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Gestión de cartera de proyectos
en la industria productora

Bosch Diesel
Estudio de caso

 

 

 
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Bosch Diesel s. r. o. en Jihlava es una filial del Grupo Bosch que gestiona una planta de más de 700 millones de euros. A partir una empresa de 160 empleados en 1994, se ha ido expandiendo gradualmente hasta convertirse en la mayor planta de producción del mundo dentro del Grupo Bosch para sistemas de inyección diesel Common Rail.

El caso de Bosch Diesel Company

Antes de Easy Project, la gestión de proyectos se llevaba a cabo principalmente mediante el uso de múltiples hojas de Excel compartidas. Los procesos de proyectos/producción se inicializaron en el sistema web interno, donde el solicitante podía definir sus demandas, que a continuación se transferían manualmente a la hoja de Excel para la planificación y programación. Sin embargo, para determinar las capacidades disponibles de maquinaria y personal, la dirección tenía que consultar otra hoja de Excel. Por lo tanto, para encontrar alguna información específica necesaria para planificar un proyecto, era necesario consultar, analizar y actualizar manualmente numerosas hojas de Excel.

Las desventajas de este método son evidentes. Aunque las hojas se compartían utilizando una unidad de red compartida y las hojas no podían editarse cuando alguien ya estaba trabajando en ellas, la planificación resultaba caótica ya que Bosch Diesel lleva a cabo cientos de proyectos con docenas de responsables trabajando simultáneamente. La copia manual de cualquier tipo de información causaría inevitablemente un error, lo cual resulta muy costoso en la industria productora. Además, una planificación deficiente de los recursos y la infrautilización de la maquinaria acarreaban costes adicionales enormes. Por otra parte, una planificación deficiente de las capacidades que en realidad no estaban disponibles retrasaba las fechas de entrega y era una causa importante de clientes insatisfechos. Por último, el trabajo manual asociado con la actualización de numerosas hojas de Excel y el copiado y pegado de información no era una forma eficiente de utilizar el tiempo de profesionales altamente capacitados y caros.

 

Manufacturer of diesel injection systems components

Fabricante de componentes de sistemas de inyección de diésel

3 Production Plants<br />
Largest employer in the region

3 plantas de producción
El mayor empleador de la región

Employees Bosch Diesel <br />
+4400<br />

Más de 4.400 empleados en Bosch Diesel
 

...gracias a una gestión de los recursos precisa y perfectamente visualizada en Easy Project, los gestores de Bosch pueden comunicar al cliente en el plazo de entrega más breve posible. Y esta fecha de entrega acordada puede llevarse a cabo en realidad porque los recursos están disponibles según lo previsto.

 

La revolución de Easy Project
en Bosch Diesel

Bosch Diesel se tomó muy en serio la licitación competitiva. Todos los sistemas considerados han sido sometidos a pruebas en un proyecto piloto durante medio año. Después de esta profunda etapa de pruebas, se decidió que Easy Project era la mejor solución. Otros de los sistemas que se tuvieron en cuenta fueron Jira, MS Project, Wrike y Asana.

Implementación de Easy Project en Bosch Diesel

La implementación de Easy Project en Bosch Diesel fue muy compleja. Bosch pudo definir claramente todos los parámetros del proyecto, los cuales se cubrieron fácilmente con los campos principales y personalizados de Easy Project, e incluso se implementaron campos personalizados.

Si bien las etapas iniciales fueron fáciles, durante el proceso de migración del sistema web interno a Easy Project empezaron a surgir ciertos problemas. Debido al hecho de que el sistema web interno no ofrecía API o cualquier otro tipo de integración, la única forma de migrar los datos era a través de Excel. De esta manera pudimos importar todos los proyectos con parámetros ya definidos.

A este problema siguió un problema con el servidor, que surgió de las políticas de seguridad de Bosch que ocultaban todos los sistemas Bosch tras un cortafuegos. Easy Project, por otro lado, se ejecuta en el servidor Linux y era imposible instalar Linux y todas las dependencias necesarias sin al menos tener acceso a los repositorios comunes de Linux. Sin embargo, pudimos encontrar una solución elegante: el proyecto Easy Project de Bosch Diesel ahora se ejecuta en una ventana acoplable, por lo que todo el entorno de trabajo se encuentra virtualizado por la ventana acoplable y se puede transferir a Bosch utilizando una sencilla imagen acoplable.

Debido al hecho de que Easy Project iba a ser empleado por docenas de jefes de proyecto, se propuso una formación in situ en lugar de la formación a distancia habitual ofrecida por Easy Project. Las acciones de formación se llevaron a cabo en varias sesiones, por separado para los directores de proyecto y los directores de proyecto. La formación se impartió en forma de taller, ya que se demostró que era la forma más eficaz de aprender una nueva aplicación. Las presentaciones visuales se entrelazaron con la gestión práctica de tareas en Easy Project. Después de un taller interactivo como este, los responsables pudieron recordar más acerca de la nueva aplicación y estuvieron más dispuestos a explorar otras funciones y empezar a trabajar en Easy Project de forma inmediata. 

Principales ventajas de Easy Project en Bosch Diesel

Para una empresa productora, la precisión de la planificación de la producción es muy importante. Debido a que las máquinas de producción son el activo más caro para Bosch Diesel y para todas las empresas de producción en general, su aprovechamiento total es clave para la rentabilidad. Esta necesidad de planificación se satisface perfectamente con la planificación de recursos de Easy Project. Gracias a la gestión de recursos bien visible en Easy Project, Bosch Diesel es capaz de comunicar fácilmente a sus clientes las fechas de entrega más rápidas y precisas.

Otra ventaja importante que Easy Project aporta a Bosch es la eficiencia en la gestión de proyectos. Con Easy Project, los responsables pueden gestionar más proyectos simultáneamente. La gestión de proyectos es ahora más intuitiva, bien visualizada y precisa. Easy Project elimina cualquier posibilidad de error en la copia manual de información de una hoja Excel a otra, un problema que antes ocurría con frecuencia en Bosch Diesel. Ya no hay errores de planificación causados por información que no se corresponde con la realidad. La eliminación de estos errores de planificación y gestión ha ayudado a esta productora a aumentar los beneficios y a reducir costes.

Además, Easy Project ayuda a Bosche Diesel a mejorar el trabajo en equipo y la cooperación. El flujo de información se paralizaba constantemente debido al uso de hojas de Excel, lo que hacía imposible tener información en el momento justo y trabajar en equipo. En el entorno en el que el uso compartido de recursos es clave para la rentabilidad, el uso de hojas de Excel para el intercambio de información simplemente no era suficiente. Con Easy Project, Bosch Diesel puede compartir información de forma inmediata y lograr sinergias, donde cada responsable puede aportar un mayor valor añadido como integrante de un equipo. 

La herramientas de Project Management tools más empleadas en Bosch Diesel

Project Portfolio Gantt Chart
Tablas Gantt de portafolio del proyecto

Los jefes de proyecto de Bosch Diesel gestionan decenas o incluso cientos de proyectos simultáneamente. Con Portfolio Gantt pueden consultar el progreso del proyecto, además de las etapas y los proyectos que se encuentran retrasados.

Resource Management
Gestión de recursos

Bosch Diesel cuenta con varios equipos que trabajan simultáneamente en un solo proyecto, con una media de 100 personas involucradas en cada uno de ellos, haciendo de la Gestión de recursos una herramienta clave. La no disponibilidad inesperada del trabajador se aprecia instantáneamente en la planificación del proyecto y el jefe de proyecto puede planificar o reasignar rápidamente la tarea.

Attendance Management
Gestión de la asistencia

Para llevar a cabo la Gestión de Recursos con gran precisión se requiere información exacta sobre la asistencia de los miembros del equipo, que puede controlarse y planificarse fácilmente con la Gestión de la asistencia.

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