Comment bien gérer et contrôler le budget d’un projet
Vous n’arrivez toujours pas à bien gérer les questions financières relatives à la gestion de vos projets. Voici quelques principes fondamentaux pour vous aider à mieux maitriser vos ressources financières et vos dépenses dans le cadre de la gestion de vos projets.
Un chef de projet digne de ce nom est celui qui sait gérer tous les aspects financiers de ses projets tout en respectant les limites des budgets prévus. En règle générale, le respect du plan financier est l’un des critères les plus utilisés pour évaluer la réussite d’un projet.
Au fur et à mesure qu’un projet avance, des dépenses individuelles seront déduites du montant total du budget consacré à ce projet. Un suivi rigoureux du flux de trésorerie global est donc indispensable pour une bonne gestion de l’ensemble du budget du projet. Autrement dit, si vous êtes responsable d’un portefeuille de plusieurs projets et que chacun d’entre eux a son propre budget, il est nécessaire de contrôler la situation financière de l’ensemble du portefeuille de projets que vous avez à gérer.
Nous vous avons concocté quelques conseils pour une meilleure planification financière de vos projets.
Le choix des outils
Tout d’abord, il est nécessaire de déterminer un outil informatique et en faire la plateforme principale pour la gestion financière de votre projet. Il est préférable - surtout dans le contexte que nous vivons actuellement - que vous optiez pour un outil en ligne afin que vous et votre équipe puissiez travailler en temps réel et partout où que vous soyez, pour ne rien laisser échapper. Le scénario idéal est d’utiliser le logiciel que vous utilisez déjà pour gérer vos projets. Par exemple, dans Easy Project, vous avez des plugins dédiés exclusivement à la gestion de vos budgets, masses salariales et flux de trésorerie.
Identification des dépenses
Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel CBS (structure de répartition des coûts) pour vous aider à dresser un plan clair de tous les éléments à partir desquels vous établissez votre budget. Il ne doit y avoir aucun cout ni aucune dépense qui manque, sinon vous risquez de commettre des erreurs qui peuvent affecter considérablement le bon déroulement de vos projets.
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Définition du budget
Une fois que vous avez une vue d’ensemble des revenus et des dépenses prévus, vous pouvez alors entamer la planification proprement dite, c’est-à-dire la définition du budget. Lorsque tous les coûts fixes et variables sont clairement identifiés pour un projet donné, vous aurez alors une idée du budget que vous allez y consacrer.
Suivre l’évolution du flux de trésorerie
Pendant le déroulement de votre projet, vous - ou la personne que vous autorisez à gérer votre projet - devez suivre de très près l’évolution de la situation financière et la comparer avec le budget prévu. C’est-à-dire que vous devez analyser vos résultats financiers et suivre votre flux de trésorerie. Sachez, par ailleurs que si vous utilisez des outils de comptabilité indépendants, vous pouvez les intégrer dans Easy Project pour un travail plus cohérent et plus facile.
Maintenant, il convient de retenir que ce n’est qu’en surveillant l’évolution de vos coûts que vous pourrez éviter tout dépassement de budget éventuel.
Évaluation rétrospective
Un dernier conseil et non des moindres, n’oubliez pas de faire un bilan rétrospectif une fois votre projet terminé. En comparant vos dépenses avec le budget initial, vous aurez une idée de la précision de votre planification, que vous pourrez améliorer pour des projets futurs. Vous pouvez également repérer les parties du projet qui ont dévié le plus du plan initial et savoir si cela s’est produit de façon très récurrente. En bref, tirer le meilleur parti de vos erreurs passées.
