Стандартизация управления проектами в сфере ИТ-услуг - Seidor Consulting Пример из практики
Революция Easy Project в Seidor Consulting
Seidor Consulting оказывает услуги в сфере технологического консалтинга, включая разработку приложений, обслуживание инфраструктуры и поиск внешних ИТ-подрядчиков.
Seidor — это более 80 офисов в 38 странах: в Европе, Латинской Америке, США, Африке, Азии и на Ближнем Востоке. Seidor объединяет свыше 5400 профессионалов и 8500 клиентов, занимая шестое место среди поставщиков ИТ-услуг и первое среди предприятий со стопроцентным частным капиталом в Испании. (*Источник: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)
Предыдущее состояние
До внедрения Easy Project компания Seidor использовала MS Project и другие инструменты. Применение разрозненных средств мешало получить единую точную картину о статусе проектов. Ещё одна проблема заключалась в высокой стоимости лицензий из-за большого количества пользователей.
В тендерной документации были описаны проблемы, требующие решения, и ожидания заказчика:
Ожидания
- Стандартизация управления проектами с помощью единого решения
- Стандартизация проектов благодаря шаблонам
- Больше контроля за ходом проектов, включая расчётное и затраченное время
- Снижение расходов
- Доступность информации всем членам команды
- Налаженная коммуникация
- Оптимальное управление рисками
- Точная отчётность о статусе проектов
- Управление ресурсамиResource management
Требования
- Инструмент должен охватывать разные типы проектов, задач и вех с учётом разных направлений деятельности.
- Члены команды могут обновлять статусы задач без доступа к планированию.
- У клиентов есть возможность взаимодействия, при этом их полномочия контролируются.
- Полномочия в каждом проекте зависят от роли. Также в инструменте можно настроить поток работ.
- Требуемый функционал инструмента для управления проектами: связи, присвоение значений, календарь, отчётность, экспорт проектов.
- Аутентификация LDAP
- Уведомления после обновления задач.
- Синхронизация с SAP
5400+ профессионалов и 8500+ клиентов — шестое место среди поставщиков ИТ-услуг в Испании
Разработка приложений, обслуживание инфраструктуры, поиск внешних ИТ-подрядчиков
38 стран, 81 офис в Европе, Латинской Америке, США, Африке, Азии и на Ближнем Востоке
Подготовка
Дата внедрения - 2019/2020
На пилотном этапе мы определили и представили руководству компании базовые требования для реализации в среде Easy Project. За утверждением требований последовал этап внедрения, в котором активно участвовали ключевые пользователи приложения из проектного отдела. Чтобы проверить жизнеспособность и настроить требования, был реализован реальный проект в Easy Project.
Настройки
Первый шаг заключался в определении подробной структуры проектов вместе с типами пользователей и параметрами пользовательских страниц. Были созданы шаблоны, которые позволяют быстро и эффективно создавать проекты со стандартными параметрами. Вместе с тем были определены и настроены роли, типы задач, статусы и потоки работ. В системе были созданы пользователи, определена иерархия компании (более 1100 пользователей).
Также была добавлена синхронизация задач и затраченного времени между SAP и Easy Project.
Серверное/облачное решение
Исходя из внутренних требований безопасности, компания Seidor Consulting выбрала серверное решение. Мы наладили системную среду на временном облаке и только потом перенесли всю систему на сервер клиента. Дальнейшие модификации приложения выполнялись посредством удалённого доступа к серверу.
Обучение
Мы организовали обучение для ключевых пользователей и администраторов в ходе внедрения, а также проводили инструктаж для других пользователей перед каждым новым проектом. В базу знаний Easy Project мы добавили обучающие видео для членов команды и дополнительную документацию.
Тестирование
Клиент использует рабочую среду с реальными данными и привлекает только команду по внедрению. Так, основная команда может управлять проектами в реальной жизни и выявлять новые требования и функции до полномасштабного развёртывания системы в компании.
Основные преимущества Easy Project для Seidor Consulting
Итоги внедрения Easy Project:
- Стандартизация инструментов для управления проектами и структуры проектов
- Больше контроля за проектами (статус, члены команды, нагрузка...)
- Выше вовлечённость команды в планирование и стремление выполнить план
- Снижение стоимости
- Более точная отчётность
- У руководства больше возможностей для отслеживания статуса (глобальная диаграмма Гантта, отчётность)
Самые востребованные функции
Диаграмма Гантта
вся команда может смотреть план и обновлять задачи на диаграмме Гантта.
Затраченное время
можно контролировать затраченное время команды и групп.
Управление ресурсами
возможность следить за рабочей нагрузкой членов команды.
