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Remote-Projektmanagement: virtuelle Veranstaltungen und Videokonferenzen meistern

Unsere Themenreihe über das Remote-Projektmanagement wird nun fortgesetzt. Heute konzentrieren wir uns auf virtuelle Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen. Verfügen Sie schon über die richtige Technologie und das richtige Wissen, um derartige Veranstaltungen zu organisieren?

Remote-Projektmanagement: virtuelle Veranstaltungen und Videokonferenzen meistern

Wenn wir ein Projekt aus der Ferne leiten, insbesondere wenn es sich um ein rein virtuelles Projekt handelt, fehlt uns in der Regel das Engagement und der Enthusiasmus unserer Teammitglieder. Obwohl wir dank Online-Tools alle Beteiligten problemlos im Bilde halten können, ist es manchmal schwierig, das gesamte Team ausschließlich durch Netzwerkkommunikation nachhaltig am Ball zu halten, die nötige Aufmerksamkeit von Kollegen aus anderen Abteilungen zu erhalten oder Ihre Botschaft der Öffentlichkeit zu vermitteln.

Wenn wir unsere Ziele nicht allein durch harte Arbeit im Home Office erreichen wollen, sondern auch, indem wir unser Humankapital und unsere unterstützende Moral voll ausschöpfen, können wir uns für bewährte virtuelle Kommunikationsmittel wie Webinare, Meetings in virtuellen Räumen oder Videokonferenzen entscheiden.

Unabhängig davon, ob Sie einen dieser Ansätze verwenden möchten, besteht das Hauptziel darin, Ihre Zuhörer einzubeziehen und deren anhaltende Unterstützung über die gesamte Projektentwicklung hinweg zu gewinnen. Nachfolgend finden Sie unsere Tipps für den Umgang mit virtuellen Veranstaltungen.

Halten Sie sich mit Ihren Veranstaltungen nicht zurück

Nicht jeder liest den regelmäßigen Firmen-Newsletter oder das Schwarze Brett im dritten Stock. Wir sprechen nicht einmal über die Informationsflut der Benutzer auf Facebook und LinkedIn. Schrecken Sie also nicht davor zurück, bei jeder Gelegenheit auf die von Ihnen organisierte virtuelle Veranstaltung aufmerksam zu machen. Wenn Ihr Unternehmen über ein Intranet oder ein anderes Projekt-Kommunikationstool verfügt, sollten Sie sich genau das zu Nutze machen. Kurz gesagt, bedienen Sie sich aller Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle. Knausern Sie nicht mit den Details über die Veranstaltung selbst, geben Sie die genaue Tagesordnung an, verwenden Sie ein Anmeldeformular und kommunizieren Sie mit den angemeldeten Teilnehmern (aber übertreiben Sie es nicht mit den Erinnerungen).

Verknüpfungen

Möchten Sie potenzielle Zuhörer davon überzeugen, an Ihrer Videokonferenz teilzunehmen? Zeigen Sie ihnen, worauf sie sich freuen können. Wenn Sie Beispiele Ihrer Arbeit oder Ihrer Gäste, andere Präsentationen oder sogar Trailer haben, sollten Sie auch all das richtig einsetzen und die notwendigen Links zu den Informationen beifügen. Kurz gesagt, locken Sie das Publikum mit Inhalten, aber legen Sie noch nicht alle Karten auf den Tisch.

Halten Sie die Zügel in der Hand

Bei der Remote-Zusammenarbeit, bei Videokonferenzen und Webinaren steht die Aufmerksamkeit im Vordergrund. Genauer gesagt müssen Sie mit allem, was Ihnen auf Ihren Geräten und in den Räumen, in denen Sie sich befinden, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer kämpfen. Vermeiden Sie daher lange Diskussionen, die vom Thema ablenken, und halten Sie sich strikt an die von Ihnen angekündigte Zeitstruktur. Leiten Sie Diskussionen und Kommentare idealerweise auf Ihre eigenen Kanäle um, wo Sie weiter mit Ihren Zuhörern arbeiten, das Feedback zu Ihrer Veranstaltung beobachten und in Folge dessen Ihre Veranstaltung weiterentwickeln können.

Denken Sie an die Sicherheit

Wenn Sie während einer Videokonferenz oder -besprechung mit vertraulichen Daten oder Informationen arbeiten, müssen Sie alle notwendigen Schritte unternehmen, um diese zu sichern. Sie stellen nicht nur mögliche Sicherheitsrisiken dar, sondern auch Gefahren für die Privatsphäre. Überlegen Sie also genau, welche Werkzeuge Sie für Ihr virtuelles Meeting verwenden möchten, und stellen Sie zum Beispiel mit dem neuen Easy Project die nötige Sicherheit her.

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