Pourquoi il vaut faire l’affectation des ressources une partie primordiale de la gestion de projet

Qu'est-ce que l'affectation des ressources et comment s’y prendre ?

L’affectation des ressources peut être considérée comme le processus de la répartition des bonnes tâches aux bonnes ressources. Tout ça sert au renforcement de l’efficacité (en termes des délais et des finances) du travail sur un projet. Au cas où l’affectation de ressources n’est pas bien organisée, vous risquez de rencontrer des problèmes ultérieurs inattendus qui ralentiront votre projet.

Une fois que vous disposez d’informations nécessaires sur l’étendu de votre projet à venir, il est temps d’aborder la phase de la planification des ressources. Notre première recommandation est donc la suivante : si vous vous servez déjà d’un logiciel pour la gestion de projet, assurez-vous s’il dispose d'une fonction de planification des ressources. Sinon, l’une des options est d’acheter un outil supplémentaire uniquement pour la planification des ressources, mais nous ne le recommandons que si votre équipe compte deux ou trois personnes.

Pour les équipes de taille moyenne et plus nombreuse, la chose la plus facile et la plus logique à faire est de se procurer d’un outil tout-en-un pour l'affectation et la planification des ressources et, par la suite, la gestion de vos projets.

“Une bonne affectation des ressources signifie que toutes les tâches seront effectuées par les bonnes personnes, et que leur temps est bien géré en termes de finances et l’étendue des travaux.“

Il vaut le coup de commencer l’affectation des ressources avant et le continuer lors du projet

Il est seulement possible de s’occuper de l’affectation des ressources une fois que vous une bonne idée de votre projet et une vue d’ensemble claire des compétences de vos ressources. Alors, il y a certaines actions à entreprendre avant de commencer l’affectation. 

1. Il vaut répartir votre projet en plus petites parties, qui peuvent être facilement livrées. En d’autres termes, créez une structure de découpage du projet (WBS) afin de voir le nombre approximatif des tâches individuelles et la connexion entre elles.
2. Assurez-vous de la disponibilité de vos ressources pour savoir si votre client vous propose un délai raisonnable.
3. Dans le cas où vous partagez vos ressources à travers plusieurs projets (les membres de votre équipe font également partie d’autres équipes au sein de votre entreprise), vous pouvez utiliser Global Gantt pour obtenir une vue d’ensemble. Ensuite, discutez de leur capacité avec les autres chefs de projet.

Une fois que vous aurez franchi ces trois étapes, vous serez prêt à affecter vos ressources et leurs attribuer les tâches. Après avoir lancé le projet, il est impératif que vous surveilliez la performance de vos ressources et réagir à leur progrès. Pour les tâches quotidiennes, ainsi que pour les situations imprévues qui se produiront au cours de la gestion de projet, vous devrez suivre d’autres principes, plus détaillés.

4. Vérifiez le statut et la disponibilité de vos ressources sur les étapes les plus cruciales de votre projet: les réunions importantes, les jalons, où encore le jour du lancement. C’est surtout important à faire dans les situations d’urgence, donc vous verrez le statut actualisé de vos ressources dans la fonction Attendance Dashboard.
5. Soyez prêt à faire face à l'imprévisible. Pour garder le contrôle sur les capacités de vos ressources et sur leurs projets, vous devez être en mesure de voir et de consentir à leurs jours de congé ( au travail, en congé de maladie, en vacances, télétravail, etc. )

Fonctionnalités spécifiques et meilleures pratiques pour vous aider dans l'affectation de vos ressources

Plan directeur de gestion des ressources

Vous pouvez y voir tous les usagers et l'utilisation de leur temps dans les jours, semaines ou mois à venir. Les couleurs indiquent la charge de travail de chaque usager - disponible, utilisation optimale ou surcharge. A titre d'exemple, directement dans l'outil Plan directeur de gestion des ressources, vous pouvez prolonger la durée d'une certaine tâche ou même la réattribuer à un autre employé. Ainsi, lors de la planification d'un projet à venir, vous échapperez facilement à la surcharge de vos ressources.

“L’affectation des ressources réduit de nombreux
problèmes répandus, c’est-à-dire, minimiser le
sous- ou surcharge des membres de votre équipe."

Tableau de bord des ressources

Lors de la planification des ressources, il est essentiel d’éviter les divergences quant à l’affectation. Le tableau de bord résolve ce défi à l’aide de diagrammes avec visualisant du temps de travail de vos employés, donc vous pouvez voir la charge des employés au sein de l’entreprise. En plus, vous pouvez voir la vue d’ensemble des types de tâches avec la totalité d’heures distribuées.

En guise de conclusion

Engager les bonnes ressources pour effectuer la bonne partie du travail sur le projet devient un défi - surtout lorsque plusieurs employés au sein de votre entreprise travaillent dans plusieurs équipes. Puisqu'il y a des étapes nécessaires de gestion de projet à prendre avant l’affectation, il vaut mieux avoir tous les outils modernes de gestion des ressources dans un seul logiciel PM. Ainsi, vous éviterez des erreurs possibles et des actions répétitives.