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Les meilleures pratiques à suivre pour une meilleure gestion de portefeuilles de projets

Vous venez de passer de la gestion de projets individuels à la gestion de portefeuilles de projets et vous vous demandez comment vous y prendre ? Ne vous inquiétez pas ! Vous trouverez ici des conseils sur la manière de relever ce défi et d’amener vos portefeuilles de projets à leurs objectifs avec succès.

Les meilleures pratiques à suivre pour une meilleure gestion de portefeuilles de projets

 

Gérer plusieurs projets en même temps en tant qu’un seul et même portefeuille de projets, c’est un peu comme faire du jonglage. Cela peut paraitre facile à première vue, mais dès que vous faites la moindre petite erreur, tout s’écroulera.

 

Ceux d’entre vous, qui sont capables de faire la différence entre un portefeuille de projets et un ensemble de tâches relativement plus complexes (comme nous l’avons si bien expliqué la dernière fois), savent qu’ils ont besoin de conseils, de méthodologies et de procédures leur permettant une gestion facile de leurs portefeuilles de projets. Lorsque vous avez plusieurs projets à gérer en même temps, vous devez utiliser efficacement le temps, sinon vous risquez l’échec et peut-être même l’épuisement professionnel. Nous avons préparé pour vous les conseils suivants qui vous permettront de surmonter ce problème.

 

La planification

 

Tout comme vous créez un plan pour la réalisation d’un seul projet, si vous avez plusieurs projets à réaliser en même temps, il vous faudra les planifier au préalable. Quelle que soit votre qualification en tant que chef de projet, sans un plan bien établi, tout risque d’échapper à tout contrôle au moindre faux pas. Ceci étant dit, il est recommandé que vous planifiiez la réalisation de votre portefeuille de projets sur une base hebdomadaire et que vous en établissiez systématiquement la hiérarchisation des priorités. Prenez en compte les échéances à venir, les ressources humaines, financières et matérielles dont vous disposez, et soyez prêt à réadapter votre planification au cours de la semaine si nécessaire. Si vous n’établissez pas un plan général pour votre portefeuille au préalable, vous serez à tout moment contraint d’en établir un pendant que les différents projets sont en cours de réalisation, chose que vous devez absolument éviter.

 

En fait, il ne s’agit pas d’avoir un plan qui couvre tous les aspects de la gestion de votre portefeuille de projets de A à Z et du début à la fin et de vous y conformer à 100 %, il s’agit surtout de définir une structure opérationnelle de base. Tout peut changer d’un moment à l’autre, il est donc nécessaire de suivre l’évolution de tout ce qui touche à vos projets et d’avoir un pas en avance pour les réviser et les ajuster, ainsi que pour revoir l’allocation des ressources qui y sont liées.

 

 

L’organisation

 

Dans les situations où vous avez à gérer plusieurs projets en même temps, il se peut que, par moments, vous soyez submergé par une quantité d’informations insupportable et très difficile à traiter. C’est pourquoi il est essentiel que vous utilisiez des outils spécialisés dans la gestion professionnelle des portefeuilles de projets, tels que le diagramme de Gantt, qui aide notamment à l’organisation et au tri de toutes les données qui sont générées ou exploitées au cours de la progression des projets. Cet outil, ainsi que bien d’autres outils, tous aussi importants les uns que les autres, sont disponibles dans des logiciels de gestion de projet.

 

Il est également important que votre équipe sache qui est responsable de quoi. Une gestion de projet ne peut fonctionner comme une machine bien huilée que lorsque chacun de ses éléments joue son rôle de la façon la plus efficace possible.

 

La communication

 

De la planification à la réalisation, en passant par la création de comptes rendus, une communication saine au sein de l’équipe est essentielle à la gestion globale du portefeuille de projets. Un chef de projet digne de ce nom doit jouer le rôle du coordinateur qui doit recueillir, traiter et transmettre l’information qu’il reçoit à celui dont il a besoin au moment opportun. Si vous voulez gérer des projets avec succès, vous devez communiquer clairement, quelles que soient les circonstances.

 

La capacité à expliquer correctement les choses aux membres de votre équipe est un atout essentiel, sans quoi il vous faudra de plus en plus de temps pour expliquer des choses qui ne sont le plus souvent pas aussi difficiles à expliquer. Cela étant dit, si vous n’avez pas instauré une communication adéquate avec vos collègues, vous risquez de les faire passer à côté d’informations très importantes pour le bon déroulement de vos projets.

 

 

L’attribution des tâches

 

Que ce soit par le biais des outils disponible dans Easy Project ou d’autres moyens de communication, vous devez confier le plus de tâches possible à vos collègues quand il s’agit pour vous de gérer des portefeuilles entiers. Si vous tenez toujours à faire vous-même certaines tâches, il est temps pour vous de commencer à vous en débarrasser au moins de quelques-unes. Votre rôle devrait être d’orchestrer le travail de vos coéquipiers afin de réussir l’atteinte des objectifs.

 

Vous devez avoir confiance en vos coéquipiers et en leurs capacités, tout comme ils doivent vous faire confiance. Sans cette confiance mutuelle, vous n’aurez jamais le courage de confier des tâches à d’autres membres de votre équipe.

 

 

Un outil de gestion de projet bien choisi vous aidera non seulement en matière d’organisation, mais aussi de communication, d’attribution des rôles et des tâches au sein de votre équipe de travail. Easy Project est doté de modules et de solutions couvrant tous ces aspects, notamment Gantt, lequel vous permet de mettre en place et de réviser la planification de votre portefeuille de projet.

 

 

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