Dix commandement pour avoir une équipe équilibrée

Le fait que la charge de travail excessive devient un problème croissant est démontré dans l’étude Deloitte aux États-Unis. Selon cette étude, 64% des chefs de projet se plaignent du débordement de leurs équipes. Quelles sont les conséquences potentielles d’une telle situation?

• Une qualité diminuée de résultats du travail
• Impossibilité de respecter les délais des projets
• Une perte de la motivation et de la pro-activité
• Une ambiance gênante au bureau
• Augmentation de la rotation du personnel

Les dix commandements de chef de projet

Vous vous demandez comment vous pouvez aider votre équipe à éviter le syndrome de burn-out ? Voici “Dix commandements pour avoir une équipe non surchargée” qui travaille à l’aise.

1/ Soyez transparent

Dans de nombreuses entreprises, on observe des "projets non reconnus" qui grugent les ressources, qu'il s'agisse de tâches personnelles, de projets antérieurs non terminés ou simplement de missions ad hoc dont on veut se débarrasser au plus vite. Il est important de les faire connaître à tout le monde, et surtout aux personnes responsables de la planification.

Il peut s'agir du PMO, du gestionnaire de portefeuille, du directeur général ou du gestionnaire de ressources humaines. Soyez toujours au courant de tous les projets de l'entreprise. Pour faire cela, vous pouvez, par exemple, vous servir de l'outil Gestion agile des ressources qui vous donne un aperçu en temps réel de tous les projets courants. Tous les projets sont simplement déposés dans cet outil qui donne aux autres la possibilité de les voir facilement.

2/ Servez-vous d'un outil d'affectation des projets

Un outil qui vous indique quelles équipes sont déjà surchargées et où des ressources se libèrent pourrait vous être bien utile. Idéalement, l'outil d'affectation des projets devrait être intuitif afin de ne pas alourdir la charge de travail et de vous permettre de suivre le déroulement de chaque projet. Ceux qui ont besoin de voir les détails des tâches peuvent consulter les projets individuels.

3/ Améliorez les compétences de votre équipe

Y a-t-il des tâches dont seul un employé particulier peut s'occuper ? Mais que faire s’il ou elle soit occupé (e) par une autre tâche ? Il est alors logique de faire suivre une formation à un autre employé afin que les projets ne s'empilent pas sur une seule personne en la surchargeant excessivement. Pour éviter cela, vous pouvez consulter la section "Gestion des compétences" de l'outil Gestion agile des ressources pour voir la charge de travail actuelle de vos collaborateurs.

4/ N'ayez pas peur de dire "non"

L'outil d'affectation des projets vous indique des conflits ou une surcharge de l'équipe ? N'essayez pas de caser un autre projet dans une semaine de travail bien remplie. Il est préférable de repousser le travail à d'autres semaines. Ainsi, vous améliorerez non seulement la performance de votre équipe, mais aussi l'ambiance au bureau. En bref, la communication est essentielle dans tout environnement professionnelle, ce qui nous amène au point suivant.

5/ Ne sous-estimez jamais la communication

Nous nous chargeons souvent de plus de projets que nous ne le devrions. Cela est dû à une mauvaise communication. Il est important de se mettre à l'écoute des membres de l'équipe afin de pouvoir fixer des délais réalistes, d'estimer la charge de travail qui peut être effectuée et de fournir des informations précises à toutes les parties. L'outil Gestion agile des ressources vous permettra d'assurer la visibilité et d'améliorer la communication entre les équipes quant à l'état des capacités.

Gestion agile des ressources

6/ Ne fixez pas de délais irréalistes

La réussite d'un calendrier chargé commence par une estimation réaliste des délais. Tenez toujours compte des retards innatendus, des retours d'information et n'oubliez pas la "marge de temps" pour les imprévus. Un délai trop court affecte également la créativité des employés.

7/ Etablir des priorités

Il est facile de se perdre dans les priorités au cours d'un projet. Faites une liste de priorités à portée de main à tout moment et n'oubliez pas de vous y référer de temps en temps. De plus, dans Easy Project, vous avez toujours toutes vos priorités à portée de main grâce aux tableaux de bord personnels.

8/ N'oubliez pas de féliciter

La motivation et la confiance font des merveilles. Faites savoir à vos collaborateurs que vous appréciez vraiment leur travail.

Montrez-leur votre confiance, par exemple, en leur permettant de planifier eux-mêmes leur travail. Cela conduit les équipes à la responsabilité individuelle.

9/ Répartissez les tâches importantes

Essayez toujours de diviser les projets en sous-tâches, par exemple, en utilisant l’outil WBS. Cela rend le projet plus facile à gérer et aide les employés à le terminer plus rapidement, dans la mesure où cela les motive à voir les progrès accomplis.

10/ Concentrez-vous sur le repos

Et pas seulement le vôtre, mais aussi celui de vos équipes. Minimisez les communications professionnelles inutiles après la journée de travail et si quelqu'un prévoit de partir en vacances, cela ne doit pas l'obliger à travailler davantage avant son départ.

Encouragez la flexibilité et le travail à domicile, si la situation le permet.

Conclusion : Finit l'équipe surchargée

Trouver un bon équilibre et apprendre à ne pas surcharger votre équipe peut être difficile. Cependant, si vous suivez les "dix commandements de chef de projet" et n'oubliez pas de faire le point avec votre équipe régulièrement, vous vous rapprocherez de l'organisation idéale du travail. Découvrez le nouveau Easy Project 12, qui contient les les bons utiles dont vous avez besoin pour y parvenir.