Schritt für Schritt erklärt

1. Bestand

Zuerst müssen Sie alle Projekte in Ihrem Portfolio identifizieren. Je mehr es sind, desto wichtiger ist es, sie systematisch zu sortieren und kategorisieren und ihren Bezug zu den Zielen des Unternehmens zu überwachen.

2. Strategie

Die Strategie Ihres Unternehmens ist die Grundlage für das PPM und die Entscheidungsfindung in allen Projekten. Daher ist es wichtig, sie zu präzisieren oder zu definieren, bevor Sie mit dem Management Ihres Portfolios beginnen. Sobald die Strategie festgelegt ist, empfiehlt es sich auch, Teammitglieder zu identifizieren, die die Umsetzung überwachen. Ihre Strategien können variieren, aber idealerweise sollten Sie ein Portfolio mit Projekten haben, die Risiken und Erträge kombinieren und gleichzeitig die internen Ziele verfolgen.

3. Analyse

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Projekte. Überwachen Sie deren Rentabilität, Kosten, Ressourcen und Risiken. Überwachen Sie die Teams, die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens, die verfügbaren Personalressourcen und den Cashflow. Kurz gesagt, alle denkbaren Indikatoren, die Ihnen helfen, Ihre aktuelle Situation und die Ihres Unternehmens besser zu verstehen und Ihr Projektportfolio effektiv zu managen.

4. Übereinstimmung

Analysieren Sie dann, ob Ihre Projekte nicht nur mit der Gesamtstrategie, sondern auch mit den Teilbereichen Ihres Unternehmens harmonieren. Weisen Sie Schlüsselressourcen den Schlüsselprojekten zu? Entsprechen Anzahl und Umfang der Projekte Ihren Fähigkeiten? Planen Sie kurz-, mittel- und langfristig? Überwachen Sie die mit Ihrer Strategie verbundenen Risiken projektübergreifend? Entspricht die Projektauswahl Ihrer Unternehmensphilosophie?

5. Management

Zeit, sich zu entscheiden. Nachdem Sie Ihr Portfolio und seine Aspekte im weiteren Kontext Ihrer Aktivitäten analysiert haben, müssen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse geeignete Entscheidungen treffen und Veränderungen vornehmen. Möglicherweise müssen Sie Zeitpläne ändern, Projekte abbrechen oder neue Prioritäten festlegen. Seien Sie in jedem Fall vorsichtig, erfolgreiches Portfoliomanagement erfordert eine gute Zusammenarbeit mit den einzelnen Teams und ihren Mitgliedern.

6. Tests und Änderungen

Und wie immer muss alles getestet, angepasst und entsprechend der Rückmeldungen optimiert werden. Der einmalige Einsatz des Projektportfoliomanagements ist keine Erfolgsgarantie; man muss langfristig und wiederholt damit arbeiten und andere Personen in die Optimierung einbeziehen.

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