Gestione standardizzata dei progetti nel settore dei servizi informatici
Seidor Consulting è una società multinazionale di consulenza tecnologica che fornisce un'ampia gamma di servizi informatici, tra cui sviluppo e manutenzione di applicazioni e infrastrutture e outsourcing (l’appaltare a terzi).
Seidor opera in 38 Paesi e ha circa 81 sedi in Europa, LATAM, USA, Medio Oriente, Africa e Asia. Con piu’ di 5400 professionisti e piu’ di 8500 clienti, è la sesta società di servizi informatici in Spagna mentre è la prima con capitale privato spagnolo al 100%. (*Fonte: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)
Stato precedente
In precedenza per avere Easy Project, Seidor utilizzava MS Project e altri diversi tipi di strumenti. L'ampia gamma di strumenti disponibili generava il problema di avere un'immagine comune e chiara dello stato del progetto. D'altro canto, i costi di licenza erano elevati a causa del costo mensile da parte di un utente e del numero di utenti.
Di seguito i punti principali della documentazione di gara, le aspettative della soluzione, le sfide da superare:
Aspettative
- Standardizzazione del lavoro di gestione del progetto con un solo strumento
- Standardizzazione del lavoro di progetto mediante modelli di progetto
- Maggiore controllo dello stato dei progetti, compreso il tempo stimato e speso
- Riduzione dei costi
- Disponibilità delle informazioni a tutti i membri del team
- Migliore comunicazione
- Migliore controllo del rischio
- Migliori rapporti sullo stato del progetto
- Gestione delle risorse
Requisiti
- Lo strumento deve consentire diversi tipi di progetti, attività e milestone, poiché stiamo coprendo un'ampia gamma di soluzioni.
- I membri del team devono essere in grado di aggiornare lo stato e l'avanzamento dell'attività, ma non la pianificazione.
- I clienti devono essere in grado di interagire con autorizzazioni controllate.
- Dobbiamo essere in grado di definire diverse autorizzazioni per ruolo in ogni progetto e avere flussi di lavoro.
- I compiti che dovrebbe avere uno strumento di gestione del progetto sono: dipendenze, assegnazioni, calendario, report e la capacità di esportare il progetto.
- Autenticazione LDAP
- Generare una notifica quando un'attività viene aggiornata.
- Sincronizzazione con SAP
5400 professionisti e 8500 clienti nella sesta società di servizi informatici in Spagna
Sviluppo e manutenzione di infrastrutture e applicazioni informatiche e outsourcing (l’appaltare a terzi).
38 Paesi, 81 sedi in Europa, LATAM, USA, Medio Oriente, Africa e Asia
Preparazione
Data di attivazione - 2019/2020
Prima dell'attivazione, si è svolta una fase pilota in cui sono stati definiti i requisiti di base, che sono stati incorporati nell'ambiente Easy Project e poi presentati al management dell'azienda. L'approvazione è stata seguita da un'implementazione dettagliata, alla quale hanno partecipato attivamente gli utenti chiave dell'applicazione del dipartimento dell'ufficio progetti. Per verificare la fattibilità e impostare tutti i requisiti, è stato gestito un progetto reale utilizzando Easy Project.
Impostazioni
Nella prima fase è stata definita una struttura dettagliata dei progetti insieme a tutti i tipi di utenti e ai parametri delle pagine personali degli utenti. Sono stati creati alcuni modelli di progetto, con i quali è possibile creare progetti con parametri standardizzati in modo rapido ed efficiente. Allo stesso tempo, sono stati definiti e adattati i ruoli, i tipi di attività, lo stato e i flussi di lavoro. Tutti gli utenti di consulenza sono stati inseriti nel sistema ed è stata definita la gerarchia aziendale (più di 1100 utenti).
Ulteriori sviluppi consentono di sincronizzare le attività e il tempo trascorso tra SAP e Easy Project.
Soluzione server/cloud
Sulla base dei requisiti di sicurezza interna, Seidor Consulting ha scelto una soluzione server. Abbiamo impostato prima l'ambiente di sistema su un cloud temporaneo e in seguito abbiamo trasferito l'intero sistema sul server del cliente. Ulteriori modifiche dell'applicazione sono state già eseguite utilizzando l'accesso remoto al server.
Formazione
Abbiamo formato gli utenti chiave e gli amministratori durante l'implementazione e gli altri utenti dell'applicazione all'inizio dei nuovi progetti. È stato realizzato un video tutorial specifico per i membri del team ed è stata fornita una documentazione aggiuntiva al fine di garantire una conoscenza base di Easy Project.
Test
Il cliente utilizza l'ambiente di produzione con dati reali, con il solo coinvolgimento del team di implementazione. Ciò consente al team chiave di gestire i progetti
I vantaggi di Easy Project nella Seidor Consulting
L’attivazione di Easy Project ha portato:
- Standardizzazione degli strumenti di gestione del progetto e delle strutture del progetto
- Maggiore controllo dei progetti (stato, membri del team, sforzi, …)
- Maggiore coinvolgimento di tutto il team nella pianificazione del progetto e nel mantenimento del piano di progetto
- Riduzione dei costi
- Migliore rapporto sullo stato del progetto
- Il livello di gestione più elevato genera una maggiore visibilità sullo stato dei progetti (Gantt globale, reporting)
Le funzioni piu’ usate
Project Gantt
Tutto il team usa Gantt per visualizzare il progetto e aggiornare i compiti.
Il tempo impiegato
Possiamo controllare il tempo impiegato dal team e dai gruppi.
Gestione delle risorse
Per controllare il carico di lavoro dei membri del team.
