In che modo la crescita ha consentito a Easy Software di creare uno strumento di gestione delle risorse agile di primo livello

Perché avevamo bisogno di uno strumento?

Prima di Gestione delle risorse agile, non utilizzavamo alcuno strumento per la gestione delle risorse . Come mai? Per noi, il tradizionale sistema di gestione delle risorse era troppo dettagliato in quanto funziona con le ore come unità di misura ed è pensato per una gestione dettagliata delle risorse umane.

Pertanto, nella nostra azienda, ogni team ha gestito il proprio carico di lavoro individualmente . Funzionava quando eravamo in 50 o 60, ma poi abbiamo iniziato a crescere. Il numero dei membri del team è aumentato, il numero dei membri esterni è cresciuto ogni giorno e ci siamo resi conto che avevamo un disperato bisogno di uno strumento. È stato il nostro CEO, Filip Morávek, a identificare questa esigenza interna e ad avere l'idea di uno strumento Gestione delle risorse agile.

Le aspettative erano alte

Attraverso lo sviluppo dello strumento Gestione delle risorse agile, Filip, il nostro CEO, ha ricoperto il ruolo del Cliente lavorando a stretto contatto con il team di sviluppo e il nostro Product Owner, Jan Pavera. Sapevamo esattamente cosa volevamo per questo strumento:

• Gestione delle risorse a livello globale
• Una panoramica chiara dell'allocazione delle risorse sui progetti
• Un'unica scheda per tutti i progetti relativi allo sviluppo del prodotto e al rilascio del prodotto
• Da utilizzare principalmente da PM e team leader che assegnano compiti specifici ai membri del team
• Vista dei membri del team
• Offrire Road map e pianificazione del portafoglio per PM, PPM e PMO
• Per essere in grado di vedere che stiamo lavorando a diversi progetti contemporaneamente (rispetto a RM dove puoi vedere solo su quali attività stanno lavorando)

Pronto a soddisfare i requisiti

Per creare uno strumento di successo non solo per i team interni di Easy Software, ma per qualsiasi altra azienda, dovevamo soddisfare requisiti cruciali:

• Facile e visivo
• Senza barriere o richiedere permessi
• Concentrati sulla portata e sul tempo: hai tempo e portata definiti e devi fare il meglio che puoi entro il lasso di tempo
• Capacità di aggiungere persone a un progetto in base alle competenze
• Capacità di aggiungere persone a un team oa un progetto in base al livello di anzianità
• Unità di risorse non solo come individuo ma anche come team, una vista Team che mostra chi è incluso
• Assegnare un progetto a un team
• Prestare una persona del mio team a un altro progetto e visualizzare una persona che lavora su due progetti contemporaneamente
• Priorità sui livelli PMO, PM e PPM
• Mostra i giorni di ferie e di malattia collegati al nostro plug-in di presenza
• Visualizzazione dello sprint

Lo abbiamo fatto, lo usiamo e anche tu puoi!

Abbiamo creato uno strumento versatile per la gestione delle risorse. Lo usiamo ogni giorno e ora siamo pronti a mostrarti come può aiutare al meglio la tua attività. Guardate la registrazione del nostro webinar e scoprite tutti i migliori suggerimenti e trucchi per l'uso quotidiano!

Guarda il webinar

Jan Pavera, Product Owner

Attuazione, arriviamo

1. Preparazione

Questo case study è diverso dai soliti che potresti conoscere in quanto non riguardava solo l'implementazione , ma anche lo sviluppo di nuove funzionalità. Se provieni da una società di sviluppo software, non dobbiamo dirti quanto possa essere difficile.

Quando si tratta di test, i client di solito tendono a testare una nuova funzionalità o nuove versioni su un'applicazione di test che viene eseguita in parallelo alla loro normale applicazione. Bene, siamo un po' diversi. E così, una volta pronta una versione beta , l'abbiamo implementata nel nostro Easy Project interno, noto come "Esko", immediatamente. Ciò è accaduto a maggio 2022, quando i nostri PMO e PM hanno iniziato a usarlo per il lavoro quotidiano. La prova era iniziata!

2. Impostazioni

Nella prima fase, è stata definita una struttura dettagliata dei progetti insieme a tutti i tipi di filtri, viste e metriche. È stato anche fondamentale per noi definire diversi tipi di team, cosa che viene eseguita tramite Amministrazione > Categorie.

Una delle nostre esigenze era creare team basati sulle capacità e sull'anzianità dei membri del team . Quindi, prima abbiamo definito le competenze in Amministrazione > Categorie, dove abbiamo anche definito i livelli di anzianità, entrambi mostrati come competenze nel profilo utente. Grazie a questo, abbiamo potuto creare rapidamente team con persone di varie competenze e livelli di anzianità.

Questo è stato fatto per la prima volta per il nostro Scrum Team, il "Green team". Una volta soddisfatti del roll-out, delle impostazioni e delle funzionalità, è stato introdotto anche in altri team di Scrum. Attualmente, quattro Scrum Team, più il nostro Product Owner e PMO, utilizzano attivamente l'Gestione delle risorse agile su base giornaliera. Anche il nostro team di marketing si è unito a noi e utilizza efficacemente il nostro strumento per pianificare i progetti.

E i risultati?

L'implementazione dell'Gestione delle risorse agile ci ha portato:

• Panoramica globale dell'allocazione delle risorse
• Panoramica chiara dei conflitti e degli scontri di allocazione
• Capacità di creare team in base alle competenze e all'anzianità
• Capacità di reagire rapidamente alla mancanza di risorse a causa delle ferie

Le nostre funzioni preferite di Gestione delle risorse agile

1. Gestione delle competenze : assegnazione dei membri del team a un progetto in base alle competenze e all'anzianità
2. Creazione del team: i membri del team possono essere riuniti in un team in cui vengono combinate varie abilità e anzianità
3. Allocazione dei progetti ai team : assegnazione dei team ai progetti
4. Panoramica dei conflitti e del lavoro parallelo : tutti vedono facilmente conflitti e scontri
5. Eventi : vedrai sempre gli eventi più importanti, globali per tutti i portfolio o per progetto