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Qu'est-ce qu'un bon outil Kanban dans la gestion des projets ?

En japonais, Kanban signifie « panneau » ou « étiquette ». Le kaban est une méthode agile dont le principal outil est une sorte de tableau blanc virtuel qui est utilisé pour visualiser la progression des projets au moyen de cartes de tâches et de phases. Quel doit donc être un bon outil Kanban pour la gestion de vos projets ?

Qu'est-ce qu'un bon outil Kanban dans la gestion des projets ?

Aujourd'hui, il existe sur le marché une multitude d'outils et de programmes pour l'utilisation du kanban dans la gestion des projets, notamment Easy Project. Si vous envisagez d'opter pour une solution de gestion de projet qui soit dotée d'un outil kanban, mais que vous hésitez encore entre une solution de base disponible en ligne ou une solution avancée, tel que Easy Project 10 dans sa version la plus récente, sachez que cela dépendra de vos besoins en matière de gestion de projet.

Possibilité de coopération

Bien que vous puissiez utiliser la visualisation des tâches au moyen d’un outil Kanban à des fins personnelles, vous ne réaliserez vraiment le potentiel de cette approche qu'en travaillant en équipe. L’utilité de tout outil kanban réside dans son efficacité en matière de gestion de la collaboration. Plus particulièrement, vous devez chercher un moyen qui vous permet de partager et d'assigner les tâches à plusieurs membres de votre équipe pour que ceux-ci puissent y travailler en même temps. Ensuite, ce moyen doit permettre une bonne communication, voire en temps réel, entre les membres de votre équipe impliqués dans des tâches communes.

Des colonnes personnalisables en nombre et en fonctions

Les outils kanban les plus courants comprennent trois colonnes (Tâches à effectuer - Tâches en cours de réalisation - Tâches réalisées). Bien que cette structure soit souvent suffisante, de nombreuses entreprises constateront rapidement que leur flux de travail aura nécessité une structure visuelle beaucoup plus complexe. L‘idéal donc est que votre programme Kanban pour la gestion de projet permette la personnalisation et l‘édition des colonnes.

Une fois que les colonnes personnalisées sont opérationnelles, vous disposerez d'une infinité de possibilités de réglage et d'amélioration de vos flux de travail que vous pourrez exploiter de façon plus optimale. Un tel outil vous permettra d'avoir un aperçu plus clair de tout ce qui se passe pendant le déroulement de vos projets et de rationaliser considérablement votre travail.

Des fiches de tâche plus avancées

Si votre entreprise se développe de plus en plus, vous apprécierez la possibilité de créer plus d'onglets de tâches, ce qui signifie que lorsque vous ouvrez une tâche individuelle, vous verrez plus d'informations (tel que : la description détaillée, le niveau de progression, le propriétaire, les pièces jointes ou les commentaires, etc.). Avec des fiches de tâche avancées, vous disposerez de plus d'informations et vous aurez la possibilité de travailler et de communiquer par le biais d'une plate-forme unique. Pour autant que vous disposiez également de suffisamment d‘espace sur la plate-forme pour les fichiers joints.

La production de comptes-rendus

Afin de perfectionner vos flux de travail que vous gérez à l'aide de votre outil Kanban, vous devez être en mesure d'apprendre de vos erreurs. Les meilleurs outils kanban vous permettront également de recueillir des informations pendant la durée de réalisation de vos projets et après. Lorsque vous surveillez le déroulement de vos projets, il vous sera utile de disposer de données telles que celles relatives à l'avancement des tâches, aux ressources financières ou à la charge de travail des membres de votre équipe pour une gestion encore plus efficace. En outre, si votre outil Kanban intègre un diagramme de Gantt, vous pouvez utiliser ce dernier pour établir et suivre le calendrier de vos projets.

Au terme de chaque projet, il est souhaitable que vous ayez accès à toutes ses données pour que vous puissiez en rapporter les résultats et en tirer vous-même les conclusions nécessaires. Un outil Kanban de qualité doit disposer d'une fonction de génération de comptes rendus sur l'état du portefeuille, l'état des projets et l'état des tâches et des feuilles de temps.

Maintenant, si vous vous êtes fait une idée sur les avantages et les inconvénients de la gestion de projet par la méthode kanban et que vous avez décidé d'opter pour cette méthode, sachez que vous avez le choix entre une pléthore d'options, de programmes et d'outils kanban. Cependant, ne sous-estimez pas l'importance de faire le bon choix, car le manque des piliers de base que nous venons de vous présenter va très vite entraver les progrès que vous pourriez réaliser.

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