Travailler intelligemment : comment trouver le bon équilibre entre les commandes à court terme et les projets à long terme

Disons que vous dirigez votre propre entreprise et que les clients viennent à vous, mais que vous souhaitez également explorer des opportunités inexploitées. Ou peut-être votre entreprise veut-elle réduire ses coûts d'exploitation en réponse à la pandémie sans mettre en veilleuse des projets susceptibles de favoriser une croissance à long terme. Comment gérez-vous les tâches que vous devez accomplir maintenant avec les objectifs cruciaux que vous devez atteindre dans l'avenir ?

Eh bien, la plupart des voiliers sont équipés d'un moteur de secours qui leur permet de continuer à naviguer pendant le calme plat. De même, vous devez développer vos propres méthodes pour survivre aux coups de bourre et maintenir le cap dans la bonne direction.

Heureusement, il existe des méthodes efficaces pour atteindre cet équilibre. Les étapes ci-dessous peuvent être particulièrement bénéfiques pour gérer les commandes à court terme sans négliger votre vision à long terme.

 

1. Faire le pont entre le court terme et le long terme

Les questions les plus importantes à se poser pour savoir s'il faut ou non répondre à une nouvelle demande à court terme sont de loin celles qui concernent le lien avec votre vision et votre stratégie sur le long terme. Cette commande va-t-elle dans le sens de votre stratégie ? Y a-t-il des aspects de cette demande qui menacent votre capacité à concrétiser votre vision ? Pouvez-vous tirer parti de certains des éléments de ce projet urgent dans le futur ?

Une réflexion sur ces questions vous permettra de comprendre si cette commande n’est qu’un coup ou si elle pourrait servir de modèle pour démarrer un nouveau projet dans l'avenir. Le plus souvent, les demandes à court terme qui valent la peine d'être acceptées peuvent évoluer en quelque chose de plus important par la suite.

Bien entendu, certaines opportunités inattendues sont bonnes à prendre. Par exemple, si cette commande imprévue comprend un risque technique que vous ne pouvez pas ignorer, vous devez être prêt et disposé à engager les moyens nécessaires pour y répondre.

Mais dans ce cas, vous devez aborder le problème comme vous le feriez pour un projet continu. Vous devez élaborer un plan structuré, en comprendre les conséquences et les quantifier. Un outil de gestion de projet tel qu'Easy Project peut fournir une aide précieuse pour l'estimation et la programmation des projets et pour repérer les phases critiques.

 

2. Justifier les commandes de court terme par des données

Une fois que vous avez évalué vos commandes de court terme par rapport à votre vision de long terme, commencez à examiner concrètement le travail qui vous attend. Voyez si ce que vous envisagez a un sens d'un point de vue objectif et subjectif.

À ce stade, il est important de distinguer vos besoins sur un plan émotionnel des aspects rationnels qui découlent de votre stratégie de long terme. Les études montrent que beaucoup trop de demandes urgentes éveillent des réponses émotionnelles. Par exemple, si vous êtes un service d'assistance informatique, que vous travaillez à distance et qu'un client vous contacte pour se plaindre d'une déficience de son système, cette situation peut vous amener à répondre dans l'urgence sans que vous ayez suffisamment réfléchi à l'impact du problème sur vos projets à long terme.

Pour travailler efficacement, vous devez recueillir suffisamment de données sur les travaux à court terme qui vous sont confiés. De cette façon, vous pouvez les planifier avec précision selon leur degré d’urgence et les programmer en conséquence.

 

3. Suivre constamment les commandes de court terme et de long terme

Les demandes urgentes peuvent être des travaux rapides, mais parce qu'elles surgissent constamment, elles peuvent rapidement finir par occuper tout votre temps. Il est essentiel que vous surveilliez de près votre carnet de commandes pour vous assurer de gérer harmonieusement vos travaux à court, moyen et long terme.

Un bon programme de gestion de projet peut vous aider à suivre efficacement vos commandes et à analyser leurs exigences, afin que vous puissiez construire des tableaux de bord, des diagrammes de Gantt et des rapports. Avoir cette visibilité vous permet de maintenir un équilibre indispensable. Vous pouvez éviter de refuser des demandes urgentes au nom de la bonne marche d'un projet annuel ou de mettre celui-ci en péril en essayant de répondre à toutes ces commandes de court terme.

Si vous faites partie d'une équipe, des tableaux de bord et des rapports peuvent vous aider à tenir les membres informés de manière précise. Ainsi, plutôt que de passer du temps sur Zoom à discuter d'opinions diverses, vous pouvez communiquer sur la base d'analyses comme les coûts, les rendements et les répercussions futures.

 

L’équilibre est en vous

Chaque fois que vous êtes tiraillé entre les priorités à court et long termes, prenez une grande respiration et revenez aux étapes ci-dessus. Voyez comment la demande urgente peut avoir un impact sur votre carnet de commandes et examinez les données pour évaluer le travail à accomplir. Si la bonne décision est de répondre à la demande, utilisez un programme de gestion de projet efficace pour suivre votre avancement et ajuster votre planning au fur et à mesure que de nouvelles informations apparaissent.

Si vous adoptez cette approche structurée, vous réussirez non seulement à établir un équilibre entre les demandes à court et à long terme, mais vous serez également en mesure de mettre en place une procédure qui fonctionne pour vos commandes en cours et futures. Vous pouvez donc cesser de ré-agir et de travailler dans l'urgence, pour maîtriser votre carnet de commandes et ne pas dévier de votre objectif à long terme.