Как было раньше: инструменты и стиль управления

Для управления проектами применялась программа Redmine, в которую клиент добавил пару полезных модификаций. Для организации работы и хранения данных другие отделы используют Microsoft Dynamics NAV. Интерфейс между системами позволил автоматизировать коммуникацию внутри компании.

Технически всё работало следующим образом. После настройки нового проекта в NAV можно было перенести данные в Redmine для создания нового проекта с соответствующими атрибутами уже там.

Система Redmine помогла организовать работу в компании. Проекты JIRI Models очень похожи, и их структура в Redmine была простой. Каждый проект разбивался на 4–5 задач, и те практически не отличались от проекта к проекту. В ходе жизненного цикла задача переходила от одного исполнителя к другому в зависимости от того, чья очередь была работать в рамках задачи. За ходом выполнения следил только текущий исполнитель. Для отслеживания задач использовался фильтр по умолчанию на персональной панели Redmine — «Мои задачи».

Хотя сначала система работала хорошо, она оказалась недостаточно мощной для реализации новых планов и стратегий менеджмента. Компания стремилась повысить прозрачность и ясность всего процесса, обеспечить возможность предсказывать или выявлять причины задержки и находить ответственных, внедрить принципы эффективного планирования ресурсов и не только. В конечном итоге новая стратегия позволила бы сократить сроки сдачи проектов и получить надёжные данные для разработки собственных инструментов и механизмов в целях повышения мотивации и удовлетворённости сотрудников.

До начала внедрения у руководства JIRI Models уже сложилось точное представление о том, как в идеале должен выглядеть новый процесс. В первую очередь мы создали структуру задач, определили рабочий поток и полномочия, настроили пользовательский интерфейс для каждой группы пользователей, чтобы обеспечить надлежащую коммуникацию между участниками. В ходе внедрения мы сотрудничали с внешними партнёрами JIRI Models для наладки соединения между Easy Project и Microsoft Dynamics NAV. Внедрение потребовало масштабной подготовки. Это было связано с тем, что весь производственный процесс проходил через программу Redmine, которую предстояло заменить на Easy Project сразу после развёртывания для сохранения целостности данных.

Шаблоны проектов и интеграция по API

Все проекты обладают похожей структурой. В отличие от Redmine в приложении Easy Project можно создавать шаблоны проектов и использовать их в качестве основы для новых проектов. Самое главное преимущество шаблонов заключается в возможности сохранить структуру, связи и описание задач. Мы наладили интерфейс между Easy Project и Microsoft Dynamics NAV. При создании нового проекта в NAV в настраиваемом поле выбирается соответствующий «тип проекта». Эта информация отправляется в Easy Project, где автоматически выбирается шаблон для настройки нового проекта, куда передаются данные из NAV.

Ключевые функции и персональные панели Easy Project

Мы воспользовались преимуществами ключевых функций Easy Project и настроили разные типы задач для разных процессов. Таким образом, статусы отличаются и зависят от типа задачи. Кроме того, мы определили последовательность статусов, чтобы пользователю было понятно, какой шаг следует дальше. Статусы используются по-разному в зависимости от пользовательских ролей и полномочий. Статусы, так же как и трекеры (типы задач), влияют на пользовательский интерфейс и играют роль фильтра отображения задач. Например, руководитель может отслеживать статус задач, которые предстоит сделать, видит, по каким задачам сроки нарушаются, и не только.

Самые востребованные инструменты в JIRI Models

Настраиваемые поля с формулами

Расчёт разницы между плановой и фактической стоимостью сырья и хранение информации по проекту на уровне задач.

Управление ресурсами

Распределение задач между штатными и внештатными исполнителями и обеспечение равномерной нагрузки.

Диаграмма Гантта и Гантт по портфелю

Визуализация и контроль соблюдения сроков сдачи проекта.