La gestion du changement en tant que composante indispensable à la réussite des projets
La gestion du changement est l’un des éléments clés du travail du chef de projet, c’est ce que l’on redoute le plus, mais que l’on ne peut pas négliger. La gestion du changement exige une approche exigeante et intransigeante vis-à-vis aussi bien de l’équipe que des clients, mais elle demeure un élément essentiel de la gestion de projet.
Une bonne gestion du changement contribuerait aux performances financières de l’entreprise et des projets individuels, mais presque toujours au prix d’un surcroit de travail et par conséquent d’une mise en œuvre plus fastidieuse. Dans un tel cas, le succès dépend essentiellement de la capacité à avoir une vision claire et juste et à trouver les bonnes solutions aux moments opportuns. Il va sans dire que l’utilisation des outils appropriés permet de mieux appréhender les changements à apporter aux projets et leurs répercussions potentielles.
Les changements apportés à un projet et leurs impacts
Si, pendant la progression d’un projet, des changements s’imposent et que ces changements ne sont pas correctement gérés quant à leur portée et leur impact, il sera difficile de trouver des solutions adaptées. Cela peut arriver lorsque les exigences du client divergent de ce qui était prévu au début du projet. Et si personne n’a géré ni contrôlé ces changements mineurs, il est impossible de remonter exactement au moment auquel il a été possible de trouver la bonne solution.
De plus, lorsque beaucoup de changements s’empilent, cela entraine inévitablement une charge de travail supplémentaire qui se traduit alors par un budget plus important que prévu. Plus les exigences sont contraignantes, plus forte sera la charge de travail, et si aucune stratégie de gestion des changements n’est adoptée, il sera facile de se retrouver avec un projet voué à l’échec. Seule une communication efficace pourra réduire au minimum le nombre de changements à apporter dans un projet sur toute sa durée.
Il en va de même en ce qui concerne la planification d’un projet. Le simple fait d’ajouter des tâches en réponse à des demandes de changement aura pour effet de perturber la planification d’un projet. Cela peut finir par affecter négativement non seulement votre projet, mais aussi d’autres projets en cours au sein de votre entreprise. Il est donc nécessaire de mettre à jour les délais au fur et à mesure des changements qui surviennent et de gérer les attentes du client en matière de livraison des solutions attendues.
Parvenir à identifier et à faire la distinction entre tels ou tels changements
Avec une gestion du changement bien maitrisée, il est possible de présenter clairement tous les changements potentiels au client, et d’être en mesure de lui expliquer leur impact et leur importance tout au long du projet. Dans le cas d’Easy Project, nous avons dû faire face à ce problème, par exemple en gérant les changements dans le processus de fabrication de Schneider Electric.
Personne, dans le domaine de la gestion de projets, n’aime se retrouver dans une situation où il faut affronter le client ou sa propre équipe avec un refus catégorique des demandes de changement. Mais c’est l’essence même de la gestion du changement. Si certains changements sont vraiment nécessaires, d’autres peuvent se produire sans impact majeur, et c’est à vous d’en faire la distinction.
