Comment surveiller la performance des membres de votre équipe à l’ère de télétravail

Les solutions pour vos besoins et doutеs

Étant donné le fait que les employées font le télétravail, le besoin d’un outil de surveillance de leur performance pourrait être légitime. Cette mesure serait utile non seulement à vous-même comme un moyen de récupérer des informations pertinentes pour trouver des solutions visant au “développement de l'équipe”. Vos client eux aussi, pourraient contester certaines estimations, comme le budget dépensé, où encore les heures de travail de vos salariés. Alors, vous serez prêt à étayer vos affirmations avec des chiffres concrets.

D’autre côté, les gens n’aiment pas être sous surveillance quant au travail, soit personnellement ou à l’aide des technologies numériques. Cette situation compliquée pose pas mal de défis pour les chefs de projet. Sans doute, il faut trouver une solution, qui permettra de surveiller la performance. 

Mais tout d’abord, il faut que vous posiez ces questions à vous-même:

1. Est-ce que vous connaissez vous-même quelles données vous voulez repérer?
2. Est-ce que vous disposez d’une solution de dépistage, c’est-à-dire “d’un plan de mise en œuvre”. Connaissez vous comment expliquer aux membres de votre équipe le besoin de surveillance ?
3. Avez-vous vraiment besoin d’un outil unique de surveillance, ou peut-être les options de surveillance sont déjà intégrées dans le logiciel PM que vous êtes en train d’utiliser au sein de votre équipe?

Nous croyons que dans la majorité des cas, il est toujours raisonable de recourir à un logiciel efficace permettant à tout le monde qui travaille sur un projet d’enregistrer leurs heures de travail.

“La pire idée serait de surveiller
vos employés à leur insu."

Vous vous sentez un peu comme un Big Brother ? Soyez prudent !

Bien que le suivi de vos collaborateurs soit lié à leur activité quotidienne, il ne s'agit pas d'installer une caméra de surveillance à leur domicile et de suivre tous leurs mouvements. Vous devez tenir compte de la conformité des données (et du bon sens): la surveillance et l'espionnage sont deux choses différentes. Ainsi, lorsque vous ajoutez un outil extérieur pour surveiller votre équipe, assurez-vous qu'il s'agit d'un outil conforme au GDPR.

Les outils professionnels et éthiques fonctionnent généralement selon le principe de surveiller le temps que vos employés passent à utiliser des applications pertinentes à leur travail, sans pour autant fouiller dans l'historique de leur navigateur web.

Surveiller vos collaborateurs à leur insu serait alors une idée particulièrement mauvaise. Les sentiments de méfiance et de paranoïa se manifesteront de toute façon, mais au moins, ils seraient également légitimes.

Quelques points à prendre en compte lors de la mise en place d'un outil de surveillance :

• Transparence - Soyez ouvert avec vos employés à distance, et prévenez-les du fait de surveillance en cours.
• Signer des documents - Offrez à vos employés surveillés une politique de surveillance entièrement conforme au GDPR, laissez-les la signer s'ils y consentent.
• Tester et expliquer - Les outils sont employés non seulement pour surveiller mais aussi pour recueillir des données que vous pouvez mettre à profit du développement de votre équipe. Affichez régulièrement les résultats de la surveillance à vos collaborateurs, en présentant également les données obtenues.
• Optimisez - Il peut aussi arriver que vous n'ayez plus besoin de surveiller votre équipe ou que vous souhaitiez modifier les paramètres de surveillance.

Assurez-vous que les données que vous recueillez sont pertinentes et contribuent au progrès de votre équipe et à la livraison du projet.

“Assurez-vous que votre logiciel PM dispose
de suffisamment de fonctionnalités pour vous
aider à mettre en œuvre les enseignements
tirés des résultats du suivi."

Combien de temps est-ce qu’on passe actuellement à faire le travail?

Une journée de travail a une durée standard de 8 heures. Pourtant, on ne sait vraiment pas, combien de temps on consacre au travail et aux tâches concrètes. Selon une étude effectuée recemment au Royaume Uni, un employé moyen qui travaille au bureau n’est productif que pendant moins de trois heures par jour. Une autre étude américaine montre que l’activité d’un employé n’est efficace que pendant quatre heures. Dans le cas de télétravail, il faut prévoir un chiffre encore diminiué, comme pour beaucoup d’entre nous s'occuper du ménage est un travail supplémentaire.

Pourtant, beaucoup de professionnels dans le domaine numérique vous diraient qu’ils travaillent à domicile pendant plus de 40 heures par semaine. Cela n'est pas seulement dû aux délais, mais aussi au fait que les gens aiment élaborer de nouvelles solutions, ce qui nécessite certainement plus de temps que le temps de travail moyen. Aimer ce que l'on fait est un facteur important.

De plus, dans le cas de travail à distance, le temps de travail est souvent étendu tout au long de toute la journée, est ne correspond pas toujours aux horaires fixes de 09:00 à 18:00. Tenez-en compte en parcourant les résultats.

Outils, compétences et informations pour faciliter le suivi

Récemment, nous avons évalué notre grande enquête* auprès des chefs de projet et des responsables d'équipe. Les résultats ? La confiance et la responsabilité se sont avérées être les éléments les plus importants en matière de gestion de projets à distance. Ainsi, pour faire un suivi significatif de votre équipe sans être envahissant, vous devez littéralement gagner la confiance des membres de votre équipe étape par étape.

(*Vous pouvez demander le rapport d'enquête complet, et nous vous l'enverrons à votre e-mail).

Pour gagner la confiance, il faut commencer par utiliser des outils PM visuels afin d'expliquer clairement à vos collaborateurs comment leur travail individuel influence l'ensemble de l'avancement du projet et les tâches de chacun. Voici trois conseils tout à fait pratiques:

1. Organisez des réunions régulièrement, discutez de jalons
   Rien ne peut remplacer l’intuition humaine, basée sur un dialogue tête-à-tête, pas vrai? Assurez-pour de parler avec vos collaborateurs non seulement dans le but d’obtenir des informations sur le progrès des tâches, mais aussi pour tenir vos collègues sur la bonne voie.Tenez les réunions en ligne concentrées aux jalons (voici un petit coup de pouce) et donnez à vos collaborateurs une chance de montrer leur progrès depuis la dernière réunion. Comme ça, votre équipe resterait motivée et déterminée à utiliser leur temps plus efficacement.
2. Enregistrez le temps, obtenez des informations utiles
   Le suivi du temps est essentiel, mais sans évaluation, il n'a aucune valeur ajoutée. Avec un ensemble d'outils de suivi du temps (tels que Time Report Dashboard ou Timesheets For Weekly Reporting) au sein de votre logiciel PM, vous obtiendrez des données pertinentes qui vous permettront de mieux planifier, de créer des estimations de prix et de temps plus précises pour vos clients et surtout d'optimiser le temps de travail.
3. Contrôlez et présentez des rapports
   Comme vous ne voulez pas être attaché à votre écran et suivre en temps réel les performances des membres de votre équipe, servez-vous des fonctions qui font le travail pour vous en vous alertant si quelque chose va mal (ou très bien). Visualisez les statistiques disponibles sous forme de graphiques et de tableaux à l'aide des outils de création de rapports. Ainsi, il sera plus facile de comprendre les hauts et les bas de productivité.

En conclusion

Le suivi de la productivité de votre équipe est une démarchelégitime, et pas seulement à cette époque post-COVID. Cependant, il est obligatoire d'utiliser des outils professionnels et conformes au GDPR au lieu d'applications envahissantes. De plus, puisque la confiance et la responsabilité se sont avérées être les facteurs les plus importants dans la gestion de projets à distance, vous devez absolument prévenir vos collègues de ce suivi. Cela éliminera leur peur potentielle de la surveillance et leur expliquera les bienfaits tout en gardant leur vie privée 100% sécurisée. Toutefois, le suivi sans évaluation des résultats n'a évidemment aucune valeur ajoutée. Pour tirer le meilleur parti des résultats du suivi, vous devez relier les données obtenues à un ensemble d'outils logiciels PM.