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Parvenez-vous à gérer vos projets ou tâches multiples ayant une portée plus étendue

Bien que la gestion d’un ensemble de tâches plus ou moins étendues puisse paraitre similaire que la gestion d’un portefeuille de projets, cela n’empêcherait pas qu’il y ait des différences fondamentales. C’est pour cette raison qu‘il existe différentes méthodes permettant la gestion des portefeuilles de projets.

Parvenez-vous à gérer vos projets ou tâches multiples ayant une portée plus étendue


Vous devez donc savoir à quelle catégorie de projet vous êtes confronté. La gestion d’un portefeuille de projets constitué de plusieurs sous-projets est généralement une tâche difficile. Les gestionnaires de portefeuilles de projets doivent être à même d’établir la hiérarchie des priorités entre les tâches, de suivre les performances des équipes auxquelles elles sont affectées et de leur attribuer correctement les différentes ressources nécessaires. Cela dit, avant de vous lancer dans une étude détaillée des méthodes et procédures de gestion de portefeuille de projets, il convient de vous assurer qu’il s’agit bien d’un problème auquel vous êtes confronté.

La fragmentation en tâches de moindre envergure


Il est parfois difficile de savoir où se termine une tâche et où commence un projet dans son ensemble. Il faut savoir que, d’une certaine manière, chaque projet est constitué de plusieurs petits projets. Ceci laisse entendre que la gestion d’un projet devrait se faire selon le principe de la fragmentation d’un tout en plusieurs parties le constituant, c’est-à-dire : la décomposition du projet en un ensemble de tâches de moindre envergure. Le résultat se traduira par la réalisation de l’ensemble du projet.


Ces tâches devront être réalisées en plusieurs phases dans le cadre de la planification du projet en question, et ces phases peuvent être considérées comme des sous-projets. La clé est donc de savoir si vous avez un projet avec un certain nombre de tâches complexes qui ressemblent à des projets tout entiers, ou si vous avez un portefeuille de projets. Le projet proprement dit se distingue des tâches « sous-projets » principalement par sa portée.

 

 

Si, en tant que chef de projet, vous avez plusieurs choses à livrer au client ou en interne, qui sont complètement indépendantes les unes des autres, alors vous êtes responsable de projets. Dans ce cas, la gestion de ces projets nécessite généralement l’intervention de plusieurs équipes, chose que vous devez considérer lors de la planification de vos ressources humaines.


Une bonne gestion de projet doit être axée sur l’élaboration de plans bien précis, de calendriers assortis de délais raisonnables et de stratégies d’analyse des risques et de gestion des ressources bien adaptées. Les tâches ne doivent pas être si complexes, elles doivent être gérées par la collaboration d’un nombre limité d’équipes et faire l’objet d’une planification détaillée. De plus, que vous ayez à gérer des projets tout entiers ou des tâches individuelles, vous devez avoir recours à des outils de gestion de projet éprouvés, comme Easy Project avec ses modules de gestion de projet et de ressources.

 

 

Lorsqu’une simple liste de « choses à faire » ne suffit plus


Tout projet ou toute tâche devrait avoir un début et une fin bien définis. Les deux commencent souvent par un ensemble de jalons à accomplir, mais si la gestion de projets nécessite une coordination plus complexe, par exemple au moyen d’un diagramme de Gantt, la gestion de tâches peut être accomplie à l’aide d’une simple liste de « choses à faire ». Ainsi, si vous avez un portefeuille de tâches à accomplir, il est préférable d’utiliser le diagramme de Gantt.


Si les tâche peuvent être considérées de façon individuelle, les projets doivent être considérés comme une structure composée de plusieurs tâches. Ainsi, si vous suivez cette règle, la prochaine fois que vous aurez un projet ou un portefeuille de tâches à gérer, vous saurez qu’il vous faudra attribuer au préalable vos ressources humaines, financières ou techniques.

 

 

Ainsi, si vous avez que des tâches individuelles à gérer, vous n’avez même pas besoin de créer un plan de gestion des risques. Bien que les tâches comportent certains risques, ce n’est que dans le cas d’un projet ou un portefeuille de projets qu’il est nécessaire d’envisager des plans de gestion des risques plus ou moins étendus, selon la nature du projet. Les risques et les menaces vont, dans ce cas, au-delà des limites des tâches individuelles et peuvent affecter d’autres parties du projet ou d’autres aspects ou processus dans votre entreprise.


Donc, bien que vous ayez dans certains cas à gérer des tâches relativement plus complexes, ceci diffère considérablement de la gestion d’un projet tout entier. Et maintenant, si vous avez à gérer plusieurs projets complexes à la fois, que vous devez fragmenter et structurer en un ensemble de sous-projets, il est grand temps que vous vous familiarisiez avec les techniques de gestion de portefeuille de projets. Dans ce cas, les listes de tâches à accomplir ne vous suffiront tout simplement pas.

 

 

 

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