La gestion de projets à distance : Quel en est l’état de votre portefeuille de projets ?

La stratégie consistant à suivre et à gérer simultanément vos projets (c’est-à-dire : la gestion du portefeuille de vos projets) n’était probablement pas l’une de vos priorités lorsque vous avez décidé de passer au travail d’équipe à distance. Cependant, au vu des difficultés rencontrées lors de ce passage, la gestion du portefeuille de vos projets revêt une importance et une nécessité extrêmes.

Cela dit, nous aimerions dans ce qui suit vous présenter les quatre étapes de base qui vous aideront à diriger vos équipes de travail et à adopter les meilleures approches lorsque vous travaillez sur plusieurs projets en même temps et à distance, afin de maintenir un portefeuille de projets sain.

Adopter des approches plus proactives

Si votre entreprise - comme beaucoup d’autres - continue toujours de ne s’intéresser qu’aux mesures réactives et de tourner le dos à l’utilité des bureaux à domicile et des réunions à distance, il est grand temps pour elle d’adopter des approches plus proactives. C’est exactement ce qu’on appelle la gestion de portefeuilles de projets. Un bon gestionnaire de projet doit jouer le rôle du promoteur, celui qui sait comment convaincre ses supérieurs de l’importance de la bonne gestion des portefeuilles de projets. Aujourd’hui, l’utilisation des outils moderne dans ce domaine est une chose incontournable, il faut donc choisir un canal de communication efficace, et le moyen le plus simple est de recourir, par exemple, à des réunions vidéo dédiées.

Définir les priorités

Si vous et vos collègues, vous avez essayé de reconstituer la mosaïque des composantes de votre entreprise, fragmentée au moins par les évènements survenus cette année, et de constituer un nouveau portefeuille sous le signe du travail collaboratif à distance, il est temps pour vous de commencer par fixer des priorités. Vous devriez commencer par poser des questions telles que : « Lequel de vos projets est le plus pertinent pour votre organisation ? » Lequel est le plus bénéfique ? Où réside votre potentiel de croissance ? Lesquels de vos clients sont les plus importants ? Quel serait votre meilleur partenaire ? » Vous aurez besoin de disposer de beaucoup plus de données pertinentes pour répondre à ces questions et à bien d’autres, et bien sûr des outils adéquats. Les logiciels modernes de gestion de projets, notamment Easy Project, sont un bon moyen de gérer efficacement vos projets, voire même de gérer vos portefeuilles de projets !

Définir des objectifs

Une fois que l’on vous a confié votre nouveau portefeuille de projets à gérer, vous, vos collègues et vos subordonnés, vous devez définir les bons objectifs à atteindre. Toutefois, vous, en tant que chef de projet, vous êtes principalement responsable de veiller à ce que les différentes équipes en charge de votre portefeuille de projets progressent clairement vers les résultats attendus. La tâche des autres membres de l’équipe est de se concentrer sur les sous-tâches immédiates, c’est à vous que revient la responsabilité de faire en sorte que les progrès globaux répondent aux attentes. Lorsque vous gérez un projet à distance, le choix qui se pose le plus souvent concernant la définition et la communication des objectifs se fait par le biais de réunions vidéo. Pour une collaboration à distance réussie, ce sont tout simplement les meilleurs moyens de suivre l’évolution des besoins sur l’ensemble des projets de votre portefeuille.

Réadapter vos stratégies et objectifs

Pour que votre portefeuille de projets atteigne son potentiel, il est nécessaire de veiller au respect des stratégies, des valeurs et des objectifs de votre organisation. Déjà maintenant, et très probablement dans les mois à venir, votre entreprise sera confrontée à une pénurie de ressources, notamment les ressources financières. Cependant, même en travaillant à distance, il est nécessaire de vérifier et de revoir régulièrement la nature, les objectifs et la portée du portefeuille de votre portefeuille afin qu’ils aillent dans le même sens que celui des stratégies globales de votre organisation. Pendant cette période difficile, vos priorités et votre stratégie globale pourraient changer radicalement (par exemple, passer d’une stratégie très expansive à une stratégie conservatrice). Et même si vous parvenez à tout résoudre avec une gestion en mode de coopération à distance, chaque fois que vous aurez franchi une étape, vous aurez une vue d’ensemble de vos projets et serez en mesure de réadapter votre stratégie de gestion ou de réaffecter des ressources d’un projet à l’autre sans compromettre l’intégrité de votre portefeuille.