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Was muss das richtige Werkzeug für Kanban können?

Kanban bedeutet auf Japanisch Werbetafel, aber diese „Tafeln“ werden nicht für Werbung verwendet, sondern um Projekte durch Aufgabenkarten und Phasen zu visualisieren. Was sollte also das richtige Kanban-Werkzeug für Ihr Team mitbringen?

Was muss das richtige Werkzeug für Kanban können?

Es gibt heute eine Reihe von Werkzeugen und Programmen für den Einsatz von Kanban im Projektmanagement auf dem Markt, letztendlich ist Easy Project eines davon. Wenn Sie entscheiden müssen, ob Sie zu einfachen Online-Werkzeugen oder fortgeschrittenen Werkzeugen wie unserem neuen Easy Project 10 greifen sollen, sollten Sie sich für das Kanban-Werkzeug mit folgenden Eigenschaften entscheiden.

Möglichkeit der Zusammenarbeit

Obwohl Sie die Visualisierung der Arbeit durch Kanban auch für persönliche Zwecke nutzen können, werden Sie das Potenzial dieses Ansatzes nur dann wirklich erkennen, wenn Sie im Team arbeiten. Die Grundlage eines geeigneten Kanban-Programms für das Projektmanagement muss die Möglichkeit der Zusammenarbeit sein. Dabei sollten Sie insbesondere daran interessiert sein, Aufgaben zu teilen und zuzuweisen (auch für mehrere Verantwortliche gleichzeitig), damit mehrere Personen gleichzeitig an der Aufgabe mitwirken können. Und zweitens sollten Kommentare möglich sein, damit Ihr Team über relevante Aufgaben oder Themen klar kommunizieren kann.

Personalisierte Spalten

Für die einfachsten Kanban-Werkzeuge genügen drei Spalten (Zu erledigende Aufgaben - In Arbeit befindliche Aufgaben - Erledigt). Obwohl diese Aufteilung oft ausreichend ist, erkennen viele Unternehmen bald, dass ihr Arbeitsablauf eine viel komplexere visuelle Aufteilung erfordert. Idealerweise sollte Ihr Kanban-Projektmanagementprogramm Personalisierung und Spaltenbearbeitung ermöglichen.

Sobald benutzerdefinierte Spalten ins Spiel kommen, können Sie Ihren Workflow bis ins kleinste Detail anpassen und verbessern. Mit Hilfe eines solchen Werkzeugs können Sie einen Einblick in die Abläufe in Ihrem Team gewinnen und Ihre Arbeit erheblich optimieren.

Erweiterte Aufgabenkarten

Vor allem wenn Ihr Unternehmen immer komplexer wird, werden Sie die Möglichkeit zur Erweiterung der Aufgabenregisterkarten zu schätzen wissen. Wenn Sie also eine einzelne Aufgabe öffnen, werden Sie mehr Informationen sehen können (wie z. B. eine detaillierte Beschreibung, den Aufgabenfortschritt, den Aufgabeninhaber, Anhänge oder Kommentare). Und eben weil Aufgaben-Registerkarten in solchen erweiterten Einstellungen mehr Informationen enthalten können, haben Sie die Möglichkeit, die gesamte Arbeit und Kommunikation auf einer einzigen Plattform anzubieten. Vorausgesetzt, dass Sie auf der Plattform auch genügend Speicherplatz für die angehängten Dateien haben.

Berichterstattung

Um Ihren Kanban-Workflow zu perfektionieren, müssen Sie Schritt für Schritt aus Fehlern lernen. Mit den besten Kanban-Werkzeugen können Sie auch während und nach Projekten Informationen sammeln. Bei der Überwachung von Projekten werden Sie die Verfügbarkeit von Daten wie z. B. den Aufgabenfortschritt, die Kosten oder die Arbeitsbelastung der Teammitglieder für deren erfolgreiches Management zu schätzen wissen. Wenn in Ihrem Kanban-Werkzeug ein Gantt-Diagramm enthalten ist, können Sie damit Projektzeitpläne erstellen und verfolgen.

Nach Abschluss der Projekte sollten Sie Zugang zu den Daten haben, damit Sie selbst über die Ergebnisse berichten und die notwendigen Schlussfolgerungen ziehen können. Ein Qualitätswerkzeug sollte Berichte über den Portfolio-, Projekt- und Aufgabenstatus oder die Zeiterfassung umfassen.

Wenn Sie sich bereits über die Vor- und Nachteile des Projektmanagements durch Kanban informiert und sich entschieden haben, diese Methode anzuwenden, dann haben Sie die Wahl zwischen einer Vielzahl von Optionen, Programmen und Werkzeugen, mit denen Ihr Unternehmen arbeiten kann. Unterschätzen Sie jedoch nicht die Wichtigkeit der richtigen Wahl, denn das Fehlen der von uns vorgestellten Eckpfeiler wird Ihren möglichen Fortschritt sehr schnell abbremsen.

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