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Lorsque l'on a plusieurs projets à gérer en parallèle. L’utilisation de stratégies de gestion simultanée de multiples projets s’impose

Dans cet article, nous allons aborder des questions qui se posent souvent lorsque l'on a à gérer plusieurs projets qui évoluent en dépendance les uns des autres. Nous allons vous faire découvrir quelles sont les stratégies permettant de surmonter ces problèmes.

Lorsque l'on a plusieurs projets à gérer en parallèle. L’utilisation de stratégies de gestion simult

La portée, les délais et les ressources. Tels sont les trois aspects critiques dans la gestion de projet qui causent le plus de problèmes dans cette situation, surtout lorsque l'un de ces aspects tend naturellement à se répercuter sur les autres.

La portée

Une bonne planification de tout projet devrait prévoir un maximum de tâches à réaliser dans des délais très courts et à des couts réduits. Par conséquent, lorsque vous gérez plusieurs projets en parallèle et que la portée de l’un d’eux s'élargit, vous n'aurez pas assez de capacités et de ressources pour les autres projets. Une situation pareille est difficile à gérer, même si vous n'êtes pas soumis à des contraintes, notamment celles liées aux délais de livraison.

La stratégie que nous recommandons pour surmonter ce problème consiste à planifier toutes les tâches de votre projet de façon cohérente, par exemple par le biais d'une structure de répartition du travail (SRT). La SRT (WBS en anglais) vous permet d'obtenir un aperçu complet de la portée de votre projet, lequel vous permettra de voir ou de montrer à d'autres parties comment l'ajout de nouvelles variantes ou l'élargissement de la portée du projet en question affectera d'autres éléments dans les autres projets.

Les délais

Le deuxième grand défi qui se pose souvent quand on gère plusieurs projets qui évoluent dépendait les uns des autres, c'est le respect des délais impartis et l'organisation du temps. Lorsque vous planifiez la durée d'un projet, vous vous basez essentiellement sur des estimations fondées sur des projets antérieurs. C'est dans ce domaine que notre solution logicielle de gestion de projets intervient et sera d’une utilitécertaine. Easy Project, dans sa nouvelle version, peut calculer automatiquement la date d'achèvement d'une tâche en fonction de sa durée. Cependant, il ne faut pas se laisser emporter uniquement par des estimations de temps. Il faut se rappeler qu'il s'agit toujours d'estimations qui comportent des risques d'erreur à cause des exigences propres à tout nouveau projet qui ne sont pas toujours évidentes.

En effet, si nous planifions les différentes phases de manière inappropriée ou si l'une des phases subit un retard, toutes les phases qui lui sont associées en seront affectées, c'est en fait comme un château de cartes qui s'écroule. Le désordre qui s'ensuivra affectera immédiatement les autres projets, et soudain tout ne va plus. De tels scénarios peuvent être facilement évités en ajoutant une marge de temps confortable (par exemple, 20 % du temps estimé au préalable) qui vous permettra de reporter la date finale de la réalisation et de créer ainsi un environnement de travail plus confortable et moins tendu pour la gestion de projets multiples.

Les ressources

Comme nous l'avons expliqué à plusieurs occasions, la gestion des ressources (notamment les ressources humaines) est une partie intégrante de la gestion des projets. Afin de bénéficier de façon optimale et adéquate des ressources humaines dont vous disposez, vous devez être bien conscient de la charge de travail de chacun des membres de votre équipe. Dans le domaine de la gestion de projets, il y a des rôles très répandus que l'on doit attribuer aux membres de l'équipe concernée (notamment: les concepteurs, les programmeurs, etc.). C'est là où intervient, en partie, l'utilité des solutions logicielles de gestion de projets.

Avec les bons outils, vous savez tout de suite ceux à qui vous pouvez confier les différentes tâches de votre projet et ceux à qui vous avait déjà confié d'autres tâches dans d’autres projets. Les logiciels de gestion de projets de qualité vous permettront alors de travailler uniquement avec les ressources disponibles, ce qui vous fera éviter un certain nombre de conflits et de chevauchements temporels qui pourraient sérieusement compromettre le bon déroulement de vos projets interdépendants.

Conclusion

La prochaine fois que vous aurez à gérer plusieurs projets en même temps, nous vous recommandons de vous en tenir à ces trois stratégies de base. N'oubliez pas de commencer par établir une structure de répartition du travail bien réfléchie, de ne pas fixer de délais inutilement serrés et de vous faire des réserves quand il s’agit d’organiser votre temps. Ensuite ; utilisez des outils modernes qui vous aideront à gérer efficacement vos ressources humaines et matérielles de façon à ce que les exigences de vos projets ne se chevauchent pas et ne se traduisent pas en charges supplémentaires.

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