Projektportfoliomanagement mit Easy Project in der Energiewirtschaft - innogy Tschechien Fallstudie
Senior Manager, Retail IT
Die Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit von Innogy sind die Bereitstellung von Erdgas, Strom und Wärme für Kunden, die Kraft-Wärme-Kopplung in Fernheizwerken und saubere Mobilitätslösungen.
Bisheriger Stand
innogy setzt ein breites Portfolio an Projekten nicht nur intern, sondern auch über ein Netzwerk externer Anbieter um. Die insgesamt hohe Anzahl interessierter Benutzer stellte hohe Anforderungen an die Implementierungsverfahren und eine Erweiterung der bestehenden Systeme war nicht mehr sinnvoll.
Deshalb suchte innogy nach einem umfassenden Tool für das Projektportfoliomanagement, dessen integraler Bestandteil die Möglichkeit der Integration mit Drittsystemen sein sollte.
Die Schlüsselparameter für die Auswahl des neuen Systems waren insbesondere die Zuweisung von Personen für die geplanten Aktivitäten, die Entwicklung der einzelnen Aufgaben, die Kostenperspektive des Plans in Bezug auf die Realität und die Online-Interaktionen zwischen den Benutzern.
Erwartung
- Einfache Verfolgung der geleisteten Arbeitszeit
- Überwachung des zeitlichen und finanziellen Bedarfs von Aufgaben und Projekten
- Intuitives Arbeiten mit der Anwendung
- Zusätzliche Entwicklung von Funktionalitäten in minimalem Umfang über die Standardfunktionen hinaus
Anforderungen
- Beteiligung von externem Personal an der Berichterstattung
- Integration mit anderen Anwendungen
- Zusätzliche Entwicklung von Funktionalitäten für die innogy-Umgebung
Energiesektor
16 europäische Länder
41 Niederlassungen in Tschechien
Mehr als 800 Mitarbeiter in Tschechien
Vorbereitung
Zeitpunkt der Implementierung - 2018/2019
Vor der Implementierungsphase erfolgte in einer ersten Phase die Definition der grundlegenden Anforderungen, die wir in Form von Proof of Concept (PoC) in die Testumgebung einbrachten. Diese Verifikationsphase wurde von innogy für einen Zeitraum von zwei Monaten geplant und hatte zum Ziel, die Anwendung im laufenden Betrieb kennenzulernen. Sowohl die Anfangsphase als auch die Implementierung selbst erfolgte in wöchentlichen Sprints, in denen die gelieferten Komponenten der Anwendung abgeschlossen und neue Anforderungen geplant wurden.
Einstellungen
Dank der Anfangsphase konnte innogy sofort auf die Produktionsanwendung umstellen. Wir richteten Landing Pages, Benutzerrollen und -rechte, die Projektstruktur, Aufgaben und Budgets ein. Anschließend erfolgte die Synchronisation von Easy Project mit dem Service Now Tool zur Eingabe von Änderungswünschen. Mit Hilfe dieser Synchronisation ist es nicht notwendig, Anfragen in zwei Systeme einzugeben. Die Anfrage wird in das Service Now-System eingegeben und darauf basierend wird im Projekt innerhalb der Easy-Project-Umgebung automatisch (täglich) eine Aufgabe erstellt, mit der man dann alle Standardoperationen in der Easy-Project-Umgebung genau wie bei einer direkt in der Easy-Project-Umgebung erstellten Aufgabe durchführen kann.
Server
Aufgrund der schnellen Implementierung wurde eine Lösung gewählt, die auf der Easy Project Cloud-Umgebung aufgebaut und ausgeführt wird, auch weil es jederzeit möglich ist, zu einer Cloud-Umgebung zu wechseln, die innogy für ihre anderen Anwendungen nutzt.
Schulung
Wir haben als erste eine Anwenderschulung eingeführt, auf die eine detailliertere Schulung der Manager folgte. Während der Implementierung arbeiteten wir eng mit den Anwendungsadministratoren zusammen, die inzwischen den Großteil der Anwendung selbst bedienen können, ohne sich mit unseren Spezialisten beraten zu müssen.
Tests
Für effektive Tests haben wir eigens für innogy eine Testumgebung eingerichtet, die echte Daten aus der Produktionsumgebung umfasst und in der alle Änderungen vor dem Einsatz in der Produktion sorgfältig getestet werden können.
Ziele und Vorteile
Die Implementierung von Easy Project brachte:
- Ein einheitliches Tool zur Überwachung und Aufzeichnung von Projekten und Aufgaben
- Eine Einfache Erfassung der geleisteten Arbeitszeit
- Genauere Aufzeichnungen über Ressourcen und Finanzen
- Eine signifikante Verkürzung der Zeit zwischen Arbeitsberichterstattung und Budgetprognose
- Automatische Berichte von externen Experten
Die meist genutzten Managementwerkzeuge von innogy Tschechien
Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung ist der Schlüssel zu effektivem Management und Planung. So können Mitarbeiter ihre Zeit effektiv nutzen und berichten, und Manager können die für Projekte aufgewendete Zeit überwachen und planen.
Budgets
Budgets wird zur Erstellung von Projektbudgets und zur Kontrolle von Ausgaben, Einnahmen, Lohnkosten und Gesamtrentabilität verwendet.
Benachrichtigungen
Mitarbeiter werden über alle relevanten Aktualisierungen und bevorstehenden Abgabetermine auf dem Laufenden gehalten.
