Project finance conectado a través de Zapier a XERO y otros sistemas de contabilidad

Presupuestos de Easy Project

Planificar los presupuestos y compararlos con los ingresos y gastos reales utilizando Presupuestos de Easy Project es la mejor manera de controlar las finanzas de tus proyectos. Con este módulo, podrás hacer un seguimiento de los ingresos, costes, gastos de nóminas y beneficios finales de cada proyecto.

También permite supervisar entradas de dinero real en contexto con el plan definido y proporciona la cuenta de pérdidas y ganancias de los proyectos, la predicción de flujo de dinero y el historial de flujo de dinero.

Visión general de presupuesto de proyecto

Datos para el presupuesto de Easy Project

Existen diferentes formas de integrar los datos financieros en el presupuesto de los proyectos en los que deseamos realizar el seguimiento de las finanzas del proyecto. Se debe transferir y distribuir correctamente en el presupuesto de cada proyecto los gastos de las facturas recibidas y los ingresos de las facturas emitidas gestionadas en un sistema de contabilidad.

Esto se puede incluir manualmente después de pagar una factura en el sistema de contabilidad, pero supone un ejercicio poco eficiente y existe un alto riesgo de cometer errores. Otra forma es exportar e importar datos en lotes después al final del día o de la semana, pero también existe el problema de que los datos no estén actualizados en los presupuestos del proyecto.

Visión general de gastos reales

Solución de integración

La mejor solución es una integración con el sistema de contabilidad, que permite la transferencia automatizada de datos y la separación de datos financieros para el presupuesto de cada proyecto. Los datos preparados en el sistema de contabilidad deben transferirse tan pronto como sea posible para asegurar el estado actualizado del presupuesto del proyecto.

Todo lo que necesitas saber es qué datos deben ser transferidos y en qué proyectos quieres realizar el seguimiento de las finanzas. Por supuesto, es necesario analizar el flujo de trabajo de los datos y elegir la tecnología para la integración.

Tecnología Zapier

Una gran solución tecnológica es Zapier. Esta plataforma de integración conecta la API de más de 1000 sistemas y permite la transferencia de nuevos datos de un sistema a otro. Así, podrás configurar fácilmente un flujo de trabajo automatizado llamado ZAP, que es la conexión entre dos sistemas formados por un desencadenante y una acción.

Cuando ZAP se está ejecutando y tiene lugar el evento desencadenante en el sistema de contabilidad (se paga una cuenta o factura), Zapier lleva a cabo automáticamente la acción en Easy Project (crear gastos o ingresos en el presupuesto del proyecto).

Ejemplos de flujo de trabajo de ZAP

Beneficios de la integración con Zapier

Si tu sistema de contabilidad está listo para usar en la plataforma de Zapier, puedes integrar fácilmente este sistema con Easy Project sin que sea necesario el desarrollo para una integración concreta de cada sistema, puesto que todo está conectado y gestionado por Zapier.

La mayor parte de los beneficios no son la exportación/importación de datos de forma automática, sino las transferencias periódicas de datos cada 5 minutos, lo que garantiza la inclusión de datos financieros reales en el presupuesto del proyecto y la distribución automatizada de datos para cada proyecto.

Esta integración te permite un control financiero prácticamente en tiempo real de los presupuestos de tus proyectos. Por supuesto, la automatización de los flujos de trabajo que normalmente se realizan de forma manual ayuda a que tu equipo ahorre tiempo y logre que su trabajo sea más efectivo.

Estudio de caso del sistema de contabilidad integrada XERO

El estudio de caso real presentable de integración se realiza con el sistema de contabilidad XERO, que está listo para usar en la plataforma Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. Los datos que debes especificar son:

• Análisis de flujo de trabajo de los datos para la integración

• Desencadenantes y acciones apropiadas

• Cuenta de Zapier con un plan adecuado

• Cuenta de XERO para permitir que Zapier se conecte a la API

• Cuenta de Easy Project para permitir que Zapier se conecte a la API

• Normas para la distribución de datos al presupuesto del proyecto correcto

Análisis del flujo de datos para la integración

El primer paso es definir qué flujos de trabajo queremos integrar a través de la plataforma Zapier y, a continuación, qué datos activados de XERO deben asignarse a los campos requeridos para la acción en Easy Project con el fin de crear la entrada de gastos o ingresos en el presupuesto del proyecto. Para nuestro estudio de caso definimos este flujo de trabajo de datos: crear gastos reales de Easy Project a partir de nuevas facturas pagadas de XERO.

Esto significa que cada nueva factura con un estado cambiado a pagada crea un desencadenante, y a través de Zapier se crea una entrada de gastos reales en el presupuesto del proyecto. Los datos requeridos de Easy Project son:

• ID de proyecto para la distribución de datos financieros al presupuesto del proyecto correcto

• Nombre de la entrada de gasto, para nuestro estudio de caso consistirá en un número de factura y un emisor de factura

• La cantidad total de una factura pagada

• Código de divisa de una factura pagada

• Fecha de recepción de factura

Datos activados desde XERO asignados a los campos obligatorios de Easy Project

Desencadenantes y acciones apropiadas

Entre los eventos de activación de XERO y los eventos de acción de Easy Project disponibles, estos son apropiados para una transferencia de datos financieros.

Desencadenantes de XERO

• Nueva factura – Se activa cuando se añade una nueva factura de gasto o el estado de la nueva factura se modifica (cuentas por pagar)

• Nueva factura de ventas – Se activa cuando se añade una nueva factura de ventas o el estado de la nueva factura se modifica (cuentas por cobras)

Acciones de Easy Project

• Crear gasto en presupuesto de proyecto – la acción crea una entrada de ingreso planeada nueva o real para el presupuesto del proyecto

• Crear ingreso en presupuesto de proyecto – la acción crea una entrada de ingreso planeada nueva o real en el presupuesto del proyecto

Para nuestro flujo de trabajo de estudio de caso para crear gastos reales de Easy Project a partir de las nuevas facturas pagadas de XERO, elegimos un desencadenante de XERO: nueva factura, y la acción de Easy Project: Crear gasto en presupuesto de proyecto (con la opción real).

Desencadenante y acción empleada para el flujo de trabajo del estudio de caso

Cuenta de Zapier con un plan adecuado

Para ejecutar ZAPs en la plataforma Zapier, necesitamos crear una cuenta y elegir un plan de precios apropiado según el número de transacciones Zapier mensuales.

Una transacción Zapier es la automatización correcta de algo mediante un ZAP. Se cuenta una transacción cada vez que tu Zap transfiere con éxito datos de una aplicación a otra.

Plan de precios	Límite de transacciones finalizadas al mes	Precio mensual	Precio por transacción adicional fuera del límite
Pequeño	1 000	€ 16	€ 0.016
Mediano	3 000	€ 40	€ 0.0128
Grande	10 000	€ 100	€ 0.01

Planes de precios para ejecutar ZAP

Para nuestro estudio de caso, las transacciones de Zapier se traducen en cuántas facturas pagadas se transfieren al mes a los presupuestos de nuestros proyectos.

Cuenta de XERO para permitir que Zapier se conecte a la API

La cuenta de Xero debe tener derechos de nivel Estándar o Asesor para poder utilizar la API de Xero, que es necesaria para conectarse a Zapier. Los roles de sólo lectura, Sólo factura y Cliente Cashbook no pueden utilizar la API.

Cuenta de Easy Project para permitir que Zapier se conecte a la API

TLa cuenta de Easy Project debe tener asignado el rol con permisos para gestionar el presupuesto con el fin de utilizar la API de Easy Project, lo cual es necesario para conectarse a Zapier. La cuenta de Easy Project también debe ser miembro del proyecto en el que queremos distribuir los datos financieros al presupuesto del proyecto.

Permisos de cuenta de Easy Project para presupuestos

Normas para la distribución de datos al presupuesto del proyecto correcto

Si deseas que los datos financieros se distribuyan al presupuesto del proyecto correcto, debes configurar una lista de ID de proyectos controlados en tu sistema contable, asignar este ID de proyecto a gasto/factura y activar estos datos en Zapier para una acción en Easy Project.

En XERO es posible configurar la categoría Seguimiento denominada Proyecto. Esta categoría es parte de una línea de gasto/factura. Una opción de categoría específica asignada a la línea de factura representaría el ID del proyecto en Easy Project, donde queremos transferir los datos contables al presupuesto del proyecto correcto.

Otros sistemas de contabilidad con integración posible a través de Zapier

Si dispones de uno de estos sistemas de contabilidad, el control financiero de los proyectos será muy sencillo con Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Integrado para datos financieros de gastos e ingresos.

Nuevo gasto

• Se acciona cuando se crea un gasto.

Nueva factura de ventas

• Se acciona cuando se crea una nueva factura de ventas con estado de pagado.

Lista de ID de proyectos

• Etiquetas de informes (para objeto de gasto y de factura)
• Campo personalizado con valores desplegables (solo para facturas)

FreshBooks Nuevo

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Integrado para datos financieros de gastos e ingresos.

Nuevo gasto

• Se acciona cuando se crea un nuevo gasto.

Nueva factura

• Se acciona cuando se crea una nueva factura.

Lista de ID de proyectos

• No disponible, es posible para emplear la nota para gasto o factura.

QuickBooks en línea

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Integrado únicamente para datos financieros de ingresos, sin activación para datos de gastos

Nueva factura de ventas

• Se acciona cuando se crea una nueva factura de ventas.

Nuevo pago

• Se acciona cuando se recibe un pago.

Lista de ID de proyectos

• Seguimiento de proyectos https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects