La gestion de portefeuille de projets dans l’industrie de la production – Bosch Diesel
Manufacturing
4 400+
Bosch Diesel s.r.o Jihlava est une filiale du groupe Bosch qui gère une usine de 700 millions d’euros. D’une petite entreprise de 160 employés en 1994, elle s’est progressivement étendue pour devenir la plus grande usine de production au monde au sein du groupe Bosch spécialisée dans la production des systèmes d’injection diésel à rampe commune (Common-Rail).
L’histoire de l’entreprise Bosch Diesel
Avant l’utilisation d’Easy Project, la gestion des projets était essentiellement réalisée en utilisant plusieurs feuilles Excel partagées. Les projets et processus de production étaient initialisés dans le système web interne, où le donneur d’ordre définissait ses exigences qui se transféraient manuellement par le biais de feuilles Excel à des fins de planification. Cependant, les gestionnaires de projets étaient obligés de consulter d’autres feuilles Excel pour déterminer la disponibilité et la capacité des équipements et du personnel. De ce fait, on était obligé d’ouvrir, d’analyser et de mettre à jour manuellement plusieurs feuilles Excel pour réunir toutes les données nécessaires à la planification d’un projet.
Les inconvénients de cette approche sont évidents. Dans une mesure où les feuilles Excel étaient partagées sur un disque réseau et où dans certains cas, des feuilles étaient verrouillées par certains utilisateurs alors que d’autres utilisateurs travaillaient dessus, la planification des projets était mal organisée étant donné que Bosch Diesel réalise des centaines de projets impliquant le travail simultané de dizaines de gestionnaires. Les opérations manuelles effectuées sur les données eurent entrainé d’inévitables erreurs qui occasionnaient, le cas échéant, des pertes financières considérables. Il en est de même concernant la mauvaise planification des ressources et la sous-utilisation des équipements, ces deux conséquences étant aussi le résultat d’une mauvaise gestion des projets. D’un autre côté, la mauvaise estimation de la disponibilité et des capacités des équipements et du personnel entrainait des retards de livraison au-delà des dates prévues, ce qui constituait une cause majeure d’insatisfaction auprès de la clientèle. Dernier point et non des moindres, la mise à jour des feuilles Excel et le copier-coller des données qui se faisaient manuellement réduisaient considérablement la productivité des professionnels qualifiés en les empêchant de donner ce qu’ils avaient de mieux à apporter à l’entreprise.
Fabricant de composants de systèmes d’injection diésel
3 usines de production Le plus grand employeur de la région
Bosch Diesel emploie plus de 4400 personnes
Bosch Diesel a fait évaluer toutes les solutions proposées de façon très sérieuse. Tous les systèmes envisagés ont été testés sur un projet pilote pendant six mois. À l’issue de ces tests approfondis, Easy Project a été déclaré comme la meilleure solution. Les autres systèmes testés sont : Jira, MS Project, Wrike et Asana.
Implémentation d’Easy Project au sein de Bosch Diesel
L’implémentation d’Easy Project au sein de Bosch Diesel n’était pas une mince affaire. Bosch était en mesure de définir clairement tous les paramètres du projet qui ont tous été facilement intégrés dans les champs de base et les champs personnalisés d’Easy Project.
Bien que les étapes initiales eussent été faciles, certains problèmes avaient commencé à apparaitre pendant le processus de migration à partir du système web interne vers Easy Project. Étant donné que le système Web interne ne proposait aucune API ni aucune autre sorte d’intégration, la seule façon de faire migrer les données était d’utiliser Excel. Nous avons pu de cette façon importer tous les projets avec des paramètres déjà définis.
Ce problème a été suivi par un problème de serveur lié aux politiques de sécurité de Bosch qui masquaient tous les systèmes Bosch derrière un pare-feu. Un autre problème était lié au fait qu’Easy Project fonctionne sur un serveur Linux et qu’il était impossible d’installer Linux et toutes les dépendances nécessaires sans avoir au moins accès à des dépôts Linux communs. Néanmoins, nous avons pu trouver une solution élégante qui a fait qu’Easy Project de Bosche Deisel fonctionne sur Docker de façon à ce que tout l’environnement de fonctionnement soit virtualisé par Docker et puisse être transféré vers Bosch en utilisant une simple image docker.
Du fait qu’Easy Project devait être utilisé par des dizaines de gestionnaires de projets, une formation sur site a été proposée au lieu de la formation à distance habituelle offerte par Easy Project. Les formations ont été déroulées en plusieurs sessions qui étaient destinées séparément aux responsables et aux gestionnaires de projets. Les formations se déroulaient sous forme d’ateliers, ceux-ci étant considérés comme le moyen le plus efficace d’apprendre une nouvelle application. Les présentations visuelles sont étroitement liées à la gestion pratique des tâches dans Easy Project. À l’issue de ses ateliers interactifs, les gestionnaires avaient beaucoup appris au sujet de la nouvelle application et étaient plus disposés à explorer d’autres fonctionnalités encore plus avancées et à commencer immédiatement à travailler sur Easy Project.
Principaux avantages de l’utilisation d’Easy Project au sein de Bosch Diesel
Pour une entreprise de fabrication, la précision dans la planification de la production est très importante. Étant donné que les machines et équipements de production constituent l’actif le plus couteux dans toute entreprise de production, notammentau sein de Bosch Diesel, l’utilisation optimale de ces machines et équipements est la clé de la rentabilité. Ce besoin de planification est entièrement satisfait par la planification des ressources réalisée à l’aide d’Easy Project. Grâce à une gestion des ressources bien visualisée dans Easy Project, Bosch Diesel est en mesure de communiquer facilement les dates de livraison les plus rapides et les plus précises à ses clients en toute confiance.
L’autre avantage considérable qu’Easy Project a apporté à Bosch, c’est l’efficacité dans la gestion de ses projets. Grâce à Easy Project, les gestionnaires de projets sont en mesure de gérer plus de projets simultanément. La gestion de projets se fait désormais de façon plus intuitive, bien visualisée et plus précise. Easy Project élimine toute possibilité d’erreur pouvant découler d’une copie manuelle de données à partir d’une feuille Excel à une autre, un problème qui se produisait souvent chez Bosche Diesel auparavant. Désormais et grâce à Easy Project, il n’y a plus d’erreurs de planification causées par des données qui ne correspondent pas à la réalité. L’élimination de ces erreurs de planification et de gestion a aidé cette entreprise de production à augmenter sa productivité et à réduire ses dépenses.
En plus de cela, Easy Project aide Bosche Diesel à favoriser le travail d’équipe et la coopérationdu personnel. Avant, il n’y avait plus de flux de données à cause de l’utilisation de feuilles Excel, ce qui faisait qu’il était impossible d’accéder à l’information en temps réel et de travailler en équipe. Dans un environnement où le partage des ressources en temps réel est indispensable, l’utilisation des feuilles Excel devient une approche obsolète. Easy Project permet désormais à Bosch Diesel de partager les données en temps réel et de créer un environnement de travail synergique où chaque gestionnaire peut, au sein de son équipe, y apporter une plus grande valeur.
Les outils de gestion de projets les plus utilisés par Bosch Diesel
Diagramme de Gantt pour la gestion de portefeuille de projets
Les gestionnaires de projets de Bosch Diesel gèrent des dizaines voire des centaines de projets simultanément. Le diagramme de Gantt permet de visualiser graphiquement l’avancement des projets, les différentes phases de réalisation et les projets en retard.
La gestion des ressources
Bosch Diesel peut avoir des projets qui nécessitent la collaboration de plusieurs équipes en même temps, à raison d’une moyenne de 100 personnes impliquées dans chaque projet, ce qui fait de la gestion des ressources un outil indispensable. L’indisponibilité inattendue d’un membre du personnel, quel que soit son poste, est immédiatement visible dans l’échéancier du projet, ce qui permet au chef de projet de faire en sorte immédiatement que cette indisponibilité n’affecte pas le bon déroulement du projet.
La gestion d’assiduité
Pour que la gestion des ressources soit encore plus précise, il faut qu’il y ait une bonne gestion d’assiduité. C’est ce qui peut être facilement fait avec l’outil Attendance Management.
