Bien gérer ses projets même si l'on est une équipe répartie dans le monde entier

Nous allons progressivement examiner les meilleures pratiques, les procédures et les outils qui pourraient aider à gérer des projets avec des équipes dispersées dans le monde entier.

Même en République tchèque, il est de plus en plus fréquent de trouver des équipes de travail dont les membres sont répartis un peu partout dans le monde. Autrefois, seules les entreprises ou organisations multinationales disposaient d’outils de travail multilingues qui prennent en charge les différences des fuseaux horaires. Aujourd’hui, même les petites entreprises, notamment les startups, comptent généralement un personnel international, ne serait-ce que pour les services de freelance.

Ainsi, que vous soyez au téléphone avec un de vos collègues de travail situé dans un autre pays ou avec un freelanceur installé au bord de la plage à Bali, les équipes de travail réparties dans le monde entier n’ont plus rien de spécial aujourd’hui. Mais comment peut-on envisager une gestion de projets efficace avec des équipes réparties dans le monde entier?

Réunions et vacances

Idéalement, les préparatifs de ce genre d’évènements devraient avoir lieu au préalable. Si les membres de votre équipe de travail sont situés dans des endroits différents, il convient de synchroniser les calendriers et les horaires de contact entre collègues afin que chacun soit au courant de la disponibilité et des jours fériés des autres membres de l’équipe. Il convient également de veiller à ce que les membres de votre équipe signalent systématiquement leurs déplacements afin que les autres membres de l’équipe puissent se rencontrer sans aucune contrainte de temps.

Le décalage horaire est l’un des défis majeurs auxquels sont confrontées les équipes réparties dans le monde entier dans le cadre de la gestion de projets. En pratique, certains paient des charges supplémentaires pour cela, sous la forme de compensation pour des heures de travail supplémentaires. Il convient donc de fixer les temps de réunions et d’appels vidéo de manière à répartir équitablement les créneaux horaires peu pratiques entre plusieurs membres de l’équipe. Et enfin, n’oubliez pas la différence de saisonnalité entre les régions de l’hémisphère sud et de l’hémisphère nord (se lever tôt le matin en décembre en Australie est moins pénible qu’à Prague) et l’heure d’été avec tout ce qu’elle comporte de désagréable dans le sens où elle ne s’applique pas partout et qu’elle s’applique une semaine plus tard en Amérique du Nord qu’en Europe.

La communication fait la force

Il se peut que, en plus des membres de votre équipe, vous ayez des associés étrangers. En effet, même si vous pouvez constamment surveiller et synchroniser les calendriers et les développements de vos projets, ou les poursuivre par le biais d’appels vidéo, les exigences en matière de communication d’un associé situé à l’autre bout de la planète peuvent ne pas correspondre à celles des membres de votre équipe situés par exemple en Europe. Si possible, communiquez avec les autres membres de l’équipe qui sont au même endroit, coordonnez l’équipe dans son ensemble, surveillez les risques potentiels et prévenez les échecs et les conflits grâce à une communication correcte et ponctuelle (l’importante synchronisation des contacts comme peut le faire notre Easy Project).

Les équipes réparties sur une échelle mondiale utilisent principalement l’anglais pour communiquer. Toutefois, cela ne signifie pas que tout le monde parle couramment cette langue, ni que chaque membre de votre équipe connaît les expressions idiomatiques traditionnelles ou les expressions argotiques les plus modernes. Dans vos téléconférences et vos appels vidéo, veillez à respecter les règles selon lesquelles moins, c’est parfois plus. En bref, utilisez l’anglais de manière à éviter les malentendus et, en même temps, à ce que vos interlocuteurs étrangers ne se sentent pas incultes parce qu’ils n’ont pas le même niveau de langue que vous. En tant que natif, essayez de vous rapprocher le plus d’un accent plus facile à comprendre, et plus compréhensible par la plupart des anglophones.

Même si votre équipe de travail avance petit à petit vers une expansion mondiale, soyez sûr que vous allez y parvenir, il faut seulement que vos réunions vidéo ou même vos vidéoconférences deviennent votre pain quotidien. Ces conseils vous serviront de base de connaissances pour vous aider à surmonter différents obstacles qui pourraient se dresser sur votre chemin et à utiliser pleinement le capital humain de vos équipes dispersées dans le monde.