La gestion du portefeuille de projets en utilisant Easy Project dans le domaine financier - Le groupe AXA République tchèque et Slovaquie Étude de cas
Project Management Officer
Le groupe AXA est spécialisé dans les produits et services d’assurance vie et non-vie, d’assurance retraite et de fonds communs de placement en République tchèque et en Slovaquie. Il compte 1,5 million de clients, 523 employés et gère des actifs de 5,3 milliards d’euros.
Le groupe AXA est un des leaders mondiaux dans le domaine des assurances et de la gestion d’actifs. Plus de 171 000 employés servent 105 millions de clients dans 63 pays du monde entier. Le groupe figure dans les plus importants indicateurs d’investissement socialement responsable à l’échelle internationale, notamment: Dow Jones Sustainability Index (DJSI) et FTSE4GOOD. Il est membre fondateur de l’Initiative financière du Programme des Nations Unies pour l’environnement (UNEP FI) et des Principes pour l’assurance durable des Nations Unies (PSI), et est signataire des Principes pour l’investissement responsable des Nations Unies.
Situation antérieure
Le groupe AXA( République tchèque et Slovaquie) était à la recherche d’un outil de gestion de portefeuilles de projets pour son département chargé des projets qui puisse être mis en œuvre en coopération avec d’autres départements. Dans sa version pilote, Easy Project a été mis en œuvre uniquement pour le département chargé des projets et a ensuite été implémenté dans d’autres départements.
Le client était tout particulièrement à la recherche d’une solution qui lui permettrait de gérer plus efficacement ses ressources de projets tant au niveau des départements que celui des employés.
Dès le début de la mise en œuvre, les principaux utilisateurs ont aussi tôt pu faire une idée claire sur la façon d’utiliser la solution et sur quelles données ils devaient en tirer.
Attentes
- Une collaboration avancée et bien documentée
- Des pages personnelles d’utilisateurs bien paramétrées
- Une planification efficace des capacités
- Une meilleure évaluation des projets
Exigences
- La création de comptes rendus bien détaillés pour la direction de l’entreprise
- La création de projets à partir de modèles prédéfinis
- La gestion efficace des ressources humaines
Secteur des services financiers
57 pays dans le monde
Plus de 70 agences en République tchèque
Plus de 500 employés en République tchèque
Préparation
Phase de mise en œuvre - 2018/2019
Avant la mise en œuvre, nous avons mené une phase pilote au cours de laquelle nous avons pu définir les exigences fondamentales, que nous avons, par la suite intégrées dans l’environnement de Easy Project, puis exposées à la direction de l’entreprise. L’approbation a été suivie d’une mise en œuvre plus détaillée, à laquelle on a fait participer activement les principaux utilisateurs de l’application du département chargé de la gestion des projets. Nous avons réalisé cette mise en œuvre sous forme de sprints hebdomadaires où la solution des exigences antérieures a été présentée et testée.
Configuration
Dans la première étape, nous avons défini en détail une structure pour chaque type de projet avec tous les types d’utilisateurs et les paramètres des pages personnelles des utilisateurs. Nous avons créé des modèles de projets à partir desquels il est possible de créer rapidement et efficacement des projets avec des paramètres standardisés et prédéfinis.
Déploiement sur le serveur
Compte tenu des exigences de sécurité interne, le groupe AXA (République tchèque et Slovaquie) a préféré opter pour une solution serveur. Nous avons déployé notre solution logicielle sur un serveur Cloud temporaire, puis nous avons fait migrer l’ensemble de notre solution sur le serveur privé de notre client. D’autres modifications ont été effectuées à distance sur le serveur.
Formation
Pendant la mise en œuvre, nous avons formé les utilisateurs et les administrateurs clés de même que d’autres utilisateurs de l’application. Cette formation a été dispensée dans le cadre de blocs thématiques complets.
Phase de tests
Le groupe AXA (République tchèque et Slovaquie) a utilisé un environnement de test avec des données réelles, ce qui a permis de tester les nouvelles exigences et fonctions avant leur déploiement dans l’environnement de production.
Objectifs et avantages
La mise en œuvre de Easy Project s’est traduite par:
- L’optimisation de l’utilisation des ressources des utilisateurs individuels et des départements entiers
- La gestion centralisée des projets - le principe d’une seule vérité
- Gain de temps lors de la création de projets et de tâches
Les outils de gestion de projets les plus utilisés par le groupe AXA République tchèque et Slovaquie
Structure de répartition du travail (carte mentale)
La fonction WBS consiste en une segmentation hiérarchique du projet en unités plus petites et plus faciles à gérer, appelées « éléments livrables ». Cet outil permet de visualiser un projet dans un ordre logique similaire à celui utilisé dans les méthodes de cartographie mentale, très répandues et très efficaces. Grâce à la structuration du projet en sous-projets et en sous-tâches, il est possible de le réaliser plus rapidement, tout en respectant sa structure logique de progression.
Gestion du portefeuille de projets
Un aperçu visuel facile à utiliser du portefeuille de projets. Permet une planification rapide et un contrôle rétrospectif. Affiche la progression du projet, la phase en cours et l’état d’avancement de la planification. Des commandes intuitives par glisser-déposer.
Des champs personnalisés dans la page d’aperçu du projet
Les champs utilisateurs au niveau du projet permettent d’adapter la structure des données aux besoins spécifiques des clients. Ils sont utilisés pour une structuration plus précise des projets et des tâches dans des catégories ou des groupes selon les besoins.
