Erstellung eines Projektrisiko-Managementplans
Kehren wir wieder zu unserem bevorzugten Risikomanagement zurück. Diesmal betrachten wir den gesamten Risikomanagementprozess einschließlich der wesentlichen Aspekte genauer.
Mit Hilfe des Risikomanagements verfolgen Projektmanager die mit den einzelnen Projekten verbundenen Bedrohungen. Dies ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements, um zu verhindern, dass Bedrohungen zu Problemen werden und sich negativ auf das Projekt oder die Leistung des gesamten Unternehmens auswirken.
Einige Projektrisiken treten nicht ein, während andere - wie z. B. die Umsetzung von Freizeitprojekten - bekanntermaßen von der Qualität unserer Projekte beeinflusst werden. Da jedoch jedes Projekt eine Reihe von Risiken birgt, muss ein Plan für deren angemessene Bewältigung erstellt werden.
Wozu dient der Risikomanagementplan?
1. Risikoidentifikation
Zu Beginn des Projekts müssen alle Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind oder im Laufe des Projekts entstehen können, sorgfältig abgewogen werden. Einige davon wiederholen sich oder hängen mit Ihren geschäftlichen Rahmenbedingungen zusammen, andere variieren von Projekt zu Projekt. Wir empfehlen Ihnen daher, ein Risikoarchiv anzulegen, in dem Sie alle aufgetretenen Risiken speichern.
Um Risiken erfolgreich zu identifizieren, müssen Sie auch die Perspektive Ihres Teams und Ihrer Kunden berücksichtigen. Basierend auf der Kommunikation und unter Verwendung von Projektmanagement-Tools wie Easy Project können Sie eine strukturierte Risikoliste mit dem gesamten Team teilen.
2. Abschätzung der Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit
Es folgt eine detaillierte Risikoanalyse, in der mögliche qualitative und quantitative Auswirkungen der Risiken im Projektverlauf untersucht werden. Gleichzeitig muss auch die Eintrittswahrscheinlichkeit der Risiken ermittelt werden.
Auch hier bietet es sich an, Tools wie ein gemeinsames Arbeitsblatt zu verwenden, mit dem alle Beteiligten die einzelnen Risiken einschließlich der Informationen über ihre Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen verfolgen können.
3. Vorbereitung der Reaktionen
Die dritte Phase hat symbolisch drei Grundvoraussetzungen - die Beseitigung des Risikos selbst (die beste Antwort auf das Risiko ist seine proaktive Beseitigung), die Verringerung der Risikowahrscheinlichkeit und die Verringerung der potentiellen Auswirkungen. All diese Schritte erfordern zusätzliche Zeit und Besprechungen, zumindest für bereits bekannte, wiederkehrende Risiken, wie z. B. solche, die auf unzureichende Kapazitäten zurückzuführen sind. Spätere Probleme können dadurch jedoch vermieden werden.
4. Benennung der verantwortlichen Person
Der effektivste Weg, mit Bedrohungen umzugehen, ist die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten für einzelne Risiken. Es muss klar festgelegt werden, wer für die Bedrohung, die das Netz der dritten Phase durchlaufen hat, verantwortlich ist, und schließlich muss die geplante Reaktion erfolgen. Diese „Risikoverantwortlichen“ müssen sich ihrer Rolle und der des restlichen Teams bewusst sein.
5. Auslöser finden
Einige der Risiken können Sie nicht ausschließen. Aber das Wissen um die Auslöser kann verhindern, dass diese Bedrohungen zu echten Problemen werden. Deshalb sollten Sie diese Aspekte der Risiken nach Möglichkeit zuordnen, quantifizieren oder nach anderen Indikatoren suchen und ihre Entwicklung während des Projekts überwachen.
6. Notfallplan
Einzelne Risiken und deren Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten ändern sich im Laufe des Projekts. Im Rahmen der Risikoprognose sollten Sie mit Ihren Projektmanagement-Tools alternative Reaktionen auf spontane Ad-hoc-Risiken planen.
7. Überwachung der Risikolimits
Einige Projekte sind mit grundlegenden existenziellen Risiken verbunden. Wenn diese Eventualitäten eintreten, ist Ihr Projekt erledigt. Für diese und ähnlich gravierende Risiken ist es notwendig, mit anderen Beteiligten eine klare Schwelle zu definieren, bei deren Überschreitung das Projekt beendet oder grundlegend verändert werden muss.
Risikomanagement ist eine sowohl proaktive als auch reaktive Angelegenheit. Dank der integrierten Planung und Risikoanalyse können wir Gefahren antizipieren und gleichzeitig auf Bedrohungen reagieren, die während des Projekts auftreten.
