Standardisiertes Projektmanagement in der IT-Dienstleistungsbranche Seidor Consulting Fallstudie

Seidor Consulting ist ein multinationales Technologieberatungsunternehmen, das ein umfangreiches Spektrum an Dienstleistungen wie Anwendungsentwicklung und -wartung, Infrastrukturen und IT-Outsourcing anbietet.

Seidor ist in 38 Ländern vertreten und hat 81 Niederlassungen in Europa, LATAM, den USA, dem Nahen Osten, Afrika und Asien. Mit mehr als 5.400 Fachleuten und mehr als 8.500 Kund*innen belegt das Unternehmen den sechsten Platz bei den IT-Dienstleistungen in Spanien* und den ersten Platz mit 100 % spanischem Privatkapital. (*Quelle: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)

Vorheriger Status

Vor Easy Project nutzte Seidor MS Project und diverse andere Werkzeuge. Die große Auswahl an verfügbaren Werkzeugen stellt ein Problem dar, wenn man ein einheitliches und klares Bild über den Projektstatus haben möchte. Außerdem waren die Lizenzkosten aufgrund der monatlichen Kosten pro Benutzer*in und wegen der Anzahl der Benutzer*innen hoch.


Die wichtigsten Punkte der Ausschreibungsunterlagen waren die Erwartungen an die Lösung und die Herausforderungen, die es zu bewältigen galt.

Erwartungen

  • Standardisierung der Projektmanagementarbeit mit nur einem Werkzeug
  • Standardisierung der Projektarbeit durch Verwendung von Projektvorlagen
  • Mehr Kontrolle über den Status der Projekte, einschließlich der geschätzten Zeit und dem Zeitaufwand
  • Kostensenkung
  • Verfügbarkeit der Informationen für alle Teammitglieder
  • Bessere Kommunikation
  • Bessere Risikokontrolle
  • Bessere Berichterstattung über den Projektstatus
  • Ressourcenmanagement

Anforderungen

  • Das Werkzeug muss verschiedene Projekt-, Aufgaben- und Meilensteintypen zulassen, da wir ein breites Spektrum an Lösungen abdecken.
  • Die Teammitglieder müssen den Aufgabenstatus und -fortschritt aktualisieren können, nicht aber die Planungen.
  • Kund*innen müssen mit kontrollierten Berechtigungen interagieren können.
  • Wir müssen für jedes Projekt unterschiedliche Berechtigungen nach Rollen definieren können und über Workflows verfügen.
  • Alle Funktionen, die ein Projektmanagement-Werkzeug haben sollte: Abhängigkeiten, Zuweisungen, Kalender, Berichte, die Möglichkeit, das Projekt zu exportieren.
  • LDAP-Authentifizierung
  • Wenn eine Aufgabe aktualisiert wird, sollte eine Benachrichtigung gesendet werden.
  • Synchronisation mit SAP

Mehr als 5.400 Fachleuteund mehr als 8.500 Kund*innen im sechstgrößten IT-Dienstleistungsunternehmen Spaniens

Anwendungsentwicklung und -wartung, Infrastrukturen und IT-Outsourcing

38 Länder, 81 Niederlassungen in Europa, LATAM, den USA, dem Nahen Osten, Afrika und Asien

Marcos Florido

Projektmanager und Easy-Project-Administrator
"Easy Project ist das Werkzeug, das alle unsere Probleme bezüglich des Projektmanagements löst – man kann das Gesamtbild sehen/kontrollieren und dann in die Details der Projekte eintauchen. Man kann das Projekt, die Zeit sowie den Zeitaufwand managen und grafisch darstellen… und man kann das von überall aus machen (auch mobil). Zudem sind alle im Unternehmen viel engagierter – falls das überhaupt noch möglich ist – weil sie ihre Aufgaben/Informationen sehen und aktualisieren können."

Vorbereitung

Datum der Implementierung - 2019/2020

Vor der Implementierung fand eine Pilotphase statt, in der die grundlegenden Anforderungen definiert wurden, die in die Easy-Project-Umgebung eingearbeitet und dann der Unternehmensleitung vorgestellt wurden. Nach der Genehmigung folgte eine detaillierte Implementierung, an der wichtige Benutzer*innen der Anwendung aus der Abteilung Projektbüro aktiv teilnahmen. Zur Prüfung der Machbarkeit und Festlegung aller Anforderungen wurde ein reales Projekt mit Easy Project gemanagt.

Einstellungen

Im ersten Schritt wurde eine detaillierte Struktur der Projekte mit allen Benutzertypen und den Parametern der persönlichen Seiten der Benutzer*innen definiert. Es wurden Projektvorlagen erstellt, mit denen schnell und effizient Projekte mit standardisierten Parametern erstellt werden können. Gleichzeitig wurden die Rollen, Aufgabentypen, Status und Workflows definiert und angepasst. Alle Consulting-Benutzer*innen wurden im System erstellt und die Firmenhierarchie wurde definiert (mehr als 1.100 Benutzer*innen).Additional developments allow to synchronize tasks and spent time between SAP and Easy Project.

Durch zusätzliche Entwicklungen können Aufgaben und der Zeitaufwand zwischen SAP und Easy Project synchronisiert werden.

Server-/Cloud-Lösung

Aufgrund der internen Sicherheitsanforderungen entschied sich Seidor Consulting für eine Serverlösung. Wir richteten die Systemumgebung in einer temporären Cloud ein und migrierten erst dann das gesamte System auf den eigenen Server des Kunden. Weitere Anpassungen der Anwendung wurden bereits per Fernzugriff auf den Server durchgeführt.

Schulung

Wir schulten wichtige Benutzer*innen und Administrator*innen während der Implementierung. Weitere Benutzer*innen der Anwendung wurden zusätzlich in Wellen geschult, wenn neue Projekte anliefen. Wir erstellten ein Video-Tutorial speziell für die Teammitglieder und zusätzliche Unterlagen in der Easy-Project-Wissensdatenbank.

Tests

Der Kunde nutzte die Produktionsumgebung mit echten Daten, wobei nur das Implementierungsteam beteiligt war. Dadurch konnte das Hauptteam Projekte in der Praxis verwalten und dann die neuen Anforderungen und Funktionen identifizieren, bevor das Werkzeug im gesamten Unternehmen eingesetzt wurde.

Die größten Vorteile von Easy Project bei Seidor Consulting

Die Implementierung von Easy Project brachte:

  • die Standardisierung von Projektmanagement-Werkzeugen und Projektstrukturen
  • mehr Kontrolle über die Projekte (Status, Teammitglieder, Aufwände...)
  • ein stärkeres Engagement des gesamten Teams bei der Projektplanung und Pflege des Projektplans
  • eine Kostensenkung
  • einen besseren Projektstatusbericht
  • ein höheres Level des Managements mit mehr Einblick in den Status der Projekte (globales Gantt, Berichterstattung)

Die meistgenutzten Funktionen


Projekt-Gantt

Das gesamte Team verwendet Gantt, um den Plan einzusehen und die Aufgaben zu aktualisieren.

Zeitaufwand

Damit können wir den Zeitaufwand des Teams und der Gruppen kontrollieren.

Ressourcen
management

Damit können wir die Arbeitsbelastung der Teammitglieder kontrollieren.

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