Управление финансами за счёт подключения Easy Project к системе XERO через Zapier

Бюджет Easy Project

Спланируйте бюджет в модуле Easy Project и сравните план с фактом — это идеальный способ контролировать финансы по проекту. Модуль «Бюджеты» позволяет отслеживать поступления, затраты, расходы на зарплату и прибыль по каждому проекту.

Вы можете сравнить фактическое состояние денежных средств с планом, получить отчёт о прибылях и убытках, посмотреть прогноз по движениям средств и историю.

Обзор бюджета по проекту

Данные для бюджета Easy Project

Есть много способов внесения финансовых данных в бюджет проекта для управления финансами. К примеру, расходы по поступившим счетам и доходы по выставленным счетам учтены в разных системах бухгалтерского учёта, и вам надо правильно перенести данные.

Можно скопировать их вручную из счетов после оплаты в системе учёта, но это крайне неэффективный способ, да и риск ошибки велик. Можно экспортировать и импортировать пакеты данных в конце дня или недели, но здесь возникает другая проблема — данные в бюджете проекта будут неактуальны.

Обзор фактических расходов

Решение для интеграции

Лучше всего интегрировать систему учёта в приложение — это позволит переносить и распределять финансовые данные по каждому проекту автоматически. Данные из системы учёта необходимо переносить максимально быстро, чтобы поддерживать бюджет в актуальном состоянии.

Просто определитесь, какие данные вам надо перенести и по каким проектам вы хотите контролировать финансы. Затем потребуется проанализировать поток данных и выбрать технологию интеграции.

Технология Zapier

Отличным решением для интеграции является Zapier. Платформа Zapier объединяет API более1000 систем и позволяет передавать данные из одной системы в другую. Вы можете настроить автоматический поток ZAP — это соединение между двумя системами, основанное на триггере и действии.

Когда в системе учёта после настройки потока ZAP происходит событие типа «триггер» (например, оплата счёта или накладной), сервис Zapier автоматически выполняет событие типа «действие» в приложении Easy Project (создание статьи расхода или прихода в бюджете).

Примеры рабочих процессов ZAP

Преимущества интеграции с Zapier

Если ваша система учёта готова к работе на Zapier, вы без труда сможете интегрировать её в Easy Project. Дополнительные средства не потребуются — Zapier обо всём позаботится.

Главное преимущество заключается в том, что вам не надо вручную экспортировать / импортировать данные. Перенос выполняется раз в пять минут, поэтому бюджет всегда обновлён. Кроме того, данные автоматически распределяются по проектам.

Благодаря интеграции вы сможете контролировать финансы практически в реальном времени. Безусловно, автоматизация монотонных операций поможет сэкономить время и повысить эффективность команды.

Пример из практики: интеграция системы XERO

Реальный пример интеграции — система бухгалтерского учёта XERO, готовая к использованию на Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. Вот всё, что потребуется:

• Анализ потока данных для интеграции

• Подходящие триггеры и действия

• Учётная запись Zapier с подходящим тарифным планом

• Учётная запись XERO для подключения Zapier к API

• Учётная запись Easy Project для подключения Zapier к API

• Правила распределения данных по бюджетам проектов

Анализ потока данных для интеграции

Сначала необходимо определить, какие потоки данных мы хотим интегрировать посредством Zapier, затем настроить триггеры XERO и действия Easy Project для создания статей расходов и доходов в бюджете, а также указать поля в EasyProject, куда будут переноситься данные из XERO. В качестве примера выбран следующий поток данных: Создать фактические расходы в Easy Project из оплаченных счетов в XERO.

На практике это означает, что при оплате нового счёта срабатывает триггер, и в бюджете проекта создаётся статья фактических расходов через платформу Zapier. Необходимые данные из Easy Project:

• Идентификатор проекта для правильного распределения данных по бюджетам

• Имя статьи расходов — в примере это номер счёта и лицо, выставившее счёт

• Сумма оплаченного счёта

• Код валюты оплаченного счёта

• Дата получения счёта

Данные из XERO переносятся в заданные поля в Easy Project

Подходящие триггеры и действия

Следующие триггеры XERO и действия Easy Project подходят для переноса финансовых данных.

Триггеры XERO

• Новый счёт — срабатывает при добавлении нового счёта или изменении статуса нового счёта («Счета к оплате»)

• Новая накладная — срабатывает при добавлении новой накладной или изменении статуса накладной («Счета к получению»)

Действия Easy Project

• Создать статью расходов в бюджете — создание плановой или фактической статьи расходов в бюджете

• Создать статью доходов в бюджете — создание плановой или фактической статьи доходов в бюджете

Для рассмотренного в примере потока «Создать фактические расходы в Easy Project из оплаченных счетов в XERO» выбираем триггер XERO — Новый счёт, и действие Easy Project — Создать статью расходов в бюджете (с опцией «факт»).

Пример триггера и действия в потоке данных

Учётная запись Zapier с подходящим тарифным планом

Для настройки потоков ZAP на платформе Zapier надо создать аккаунт и выбрать подходящий тарифный план в зависимости от числа операций Zapier в месяц:

Под операцией Zapier понимается успешная автоматизация какого-либо действия за счёт настройки потока ZAP. Каждый случай, когда ZAP передаёт данные из одного приложения в другое, засчитывается за одну операцию.

Тарифный план	Лимит операций в месяц	За месяц	За операцию сверх лимита
«Мини»	1 000	€ 16	€ 0.016
«В меру»	3 000	€ 40	€ 0.0128
«Макси»	10 000	€ 100	€ 0.01

Тарифные планы на настройку потоков ZAP

В рассмотренном примере под операцией Zapier понимается перенос данных о количестве оплаченных счетов за месяц в бюджеты проектов.

Учётная запись XERO для подключения Zapier к API

Чтобы использовать XERO API для подключения к Zapier, нужна учётная запись XERO с уровнем доступа «Стандрат» / Standard или «Консультант» / Advisor. Использование API недоступно для пользовательских ролей «Только чтение» / Read-only, «Только счета» / Invoice Only и «Кассовая книга» / Cashbook Client.

Учётная запись Easy Project для подключения Zapier к API

Чтобы использовать Easy Project API для подключения к Zapier, в учётной записи Easy Project необходимо назначить роль с правом управления бюджетом. Кроме того, владелец учётной записи Easy Project должен быть участником проекта, в который будут передаваться финансовые данные.

Полномочия пользователя Easy Project, дающие право на работу с бюджетом

Правила распределения данных по бюджетам проектов

Если вы хотите правильно распределять данные по бюджетам, настройте список идентификаторов проектов в системе бухучёта, присвойте идентификатор проекта счёту / инвойсу и укажите эти данные в Zapier в качестве триггера, запускающего действие в Easy Project.

В системе XERO можно настроить категорию отслеживания под именем «Проект» / Project. Эта категория является частью строки счёта / инвойса. Категория, присвоенная строке счёта / инвойса, представляет собой идентификатор проекта в Easy Project, в бюджет которого мы хотим перенести данные.

Другие системы бухучёта для интеграции через Zapier

Контролировать финансы по проекту в Easy Project будет очень просто, если вы пользуетесь одной из следующих систем бухучёта.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Интеграция для передачи финансовых данных о расходах и доходах.

Новая статья расходов

• Срабатывает при создании новой статьи расходов.

Новая накладная

• Срабатывает при создании новой накладной со статусом «оплачено».

Список идентификаторов проекта

• Теги отчётов (для статей расходов и доходов)
• Настраиваемое поле с выпадающим значением (только для инвойсов)

Новая версия FreshBooks

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Интеграция для передачи финансовых данных о расходах и доходах.

Новая статья расходов

• Срабатывает при создании новой статьи расходов.

Новый счёт

• Срабатывает при создании нового счёта.

Список идентификаторов проекта

• Не поддерживается, можно использовать примечание для статьи расходов или инвойса

Онлайн-система QuickBooks

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Интеграция только для переноса финансовых данных о доходах, триггеры для расходов не поддерживаются.

Новая накладная

• Срабатывает при создании новой накладной.

Новый платёж

• Срабатывает при поступлении платежа.

Список идентификаторов проекта

• Отслеживание проектов https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects