Gestione del portfolio di progetti utilizzando Easy Project in energytics - innogy Repubblica Ceca
L'attività di Innogy si concentra sulla fornitura di gas naturale, elettricità e calore ai clienti, sulla produzione combinata di calore ed elettricità negli impianti di teleriscaldamento e sulle soluzioni di mobilità pulita.
Stato precedente
innogy realizza un ampio portfolio di progetti non solo internamente ma anche attraverso una rete di fornitori esterni. L'elevato numero complessivo di utenti interessati ha posto elevate esigenze in termini di procedure di implementazione e non è stato più opportuno ampliare i sistemi esistenti.
Per questo motivo innogy era alla ricerca di uno strumento completo per la gestione del portfolio di progetti, una parte integrante del quale sarebbe stata la possibilità di integrazione con sistemi di terze parti.
I parametri chiave per la scelta del nuovo sistema erano, in particolare, l'assegnazione delle persone alle attività pianificate, lo sviluppo dei singoli compiti, la visione dei costi del piano in relazione alla realtà e le interazioni online tra gli utenti.
Aspettative
- Facile tracciabilità del tempo di lavoro
- Monitoraggio delle esigenze temporali e finanziarie di compiti e progetti
- Lavoro intuitivo con l'applicazione
- Ulteriore sviluppo di funzionalità in misura minima al di là delle funzioni standard
Requisiti
- Coinvolgimento del personale esterno nel reporting
- Integrazione con altre applicazioni
- Ulteriore sviluppo di funzionalità per l'ambiente innocente
Settore energetico
16 paesi europei
41 filiali nella Repubblica Ceca
Oltre 800 dipendenti in Repubblica Ceca
Preparazione
Data di applicazione - 2018/2019
La fase di implementazione è stata preceduta dalla fase iniziale di definizione dei requisiti di base, che abbiamo incorporato nell'ambiente di prova sotto forma di Proof of Concept (PoC). Questa fase di verifica è stata pianificata da innogy per due mesi e il suo obiettivo era quello di familiarizzare con l'applicazione in funzionamento reale. La fase iniziale, così come l'implementazione stessa, si è svolta utilizzando degli sprint settimanali, in cui i componenti forniti dell'applicazione sono stati chiusi e sono stati pianificati nuovi requisiti.
Impostazioni
Grazie alla fase iniziale, innogy è stata in grado di passare immediatamente all'applicazione di produzione. Abbiamo impostato le landing page, i ruoli e i diritti degli utenti, la struttura del progetto, i compiti e i budget. A ciò ha fatto seguito la sincronizzazione di Easy Project con lo strumento Service Now per l'inserimento delle richieste di modifica. Grazie a questa sincronizzazione, non è necessario inserire le richieste in due sistemi. La richiesta viene inserita nel sistema Service Now e sulla base di questo, viene creato automaticamente un task nel progetto all'interno dell'ambiente Easy Project (su base giornaliera), con il quale è poi possibile eseguire tutte le operazioni standard nell'ambiente Easy Project proprio come per un task creato direttamente nell'ambiente Easy Project.
Server
Per la velocità dell'implementazione effettiva, è stata scelta una soluzione costruita e gestita sull'ambiente cloud Easy Project, anche perché è possibile passare in qualsiasi momento ad un ambiente cloud che utilizza innogy per le altre applicazioni.
Formazione
Siamo stati i primi ad implementare la formazione degli utenti, seguita da una formazione più dettagliata dei manager. Durante l'implementazione, abbiamo lavorato a stretto contatto con gli amministratori dell'applicazione che ora sono in grado di gestire la maggior parte dell'applicazione stessa senza doversi consultare con i nostri specialisti.
Testing
Per un test efficace, abbiamo creato un ambiente di prova per l'innogy, che contiene i dati reali dell'ambiente di produzione e permette di testare attentamente tutte le modifiche prima della messa in produzione.
Objectives and benefits
L'implementazione di Easy Project ha portato:
- Strumento unificato per il monitoraggio e la registrazione di progetti e compiti
- Facile registrazione del tempo lavorato
- Registrazioni più accurate delle risorse e delle finanze
- Significativa riduzione del tempo tra la rendicontazione del lavoro e la proiezione del budget
- Rapporti automatici di esperti esterni
Gli strumenti di Project Management più utilizzati da innogy Repubblica Ceca
Tracciamento del tempo di lavoro
Il monitoraggio dei tempi di lavoro è la chiave per una gestione e una pianificazione efficaci. I dipendenti possono così utilizzare e rendicontare efficacemente il loro tempo e i manager possono monitorare e pianificare il tempo dedicato ai progetti.
Bilanci
I budget sono utilizzati per creare i budget dei progetti e controllare le spese, le entrate, il costo del lavoro e la redditività complessiva.
Avvisi
Per tenere i dipendenti informati di tutti gli aggiornamenti rilevanti e delle scadenze imminenti.
