Gestión de la Cartera de Proyectos con Easy Project en el sector energético innogy República Checa Caso de estudio
El negocio de Innogy se centra en el suministro de gas natural, electricidad y calefacción a los clientes, calor combinado y generación de energía en centrales de calefacción urbanas, además de en soluciones de transporte de energía limpia.
Situación anterior
La empresa innogy implementa una amplia cartera de proyectos no solo internamente sino también a través de una red de proveedores externos. El alto número general de usuarios interesados supuso una alta demanda en los procesos de implementación y ello supuso que los sistemas existentes quedaron obsoletos.
Por este motivo, innogy estaba buscando una herramienta completa para la gestión de carteras de proyectos, una parte integral de la que podría ser la posibilidad de integración con sistemas de terceros.
Los parámetros clave para la selección del nuevo sistema fueron, en particular, la asignación de personas a las actividades planificadas, el desarrollo de tareas individuales, la visión de costes del plan en relación con la realidad, y las interacciones en línea entre usuarios.
Expectativas
- Seguimiento sencillo del tiempo trabajado
- Supervisión de las exigencias de tiempo y presupuesto de tareas y proyectos
- Trabajar de forma intuitiva con la aplicación
- El mínimo desarrollo adicional de funcionalidades posible más allá de las funciones estándar
Requisitos
- Participación del personal externo en la creación de informes
- Integración con otras aplicaciones
- Desarrollo adicional de funcionalidades para el entorno de innogy
Sector de la energía
16 países europeas
41 sucursales en la República Checa
+ de 800 empleados en la República Checa
"Gracias a Easy Project podemos llevar un mejor seguimiento de las actividades planificadas, evaluar el estado actual de la carpeta de proyectos/tareas y sus finanzas prácticamente en línea y, en el futuro, podremos construir sobre una mejor planificación de capacidad de TI para poder responder con flexibilidad a las demandas del mercado," explica Martin.
innogy República Checa con Easy Project
Preparación
Fecha de implementación - 2018/2019
La fase de implementación vino precedida de la fase inicial de definición de los requisitos básicos, los cuales incorporamos en el entorno de prueba en forma de Proof of Concept (PoC). Esta fase de verificación fue planificada por innogy durante dos meses y su objetivo era familiarizarse con la aplicación en su funcionamiento real. La fase inicial, así como la propia implementación, tuvieron lugar en tramos semanales, en los cuales se cerraban los componentes proporcionados de la aplicación y se establecían nuevos requisitos.
Ajustes
Gracias a la fase inicial, innogy pudo cambiar inmediatamente a la aplicación de producción. Configuramos páginas de inicio, roles y derechos de usuarios, estructura de proyecto, tareas y presupuestos. A esto le siguió la sincronización de Easy Project con la herramienta de Service Now para introducir solicitudes de cambio. Gracias a esta sincronización, no es necesario introducir solicitudes en dos sistemas: la solicitud se introduce en el sistema de Service Now y, basándose en esto, se crea automáticamente una tarea en el proyecto dentro del entorno de Easy Project (de forma diaria), con lo cual es posible realizar todas las operaciones estándar en el entorno de Easy Project como si se tratara de una tarea creada directamente en el entorno de Easy Project.
Servidor
Debido a la velocidad de la implementación actual, se escogió una solución construida y operada en el entorno de la nube de Easy Project, también debido al hecho de que es posible cambiar en cualquier momento a un entorno de nube que emplee innogy para sus otras aplicaciones.
Formación
Fuimos los primeros en implementar la formación de usuarios, lo cual vino seguido de una formación más detallada de los gerentes. Durante la implementación trabajamos mano a mano con los administradores de la aplicación, que son capaces de operar la mayoría de las aplicaciones por si mismos, sin necesidad de consultar a nuestros especialistas.
Testing
Para un periodo de pruebas efectivo, hemos configurado un entorno de prueba para innogy que contiene datos reales del entorno de producción y permite que todos los cambios se pongan a prueba con cuidado antes de implementarlos en la producción.
Objetivos y beneficios
La implementación de Easy Project supuso:
- Una herramienta unificada para la supervisión y el registro de proyectos y tareas
- Un control sencillo del tiempo trabajado
- Registros más precisos de recursos y finanzas
- Una importante reducción del tiempo entre el trabajo registrado y la proyección del presupuesto
- Informes automáticos de expertos externos
Las herramientas de Gestión de Proyectos más empleadas por innogy República Checa
Control del tiempo trabajado
El control del tiempo trabajado es la clave para una gestión y una planificación efectivas. Los empleados pueden, a través de esta función, usar con efectividad su tiempo e informar de sus horas de trabajo, y los gerentes pueden controlar y planear el tiempo empleado en cada proyecto.
Presupuestos
Los presupuestos se emplean para crear presupuestos de los proyectos y control de gastos, ingresos, costes de mano de obra, y rentabilidad general.
Alertas
Para mantener a los empleados informados de todas las actualizaciones relevantes y fechas de entrega cercanas.
