Gestión estandarizada de proyectos en el sector de los servicios de TI Seidor Consulting Estudio de caso
Seidor Consulting es una empresa multinacional de consultoría tecnológica que ofrece una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen el desarrollo y el mantenimiento de aplicaciones, las infraestructuras y la externalización de las TI.
Seidor desarrolla su actividad en 38 países, y cuenta con 81 oficinas en Europa, LATAM, EE.UU., Oriente Medio, África y Asia. Con más de 5400 profesionales y más de 8500 clientes, en la 6ª empresa de servicios informáticos de España* y la 1ª con capital privado 100% español. (*Fuente: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)
Estado previo
Antes de disponer de Easy Project, Seidor utilizaba MS Project y otras herramientas diferentes. La amplia gama de herramientas disponibles genera problemas a la hora de establecer una visión común y clara del estado del proyecto. Por otro lado, los costes de las licencias eran elevados debido al coste mensual por usuario y al número de usuarios.
Los puntos principales del pliego de condiciones fueron lo que se esperaba de la solución, y los retos que había que superar:
Expectativas
- Estandarización del trabajo de gestión de proyectos con una sola herramienta
- Estandarización del trabajo de los proyectos mediante plantillas de proyectos
- Mayor control del estado de los proyectos, incluyendo el tiempo estimado y empleado
- Reducción de costes
- Disponibilidad de la información para todos los miembros del equipo
- Mejora de la comunicación
- Mejora del control de riesgos
- Mejores actualizaciones acerca del estado del proyecto
- Gestión de recursos
Requisitos
- La herramienta tiene que permitir diferentes tipos de proyectos, tareas e hitos dada la amplia gama de soluciones que se abarcan.
- Los miembros del equipo tienen que poder actualizar el estado y el progreso de las tareas, pero no así su planificación.
- Los clientes tienen que poder interactuar con permisos controlados.
- Se deben poder definir diferentes permisos dependiendo del cargo en cada proyecto y tener flujos de trabajo.
- Debe incluir todas las funciones que debe tener una herramienta de gestión de proyectos: relaciones, asignaciones, calendario, informes, poder exportar el proyecto, etc.
- Autenticación LDAP
- Cuando se actualiza una tarea, se obtiene una notificación
- Sincronización con SAP
Más de 5400 profesionales y más de 8500 clientes en la sexta empresa de servicios de TI en España
Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, infraestructuras y outsourcing de TI
38 países, 81 oficinas Europa, LATAM, EE.UU., Oriente Medio, África y Asia
Preparación
Fecha de implementación - 2019/2020
Antes de la implementación tuvo lugar una fase piloto en la que se definieron los requisitos básicos, que se incorporaron al entorno de Easy Project y se presentaron a la dirección de la empresa. Tras la aprobación se llevó a cabo una implementación detallada en la que participaron activamente usuarios clave de la aplicación del departamento de proyectos. Para comprobar la viabilidad y definir todos los requisitos, se llevó a cabo la gestión de un proyecto real con Easy Project.
Configuración
En un primer paso se definió una estructura detallada de los proyectos junto con todos los tipos de usuarios y los parámetros de las páginas personales de los usuarios. Se crearon plantillas de proyectos que permiten crear rápida y eficazmente proyectos con parámetros estandarizados. Al mismo tiempo, se definieron y ajustaron las funciones, los tipos de tareas, el estado y los flujos de trabajo. Se añadieron al sistema todos los usuarios de consultoría y se definió la jerarquía de la empresa (más de 1100 usuarios).
Los desarrollos adicionales permitieron sincronizar las tareas y el tiempo empleado entre el SAP y Easy Project.
Solución en la servidor/nube
Basándose en los requisitos de seguridad interna, Seidor Consulting eligió una solución de servidor. Configuramos el entorno del sistema en una nube temporal y solo entonces trasladamos todo el sistema al propio servidor del cliente. Las modificaciones posteriores de la aplicación ya se realizaron mediante el acceso remoto al servidor.
Formación
Se formó a los usuarios y administradores principales durante la implementación y a otros usuarios de la aplicación de manera complementaria en fases a medida que se iniciaban nuevos proyectos. Se creó un video tutorial específico para los miembros del equipo y documentación adicional en la base de conocimientos de Easy Project.
Pruebas
El cliente se sirve del entorno de producción con datos reales, en el que solo participa el equipo de implantación. Esto permite al equipo clave gestionar los proyectos en la vida real y luego identificar los nuevos requisitos y funciones antes de desplegar la herramienta en toda la empresa.
Beneficios principales de Easy Project en Seidor Consulting
La implementación de Easy Project ha traído consigo:
- Estandarización de las herramientas de gestión de proyectos y estructuras de proyecto
- Mayor control de los proyectos (estado, miembros del equipo, esfuerzos...)
- Mayor compromiso de todo el equipo en la planificación y mantenimiento del plan del proyecto
- Reducción de costes
- Mejor actualización del estado del proyecto
- Un mayor nivel de gestión ofrece más visibilidad sobre el estado de los proyectos (Gantt global, informes)
Las funciones más empleadas
Project Gantt
Todo el equipo hace uso de Gantt para consultar la planificación y para actualizar las tareas.
Tiempo empleado
Con esta función podemos controlar el tiempo que han empleado el equipo y los grupos.
Gestión de recursos
Para controlar la carga de trabajo de los miembros del equipo.
