Warum sollte die Ressourcenzuweisung ein wesentlicher Bestandteil Ihres Projektmanagements sein

Was ist Ressourcenzuweisung und wie macht man das?

Am besten betrachten Sie die Ressourcenzuweisung als einen Prozess der Zuweisung der richtigen Aufgaben an die richtigen Ressourcen. Damit soll die Effektivität (sowohl zeitlich als auch finanziell) der Arbeiten an Ihrem Projekt verbessert werden. Wenn Sie das nicht richtig angehen, könnten in Zukunft unerwartete Probleme auftreten, die Ihr Projekt ausbremsen.

Sobald Sie genügend Informationen über den Umfang Ihres bevorstehenden Projekts haben, können Sie in die Phase der Ressourcenplanung eintreten. Daher lautet unser erster Ratschlag: Wenn Sie bereits eine Projektmanagement-Software verwenden, sollten Sie überprüfen, ob diese über Planungsressourcen verfügt. Wenn nicht, können sie ein zusätzliches Werkzeug für die Planungsressourcen nachkaufen. Das empfehlen wir aber nur, wenn Ihr Team aus nicht mehr als zwei oder drei Personen besteht.

Für mittlere und größere Teams ist es am einfachsten und verständlichsten, sich ein All-in-One-Werkzeug für die Zuweisung und Planung von Ressourcen und das anschließende Managen ihrer Projekte zuzulegen.

„Eine gute Ressourcenzuweisung bewirkt, dass die richtigen Leute an den richtigen Aufgaben arbeiten und ihre Zeit effektiv geplant wird – sowohl aus finanzieller Sicht als auch vom Arbeitsumfang her.“

Zuweisung der Ressourcen vor und während der Projektarbeiten

Sie können Ihrem Projekt nur dann Ressourcen zuweisen, wenn Sie wissen, was das Projekt beinhaltet, und wenn Sie einen klaren Überblick über die Kapazitäten Ihrer Ressourcen haben. Deshalb sind im Vorfeld der Zuweisung diverse Maßnahmen zu ergreifen:

1. Unterteilen Sie Ihr Projekt in kleinere, durchführbare Aufgaben. Erstellen Sie also eine Work Breakdown Structure (WBS), um die ungefähre Anzahl der einzelnen Aufgaben und den Zusammenhang zwischen ihnen zu erkennen.
2. Prüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen, um festzustellen, ob die Zeitschätzung Ihres/Ihrer Kunden/Kundin realistisch ist.
3. Wenn Sie Ihre Ressourcen auf mehrere Projekte aufteilen (Ihre Teammitglieder sind auch Teil anderer Teams in Ihrem Unternehmen), verwenden Sie das globale Gantt, um einen Gesamtüberblick zu erhalten. Diskutieren Sie anschließend die Kapazitäten mit anderen Projektmanager*innen.

Sobald diese drei Schritte erledigt sind, können Sie Ihre Ressourcen zuweisen und ihnen Aufgaben zuweisen. Nach Beginn des Projekts ist es notwendig, die Leistung Ihrer Ressourcen im Auge zu behalten und darauf zu reagieren. Für die täglichen Aufgaben – und für die unerwarteten Situationen, die das Managen Ihres Projekts mit sich bringen wird – müssen Sie zwei weitere, detailliertere Grundsätze beachten:

4. Überprüfen Sie den Status und die Verfügbarkeit der Ressourcen in den wichtigen Projektphasen – wichtige Meetings, Meilensteine oder Starttermin. Vor allem dann, wenn die Lage brenzlig ist. Hierfür können Sie immer mit dem aktuellen Status Ihrer Ressourcen im Anwesenheits-Dashboard arbeiten.
5. Seien Sie dem Unvorhersehbaren einen Schritt voraus. Um die Kontrolle über die Kapazitäten Ihrer Ressourcen und deren Pläne zu behalten, müssen Sie die Freistellungstage (Büro, Krankheit, Urlaub, Home Office usw.) einsehen und genehmigen können.

Spezifische Funktionen und bewährte Verfahren, die Sie bei der Zuweisung Ihrer Ressourcen unterstützen

Ressourcenmanagement-Masterplan

Hier können Sie alle Benutzer*innen und die Auslastung ihrer Zeit in den kommenden Tagen, Wochen oder Monaten sehen. Die Farben zeigen die Arbeitsbelastung des/der Benutzers/Benutzerin an – verfügbar, optimale Auslastung oder Überlastung. Direkt im Werkzeug Ressourcenmanagement-Masterplan können Sie z. B. die Zeit für eine bestimmte Aufgabe verlängern oder sie sogar jemand anderem neu zuweisen. So können Sie bei der Planung eines künftigen Projekts eine Überlastung Ihrer Ressourcen mühelos vermeiden.

„Die Ressourcenzuweisung reduziert die die üblichen
Probleme – die Unter- oder Überbeanspruchung
Ihrer Teammitglieder – auf ein Minimum.“

Ressourcen-Dashboard

Bei der Planung der Ressourcen ist es wichtig, Unstimmigkeiten bei der Zuweisung zu vermeiden. Das Ressourcen-Dashboard löst diese Herausforderung mit Hilfe von Diagrammen mit der visualisierten Zeitauslastung der Mitarbeiter*innen, so dass Sie deren Arbeitsbelastung im gesamten Unternehmen sehen können. Außerdem wird Ihnen eine Übersicht der Aufgabentypen mit den meisten zugewiesenen Stunden und den insgesamt zugewiesenen Stunden angezeigt.

Zusammenfassung

Es ist eine Herausforderung, die richtigen Ressourcen für den richtigen Teil der Projektarbeit zu finden – vor allem, wenn sich mehrere Teams innerhalb des Unternehmens die Teammitglieder teilen. Da vor der eigentlichen Zuweisung notwendige Projektmanagement-Schritte unternommen werden müssen, empfiehlt es sich, alle modernen Ressourcenmanagement-Werkzeuge in einer einzigen PM-Software zusammenzufassen. So können Sie mögliche Fehler und sich wiederholende Aktionen vermeiden.