Remote-Projektmanagement: Prinzipien eines effektiven Zeitmanagements

Die gestiegenen Anforderungen der Fernarbeit, einschließlich des vollständig aus der Ferne gesteuerten Projektmanagements, die dieses Jahr mit sich gebracht hat, haben viele Arbeitsabläufe und Zeitpläne durcheinandergebracht. Die Zusammenarbeit aus der Ferne über digitale Werkzeuge stellt neue Herausforderungen dar, wenn es darum geht, allen möglichen Quellen der Ablenkung zu widerstehen. Die Planung unserer Zeit kann dabei leicht außer Kontrolle geraten.

Der Wechsel in einen virtuellen Arbeitsraum kann zu einer Verschiebung unserer Arbeitszeiten führen. In vielen Fällen brauchten wir eine Woche, um uns an die aktuelle Arbeitssituation anzupassen. Aufgrund unserer Erfahrung haben wir mehrere Grundprinzipien zusammengestellt, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Zeit und der Zeit Ihrer Teams helfen können.

Flexibilität

Arbeitszeiten sind heute alles außer Standard. Für Home-Offices oder sogar für die Arbeit in multinationalen Teams, die sich über mehrere Zeitzonen erstrecken, empfehlen wir Ihnen, sich nicht an strenge Arbeitszeiten zu halten. Es ist wichtig, mit Ihrem Team regelmäßige Slots einzurichten, an denen die Mitglieder für Gespräche oder direkt für regelmäßige Videokonferenzen zur Verfügung stehen. Demnach kann jeder seinen eigenen Weg gehen, vorausgesetzt, er erbringt die Arbeit und die Ergebnisse so, wie er sollte.

Zielplanung

Um eine ähnliche Selbständigkeit in Ihrem Team aufzubauen, müssen Sie die Teil- und Hauptziele und deren Fristen im Auge behalten. Als wir uns im Frühjahr in unsere Home-Offices zurückzogen, vergingen unsere Tage sehr schnell. In einer solchen Situation besteht die Gefahr von Verzögerungen und Terminüberschreitungen. Für ein erfolgreiches Projektmanagement in diesem Umfeld ist es daher unerlässlich, den einzelnen Teammitgliedern klar mitzuteilen, wann von ihnen Ergebnisse und Resultate erwartet werden.

Realistische Schätzung

Wenn Sie für sich selbst planen, Zeitpläne synchronisieren und mit dem Team arbeiten, sollten Sie nicht zu Ehrgeiz sein. Viele Kollegen zu Hause stehen vor einer doppelten Belastung in Bezug auf Arbeit und Familie, andere gewöhnen sich noch an die Fernarbeit und die Ferienzeit und das Sommerwetter spielen auch eine Rolle. Halten Sie sich daher bei der Verwaltung Ihrer Projekte und des gesamten Portfolios an realistische Erwartungen. Einige Unternehmen profitieren von der Zusammenarbeit aus der Ferne, andere hingegen gehen ein. Mit einer unrealistischen und ungesund ehrgeizigen Zeitplanung begeben Sie sich auf den Weg der zweiten Gruppe.

Pausen

Auch wenn es auf den ersten Blick so aussehen mag, als ob Sie aus der Ferne arbeiten und virtuell von einem Anruf zur nächsten Videokonferenz springen, sparen Sie die Zeit, die Sie sonst mit dem Wechsel zwischen den Standorten verbringen würden. Planen Sie zumindest eine kleine Pause zwischen den Meetings ein, damit Sie sich gut vorbereiten können, oder nutzen Sie eine neue Plattform oder ein neues Tool, mit dem Sie bislang nicht vertraut sind.

Verwaltung

Zeit zu strukturieren bedeutet einfach, nicht nur genau zu planen, sondern auch Zeit für die Planung selbst einzuplanen. Dadurch erlangen Sie mehr Kontrolle über Ihre Arbeit oder das von Ihnen geleitete Team. Planen Sie bei der Zeiteinteilung den notwendigen Spielraum für Evaluationsmeetings (oder 1-2-1) ein. Vergessen Sie nicht, Ihr Team zu motivieren, seine eigene Verwaltung konsistent weiterzuführen, d. h. Zeiterfassungsbögen beizufügen. Wir wissen aus Erfahrung sehr gut, dass die Zeit am besten und ohne zusätzlichen Aufwand überwacht werden kann, wenn sie wie bei Easy Project mit dem Rest Ihres Projekts an einem Ort gebündelt ist.

Daten und Erfahrungen

In diesem letzten Punkt prallen die bisherigen Prinzipien aufeinander. Wenn Ihr Team nicht nur seine eigenen Aufgaben erledigt, sondern diese auch verwaltet, haben Sie die richtigen Daten für die weitere Planung. Die Fähigkeit eines Projektleiters, ein Projekt zu planen und die Zeit des Teams zu organisieren, wächst jedoch nicht nur durch die Überwachung der Arbeit. Wenn Sie mit Ihrem Team richtig kommunizieren, die einzelnen Mitglieder an ihre Ziele und Fristen erinnern und ihnen die Freiheit geben, ihren Beitrag zu leisten, sind Sie ein wahrer Meister des Zeitmanagements für das Remote-Projektmanagement. Ihre Erfahrung muss sich dann vor allem darin äußern, dass Sie durch die Kombination dieser Informationen die Zeitintensität von Projekten auch unter den gegenwärtigen und zukünftigen Bedingungen der Fernarbeit richtig einschätzen können.