Projektportfoliomanagement mit Easy Project in der Finanzwirtschaft - AXA Tschechien und Slowakei Fallstudie
Project Management Officer
Die AXA Group bietet in Tschechien und der Slowakei Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Lebens- und Nichtlebensversicherung, Rentenversicherung und Investmentfonds an. Sie hat 1,5 Millionen Kunden, 523 Mitarbeiter und verwaltet ein Vermögen von 5,3 Milliarden Euro.
Die AXA Group ist ein weltweit führendes Unternehmen in Sachen Versicherungen und Vermögensverwaltung. Mehr als 171.000 Mitarbeiter betreuen 105 Millionen Kunden in 63 Ländern der Erde. Sie ist in den wichtigsten internationalen SRI-Indizes wie dem Dow Jones Sustainability Index (DJSI) und dem FTSE4GOOD vertreten. Sie ist Gründungsmitglied der United Nations Financial Initiative (UNEP FI), der United Nations Sustainable Insurance Principles (PSI) und Unterzeichner der United Nations Principles of Responsible Investment.
Bisheriger Stand
Die AXA Group Czech Republic and Slovakia bat um die Implementierung eines Projektportfoliomanagement-Tools für ihr Projektbüro in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. In der Pilotversion wurde Easy Project nur im Projektbüro eingeführt und anschließend auch in anderen Abteilungen implementiert.
Der Kunde wünschte insbesondere eine Lösung für die Ressourcenverteilung, um seine Projektressourcen sowohl auf der Ebene ganzer Abteilungen als auch einzelner Mitarbeiter effizienter verwalten zu können.
Von Beginn der Implementierung an hatten die Hauptbenutzer eine klare Vorstellung davon, wie die Anwendung genutzt werden soll und welche Daten sie aus der Anwendung abrufen können müssen.
Erwartung
- Erweiterte Arbeit mit Dokumenten
- Klare persönliche Seiten
- Effektive Kapazitätsplanung
- Projektevaluierung
Anforderungen
- Erstellung klarer Berichte für das Management des Unternehmens
- Einfache Erstellung von Projekten aus Vorlagen
- Effektives Mitarbeitermanagement
Finanzdienstleistungen
57 Staaten weltweit
Mehr als 70 Niederlassungen in Tschechien
Mehr als 500 Mitarbeiter in Tschechien
Vorbereitung
Zeitpunkt der Implementierung - 2018/2019
Vor der Implementierung wurde eine Pilotphase durchgeführt, in der die grundlegenden Anforderungen definiert wurden, die in die Easy-Project-Umgebung integriert und dann der Unternehmensleitung vorgestellt wurden. Im Anschluss an die Genehmigung erfolgte eine detaillierte Implementierung, an der die Hauptnutzer der Anwendung aus dem Projektbüro aktiv beteiligt waren. Die Implementierung wurde in wöchentlichen Sprints durchgeführt, bei denen die Lösung früherer Anforderungen vorgestellt und getestet wurde.
Einstellungen
In einem ersten Schritt wurde eine detaillierte Struktur der Projekte mit allen Benutzertypen und den Parametern der persönlichen Seiten der Benutzer definiert. Es wurden Projektvorlagen erstellt, mit denen man Projekte mit standardisierten Parametern schnell und effizient erstellen kann.
Server
Angesichts der internen Sicherheitsanforderungen entschied sich die AXA Group Czech Republic and Slovakia für eine Serverlösung. Wir richteten die Systemumgebung in einer temporären Cloud ein und migrierten erst dann das gesamte System auf den eigenen Server des Kunden. Die weiteren Modifikationen der Anwendung wurden bereits per Fernzugriff auf den Server vorgenommen.
Schulung
Wir schulten Hauptnutzer und Administratoren während der Implementierung und andere Anwendungsnutzer zusätzlich in umfassenden Themenblöcken.
Tests
Die AXA Group Czech Republic and Slovakia verwendet eine Testumgebung mit echten Daten, wodurch neue Anforderungen und Funktionen vor dem Einsatz in der Produktionsumgebung getestet werden können.
Ziele und Vorteile
Die Implementierung von Easy Project brachte:
- Die Optimierung der Ressourcennutzung einzelner Benutzer und ganzer Abteilungen
- Die Evidenz von Projekten an einem Ort - das Prinzip der einen Wahrheit
- Zeitersparnis bei der Erstellung von Projekten und Aufgaben
Die meist genutzten Projektmanagementwerkzeuge der AXA Group Czech Republic and Slovakia
Work Breakdown Structure (Mindmap)
Die WBS-Funktion basiert auf der Methode der hierarchischen Aufteilung des Projekts in kleinere, besser umsetzbare Einheiten, so genannte Deliverables (Liefergegenstände). Projekte können in einer ähnlichen logischen Reihenfolge geplant werden wie die beliebte und effektive Mindmapping-Methode. Dank der Unterteilung des Projekts in Unterprojekte und Unteraufgaben kann schneller und mit mehr Betonung auf der logischen Struktur geplant werden.
Projekt
portfolio
management
Visueller und benutzerfreundlicher Überblick über das Projektportfolio. Ermöglicht eine schnelle Planung und Rückkontrolle. Zeigt die Projektentwicklung, die aktuelle Phase und den zu planenden Status an. Intuitive Drag & Drop-Steuerung.
Benutzer
definierte
Felder auf der
Projektüber
sichtsseite
Benutzerfelder auf Projektebene ermöglichen die Anpassung der Datenstruktur an spezifische Kundenanforderungen. Sie dienen der genaueren Unterteilung von Projekten und Aufgaben in erforderliche Kategorien/Gruppen.
