So verwalten Sie mehrere Projekte gleichzeitig und drehen nicht durch: Spezifische Tipps und Werkzeuge für das Portfoliomanagement

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig leiten, haben Sie wahrscheinlich bemerkt, dass Sie auf drei Dinge besonders achten müssen: Aufgaben priorisieren, Ressourcen sorgfältig zuweisen und die Teamarbeit kontrollieren. Wir gehen davon aus, dass Sie die „Post-it-Zettel-Technik“ längst aufgegeben haben und eine praktische Portfoliomanagement-Software verwenden, die zu Ihnen passt. Erfahren Sie, worauf Sie bei der Verwaltung von Projekten achten müssen und wie Ihnen die ausgewählten Funktionen von Easy Project helfen können.

1. Kennen Sie alle Aufgaben Ihrer Projekte

In unseren Blogs kehren wir oft zum Projektstrukturplan - oder zum WBS (Work Breakdown Structure) - zurück. Wenn Sie es richtig anstellen, werden Sie sicherlich nicht von „vergessenen“ Aufgaben überrascht werden. Im Falle des Projektmanagements führt dies zu einigen Falten auf der Stirn (im Falle des Portfoliomanagements müssen Sie daher sofort für die Glättung bezahlen). Erstellen Sie also für jedes Projekt in Ihrem Portfolio ein ehrliches „Netz“.

2. Finden Sie heraus, wie viel Zeit jede Aufgabe benötigt und wer sie erledigen wird

Ressourcenmanagement ist eine Schlüsselkompetenz im Portfoliomanagement. Als Projektmanager/in sollten Sie die Kapazitäten so optimieren, dass die richtigen Ressourcen (Mitarbeiter/innen) genügend Zeit haben, um konkrete Ergebnisse zu erzielen.

Verwenden Sie deshalb den visuellen Ressourcenplan, um Ressourcen zu reservieren. Dank ihm sehen Sie schnell die tatsächlichen Kapazitäten im Tages-, Wochen- oder Monatszeitraum, was für die spätere Planung der Mitarbeiterkapazitäten absolut notwendig ist.

Das Ressourcen-Dashboard ist ideal für die Planung im Portfoliomanagement geeignet. Sie können leicht beurteilen, wie effektiv Ihre Projektteams sind. Und wenn, Gott bewahre, etwas schiefgeht und es Zeit für eine Ad-hoc-Planung ist, helfen Ihnen klare Diagramme bei der gesamten Ressourcenzuweisung.

3. Allzweckhelfer? Globales Gantt.

Die Projektplanung, insbesondere für größere Projekte, ist ohne ein Gantt-Diagramm nicht möglich. Der größte Vorteil ist die einfache Handhabung. Dank der Visualisierung der Projektaufgaben im Zeitverlauf können Sie bequem das gesamte Projekt planen.

Das globale Gantt wird jedoch das wichtigste Werkzeug für Portfoliomanager/innen sein. Im globalen Gantt können Sie „das große Ganze“ sehen. Und zwar:

• Die Anzeige des Fertigstellungsstatus aller Projekte auf einer Zeitachse mit der Möglichkeit, in einzelne Gantt-Diagramme zu klicken, wo Sie schnell sehen können, was erledigt ist (oder werden sollte) und wer dafür verantwortlich ist
  
  
• Eine Übersicht über erschöpfte Ressourcen in allen Projekten
  
  
• Eine Übersicht über die Zahlungsströme aller Projekte
  

Außerdem haben wir in der neuesten Version von Easy Project 10.6 ein verbessertes globales Gantt mit einer praktischen Drag & Drop-Funktion eingeführt. Sie werden es lieben!

4. Kontrolle und Berichterstattung

Kennen Sie den Unterschied zwischen einem/r erfahrenen und einem/r unerfahrenen Portfoliomanager/in? Wenn Sie sie am Montag fragen: „Wie laufen die Projekte?“, fängt der/die eine an zu reden und der/die andere berichtet.

Dank der perfekten Portfolio-Übersichtsfunktion können Sie mit wenigen Klicks einen kompletten, präsentationsreifen Bericht erstellen. Sie können Berichte und Angaben in Ihrem Portfolio leicht anpassen und in Grafiken oder Diagrammen darstellen.

5. Ein paar gute Tipps am Ende (die es auch am Anfang und in der Mitte gibt)

• Delegieren – Wenn Sie der Typ sind, der alles selbst machen will, werden Sie wahrscheinlich bei jedem Projekt selbst Hand anlegen, aber Sie werden sich mit der Zeit auch selbst verbrauchen. Wenn Sie anderen keinen Raum geben, werden Sie Ihr Team nach und nach frustrieren. Lassen Sie die Leute tun, was sie tun müssen, und delegieren Sie Arbeiten, bei denen andere Ihnen helfen können. Ihre Aufgabe ist es, den Überblick zu behalten. Und das ist gar nicht so wenig.
  
  
• Sorgen Sie für Ordnung – Legen Sie die Regeln für die Kommunikation, die Organisation der Ergebnisse und die Überwachung der Entwicklung Ihres Projektportfolios fest. Je weniger Anwendungen und Werkzeuge Sie dafür benötigen, desto besser. Idealerweise haben Sie alles Wichtige, auch Daten und Zahlen, in einem einzigen Werkzeug.
  
  
• Nutzen Sie Meilensteine – Sich mit einem Team zusammenzusetzen und herauszufinden, wie die Dinge laufen, ist manchmal ein großartiges Werkzeug an sich. Zum Beispiel stellt man bei einem Projekt fest, dass man in Schwierigkeiten steckt und bei einem anderen Projekt sind die Dinge sogar dem Zeitplan voraus. Wenn Sie zum Beispiel nach Abschluss der ersten Phase Ihrer Projekte ein Feedback erhalten, können Sie Ihre Kräfte entsprechend der Realität neu gruppieren und noch effektiver vorgehen.

Zusammenfassung

Um nicht mehrere Projekte auf einmal zu verlieren, sollten Sie mit Projektportfoliomanagement-Werkzeugen arbeiten. Es ist wichtig, dass Sie immer einen Überblick darüber haben, wie Ihre Ressourcen genutzt werden. Dabei hilft Ihnen zum Beispiel der Ressourcenauslastungsplan. Den Status der einzelnen Projekte und deren Zusammenspiel können Sie dann im globalen Gantt überwachen. Wenn Sie etwas über die Performance Ihrer Projekte wissen müssen, können Sie die Funktion „Portfolioübersicht“ aufrufen. Auch wenn es viel zu tun gibt, können Sie es mit einem kühlen Kopf und den richtigen Werkzeugen schaffen!