6 facteurs de stress pour les chefs de projet (et comment s'en prémunir)

La gestion du stress est inhérente à votre travail

À votre arrivée dans le monde de la gestion de projet, vous avez sûrement éprouvé un "stress d'inconnu" sur vos épaules. Cela n'a servi à rien ? Il aurait certainement pu vous aider à être plus vigilant et à absorber le plus d'informations possible. Plus tard, à mesure que vous avanciez en tant que chef de projet, le noyau de votre travail est resté le même, alors vous avez changé - vous avez acquis plus d'expérience, y compris la capacité de gérer le stress plus efficacement.

Vous admettrez certainement qu'être chef de projet n'est pas manger une tarte, mais en même temps, avec des outils, des fonctionnalités et des processus efficaces, vous pouvez gérer non seulement votre projet, mais aussi le stress qu'il entraîne. Sur le web, vous pouvez trouver des articles sur la méthode d'éliminer le stress de votre vie professionnelle, mais ce n'est pas ce que nous proposons – notre conseil est de gérer le stress plutôt que de le percevoir comme un ennemi à combattre.

Il existe de nombreuses techniques et astuces pour gérer le stress au travail. Qu'il s'agisse de venir au travail une heure plus tôt lorsque le bureau est vide, de s'entraîner à la boxe au milieu de la journée ou de prendre une "année de congé". Dans cet article de blog, cependant, nous nous concentrerons sur les pratiques de gestion du stress. Combinez-les avec les conseils les plus doux (comme aller courir) et debarassez-vous de stress une bonne fois pour toutes.

Les situations stressantes et ce que vous pouvez faire pour y remédier

En tant que chef de projet, vous avez très probablement éprouvé du stress pour plusieurs raisons – qu'il s'agisse du projet en cours, d'une ambiance défavorable dans l'entreprise ou d'une situation aggravée dans la vie privée des membres de l'équipe. Jetons un coup d'œil aux situations récurrentes où le stress s'invite dans la gestion de projet. Là encore, plutôt que de " combattre le stress ", nous voulons vous montrer comment le gérer.

“Le stress lié à la gestion de projet n'est
pas destructible – il est gérable".

1. Budgets, finances

Il y a toujours un certain niveau de stress lorsqu'on demande plus de moyens pour son projet. Par conséquent, pour justifier vos idées budgétaires devant les parties prenantes, utilisez la structure de découpage des coûts (CBS). Il vous fournira une vue d'ensemble de tous les coûts du projet (y compris les travaux effectués par les sous-traitants). La visualisation et la personnalisation joueront également en votre faveur : elles rendent les données plus compréhensibles. Ainsi, au moment de présenter à votre client vos demandes d'augmentation de budget, vous n'aurez pas à essayer de deviner, mais à présenter des estimations aussi précises que possible.

Pour être encore plus efficace, n'hésitez pas à combiner CBS avec la surveillance de vos finances grâce à Easy Project Alerts. Indiquez clairement quand et comment vous souhaitez être averti et recevez un avertissement à l'approche de la limite.

2. Le chaos des responsabilités

Les chefs de projet se sentent souvent mal à l'aise quand ils reçoivent des tâches semi-finies de la part des membres de l'équipe, des missions mal traitées et trop de questions qui ralentissent la progression du travail. Ces types de problèmes se produisent généralement lorsque les membres de votre équipe ne voient pas et ne comprennent pas leur part du travail dans le cadre plus large du projet.

Lors de vos réunions périodiques avec l'équipe, présentez l'état actuel du projet à l'aide du diagramme de Gantt. Ainsi, vous pouvez facilement expliquer 1) pourquoi les choses se passent comme de cette façon, 2) comment le travail des membres de l'équipe s'influence, et 3) ce qui doit être fait en premier et pourquoi. Lorsque toute votre équipe est sur la bonne voie, l'atmosphère de travail s'améliore et votre incertitude quant aux résultats disparaît.

3. Mauvaise approche de la prise de décision

Faire un mauvais choix est normal, faire une série de mauvais choix au sein d'un même projet est le signe d'un problème de prise de décision.Même si les décisions sont par essence conflictuelles, avec un bon ensemble d'outils agiles pour la gestion de projet vous serez capable de baser et soutenir vos décisions sur des faits incontestables. De cette façon, vous réduisez largement le risque de conflits liés aux décisions au sein de votre équipe.

4. Conflits liés aux ressources avec d'autres projets

Malheureusement, être chef de projet est souvent le synonyme d'être "la source de tous les maux". Votre travail consiste notamment à organiser tout le monde pour que les tâches progressent vers la bonne direction. Cela nécessite parfois de créer un conflit au niveau de plusieurs projets - surtout si les membres de votre équipe travaillent sur différents projets au sein de l'entreprise (ce qui n'est pas du tout exceptionnel). Pour voir la situation actuelle de tous les projets de l'entreprise au niveau des équipes - et la capacité réelle des membres de l'équipe, – utilisez la fonction Global Gantt.

5. Un choix inadéquat de logiciels de gestion de projet

Il y des centaines d'outils abordables pour la gestion de projet et pourtant, ils ne rendent pas automatiquement la gestion de projet plus facile. Pourquoi ? Malgré leur excellence, il se peut que vous choisissiez un outil ou un logiciel inadapté, qui ne correspond pas à votre activité, à votre flux et le style de travail, ou bien à l'ambiance, dans laquelle travaille votre équipe.

Par exemple, si vous avez une petite entreprise avec plusieurs projets en cours (par exemple, "Nouveau site web", "Modèle de proposition commerciale", "Campagne de promotion sur les médias sociaux"), au lieu de gérer votre personnel à l'aide d'un messagerie ( !) ou de courriers, considérez l'utilisation de tableaux de Kanban partageables où vous pouvez ajouter et assigner des tâches directement.

Et si vous êtes en train de gérer plusieurs projets ou equipes dans une entreprise de taille moyenne ou grande, utilisez les Fonctions de portefeuille de projets. Elles vous aideront à planifier les projets de manière centralisée et à voir leurs flux de trésorerie ainsi que les performances actuelles et prévues grâce à la populaire fonction Gantt Global.

Même s'il y a de nombreuses fonctionnalités de gestion de projet, ne commettez pas l'erreur d'obtenir chacune d'entre elles de différents fournisseurs/logiciels/outils. Si vous prenez la gestion de projets au sérieux, optez pour un outil tout-en-un qui vous permettra de tout faire efficacement d'un seul endroit : les finances, la structure de découpage de travail, la planification, et bien d'autres tâches inévitables.

Enfin, s'il y a quelque chose qui contribue à augmenter le niveau de stress des chefs de projet, c'est bien un outil qui se bloque alors qu'il doit fonctionner. Avec la toute nouvelle 11+ version of Easy Project, vous pouvez compter sur un logiciel rapide et précis, compatible avec Rails 6 et Ruby 3.0. En effet, votre logiciel n'est rien de moins que votre partenaire sur lequel vous pouvez compter. Aussi simple que cela.

"Vous voulez surmonter le stress ? Combinez tactiques psychologiques pour réduire le stress avec des fonctionnalités de gestion de projet intelligentes."

6. Cloué à la chaise de bureau

La pression du rôle de chef de projet est souvent lourd et vous pouvez le ressentir encore plus lorsque vous avez d'autres projets à gérer dans votre vie privée. Avec la bonne application de la gestion de projet, vous n'avez pas besoin d'être cloué à votre chaise de bureau. Tout ce qui vous permet d'être "en mouvement" tout en faisant avancer votre projet est inestimable. Ainsi, procurez-vous un logiciel accompagné d'une application de gestion de projet pratique et facile à utiliser.

Conclusion

Essayer de battre ou d'ignorer le stress associé au travail d'un chef de projet ne mènera pas à la satisfaction. Vous devriez apprendre à gérer et gérer le stress. Bien sûr, vous pouvez également essayer des activités de réduction du stress à un niveau personnel, mais ce n'est que lorsque vous les combinez avec l'utilisation de fonctions de gestion de projet appropriées dans votre vie professionnelle quotidienne que vous gérerez clairement le stress. Un bon logiciel vous permet, à vous et à votre équipe, de voir et d'organiser les choses plus clairement. La vue d'ensemble que vous obtenez sera la pierre angulaire parfaite pour des journées de travail moins stressantes.