Comment gérer efficacement des projets à délais stricts

Les projets dont nous allons parler aujourd’hui sont ceux dont la date de livraison est prédéterminée et ne peut généralement pas être modifiée. Il s’agit souvent, par exemple, de projets liés à des lois qui entrent en vigueur à une date donnée ; ou de projets dont dépendent d’autres projets ; ou encore des projets liés à des évènements en particulier dont la date ne peut être reportée.

Les projets à durée déterminée représentent un défi en matière de gestion et de planification, et ce, dans la mesure où ils limitent les chances d’analyse et d’intervention éventuelle et où le calendrier est imposé par des circonstances bien particulières. Une analyse initiale doit par conséquent être réalisée de manière bien réfléchie afin d’éviter tout changement ultérieur qui risquerait de prolonger la durée de la mise en œuvre du projet. Cependant, cela n’empêcherait pas l’élaboration d’un plan de gestion des ressources en se basant sur cette analyse. Il n’est donc pas conseillé de précipiter cette analyse.

Comme à chaque fois, notre but est de vous aider à améliorer toujours plus vos performances en gestion de projets. Voici donc quatre conseils pour réussir la planification d’un projet à durée limitée. Pour ces projets en particulier, nous vous recommandons d’utiliser les outils Easy Project  qui vous aideront à visualiser les différents aspects de votre projet, idéalement avec une composante chronologique.

Planifier en amont, mais avec prudence

Si vous avez l’habitude de prendre une date de livraison et de planifier le projet en amont de cette date, alors vous devez vous méfier des erreurs qui peuvent facilement se produire. Vous pouvez facilement faire des erreurs telles que l’omission de certaines tâches ou une mauvaise attribution des heures de travail ou des ressources nécessaires. Ceci étant dit, la planification en amont n’est pas à éviter, tant que vous disposez d’outils avec une ligne de temps visuelle, et que vous anticipez les aléas d’une telle approche.

La décomposition du projet en différents sous-projets

En décomposant votre projet en plusieurs étapes critiques, vous pourrez mettre en avant les phases les plus importantes, sans lesquelles votre projet ne pourra pas être mené à bien. Vous pourrez alors mieux faire travailler votre équipe sur ces phases pour les livrer dans les délais prévus dans la planification. Cela vous aidera aussi à mieux vous préparer à des discussions que vous pourriez avoir avec le client final ou les parties prenantes sur les parties du projet les plus importantes.

Travailler en parallèle

Pour les projets dont les délais sont fixes, oubliez la méthode de cascade « Waterfall ». Vous devez plutôt vous pencher sur la planification agile avec une assistance par le biais d'un diagramme de Gantt. Vous devez travailler en parallèle sur toutes les phases du projet, tant que cela est possible. Dans ce cas, lorsque vous attribuez les ressources, notamment les ressources humaines, vous devez toujours laisser une marge de manœuvre qui vous permettra d’effectuer les ajustements et les corrections qui pourraient s’imposer.

Négocier les délais de livraison

Si vous avez essayé tout ce qui aurait pu faire correspondre vos délais de réalisation à ceux qui vous ont été impartis, de la répartition des tâches de votre projet à la planification des heures supplémentaires dont vous disposez, et que vous savez qu’il est absolument impossible de tenir les délais imposés, alors sachez qu’il ne vous reste plus qu’à vous assoir avec les parties prenantes et à négocier des dates plus favorables.

Vous devez commencer par être honnête, en vous efforçant de trouver des arguments justes et raisonnables pour votre négociation. Vous devez être à même de convaincre votre client ou partie prenante qu’il est tout simplement impossible de livrer le projet aux délais impartis. Préparez des arguments convaincants et factuels, idéalement sous la forme d’un calendrier incluant, de préférence, les éventuels dépassements de couts.

Votre client ou partie prenante aura alors deux options. La première consiste à passer à quelqu’un d’autre qui lui promet une livraison dans un délai impossible, et la seconde serait de vous fournir les ressources nécessaires pour une livraison dans les délais prévus. Dans cette seconde option, vous pourrez éventuellement jouer votre carte et négocier un report de la date de livraison. Après tout, les gestionnaires de projets confirmés savent très bien que les délais ne sont très souvent fixés que de façon plus ou moins arbitraire par quelqu’un qui connait peu ou pas de choses sur ce que c’est la gestion de projets.

Nous avons voulu, à travers cet article, vous prodiguer des conseils qui vous permettront de réaliser vos projets dans leurs délais impartis. Premièrement, le gestionnaire d’un projet doit commencer par une bonne négociation des ressources nécessaires au bon déroulement du projet en question. Personne ne voudrait d’un projet avec un délai non respecté. Deuxièmement, lorsque vous gérez des projets trop limités par le temps, n’ayez pas peur de vous tourner vers la micro-gestion qui peut être assurée par des coéquipiers disponibles en temps opportuns. Il s’agit de situations où chacun doit se donner à fond pendant une période donnée, et dans ces moments-là, votre propre implication et votre supervision sont nécessaires.