So verwalten Sie Projekte mit einer festen Frist sicher

Die heute zu besprechenden Projekte sind durch ein festes Lieferdatum definiert, das normalerweise nicht geändert werden kann. Es handelt sich z. B. oft um Projekte, die sich auf Gesetze beziehen, die an einem bestimmten Tag in Kraft treten, oder um Projekte, bei denen die Arbeit externer Lieferanten sequentiell ist. Es kann sich aber auch um Ereignisse handeln, bei denen das Projekt direkt mit dem Datum des Ereignisses verknüpft ist.

Befristete Projekte sind eine Herausforderung für das Projektmanagement und die Projektplanung, da sie die Möglichkeiten einschränken, die Situation zu analysieren und nach eigenem Ermessen zu planen. Stattdessen wird uns der Zeitplan durch die Umstände auferlegt. Eine erste Analyse muss daher sehr effizient durchgeführt werden, da wir durch eine Erweiterung Zeit für die Umsetzung verlieren würden. Wir müssen jedoch noch einen darauf aufbauenden Ressourcenmanagementplan erstellen, weshalb es nicht ratsam ist, diese Analyse zu beschleunigen.

Wie immer möchten wir Ihnen bei der Optimierung der Ergebnisse Ihres Projektmanagements helfen. Hier finden Sie vier Tipps, wie Sie ein zeitlich befristetes Projekt erfolgreich planen können. Insbesondere für diese Projekte empfehlen wir Ihnen die Verwendung der Easy Project-Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Projektarbeit mit Hilfe einer Zeitachse optimal visualisieren können.

Planen Sie rückwärts, aber überlegt

Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, das Lieferdatum anzusetzen und das Projekt rückwärts zu planen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass es leicht zu Ungenauigkeiten kommen kann. Sie können schnell ganze Aktivitäten verpassen. Sie nehmen vielleicht Zeitschätzungen für Aufgaben vor, die exakt auf den verfügbaren Stunden und nicht auf der Zeit basieren, die die Aufgaben tatsächlich in Anspruch nehmen. Und schließlich kann die Reihenfolge der Projektbestandteile selbst nicht optimal sein. Verzichten Sie nicht darauf, rückwärts zu planen, sondern verwenden Sie Werkzeuge mit einer visuellen Zeitachse und nehmen Sie die Fallstricke eines solchen Ansatzes vorweg.

Gliedern Sie das Projekt in wesentliche Teile

Indem Sie das Projekt innerhalb des kritischen Pfades aufteilen, können Sie die Isolierung der wichtigsten Teile, ohne die das Projekt nicht abgeschlossen werden kann, auf ein Minimum reduzieren. Sie sollten dann die Aufmerksamkeit Ihres Teams auf diese Teile lenken, um sicherzustellen, dass sie pünktlich geliefert werden. Oder Sie verstärken Ihr Team, um wichtige Teile zu liefern. Gleichzeitig sollten Sie sich auf komplexe Diskussionen mit dem Kunden oder Partnern über Teile des Projekts vorbereiten, die nicht umgesetzt werden können.

Parallel arbeiten

Vergessen Sie die Wasserfallmethode für Projekte mit einer festen Frist. Ihr Helfer muss bei der Planung agil und ein Gantt-Assistent sein. Sie müssen parallel an allen Teilen des Projekts arbeiten, die dies zulassen, obwohl Sie das normalerweise lieber nicht tun würden. In diesen Fällen sollten Sie bei der Reservierung von Ressourcen und der Planung von Personalkapazitäten auf die notwendigen Anpassungen und Korrekturen vorbereitet sein, die sich aus solchen Situationen ergeben.

Verhandeln Sie ein Datum

Haben Sie alle Möglichkeiten ausgeschöpft? Haben Sie die Komplexität des Projekts mit all den Überstunden, die Ihnen zur Verfügung stehen, berechnet und sind trotzdem zu dem Schluss gekommen, dass dies nicht zu schaffen ist? Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sich mit den Beteiligten zusammenzusetzen und Ihre Optionen zu diskutieren.

Sie müssen ehrlich sein und deutlich machen, dass Sie nicht nur versuchen, eine bessere Position auszuhandeln. Sie müssen Kunden oder das Management davon überzeugen, dass es schlicht unmöglich ist, ein Projekt pünktlich zu liefern. Bereiten Sie Argumente für solche Verhandlungen vor, idealerweise in Form eines Zeitplans und unter Einbeziehung der Kosten und möglicher Kostenüberschreitungen.

Die entscheidende Person hat dann zwei Möglichkeiten. Sie ersetzt Sie durch jemanden, der eine Lieferung in einer unmöglichen Zeit verspricht, oder sie stattet Sie mit Werkzeugen und Ressourcen aus, um eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten. In Fällen, in denen dies möglich ist, können Sie möglicherweise eine Verschiebung des Liefertermins aushandeln. Schließlich wissen erfahrene Projektmanager, dass Termine sehr oft künstlich von jemandem festgelegt werden, der den Hintergrund der Arbeit, aus der die Projekte bestehen, nicht kennt.

Abschließend möchten wir die Bedeutung von zwei Faktoren für die Projektplanung und den rechtzeitigen Abschluss von Projekten hervorheben. Erstens muss der Projektmanager in der Lage sein, die erforderlichen Ressourcen in der erforderlichen Menge auszuhandeln. Sie wollen nicht in eine Situation mit einem nicht einzuhaltenden Projekt geraten. Wenn Sie von Anfang an über genügend Kapazität verfügen, werden Sie das auch nicht. Zweitens brauchen Sie sich nicht davor zu scheuen, sich an das Mikromanagement Ihres Teams zu wenden, wenn Sie zeitraubende Projekte leiten. Das sind Situationen, in denen jeder für eine gewisse Zeit einfach Vollgas geben muss, und in solchen Momenten ist Ihre eigene Beteiligung und Überwachung erforderlich.