Wenn sich Projekte überschneiden. Strategien für die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte

Umfang, Bedingungen und Ressourcen. Dies sind drei kritische Aspekte des Projektmanagements, die leicht zu Frustration oder Problemen führen können, zumal sich Probleme bei einem Aspekt natürlich auch auf die anderen auswirken.

Umfang

Wenn Sie Ihr Projekt richtig planen, ist anzunehmen, dass Sie den maximalen Arbeitsaufwand zu minimalen Kosten planen wollen. Wenn der Umfang eines Projekts zunimmt, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie schon im ersten Projekt nicht über genügend Kapazitäten und Ressourcen verfügen, und dass Ihnen diese in den anderen Projekten bald ausgehen werden. Die Vermeidung dieser Situation ist an sich schon schwierig, auch wenn Sie nicht unter dem Druck einer Auftragsänderung des Kunden stehen.

Unsere empfohlene Strategie zur Überwindung dieser Fallstricke besteht darin, die Arbeit am Projekt konsequent zu planen, z. B. mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP oder WBS).Die Verwendung des PSP gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über den Umfang des Projekts und ermöglicht Ihnen seine Überwachung. Sie können anderen Parteien zeigen, wie sich das Hinzufügen weiterer Teile oder die Erweiterung des Umfangs auf andere Teile des Prozesses und dann auf andere Projekte, an denen Sie arbeiten, auswirkt.

Bedingungen

Die zweite große Herausforderung beim imaginären Jonglieren mit mehreren Projekten besteht darin, Fristen einzuhalten und die Zeit zu strukturieren. Wenn Sie die Projektzeit planen, verwenden Sie Schätzungen, die auf früheren Erfahrungen basieren. Das ist ein guter Zeitpunkt, unser Werkzeug einzusetzen. Das neue Easy Project kann das Fertigstellungsdatum einer Aufgabe anhand ihrer Dauer automatisch berechnen. Wir dürfen uns jedoch nicht zu sehr auf die Zeitschätzungen verlassen und müssen uns daran erinnern, dass dies immer noch Schätzungen sind, die sich aufgrund ihrer eigenen Anforderungen an ein neues Projekt schwierig gestalten können.

Wenn wir dann die einzelnen Phasen unpassend planen, wird die Verzögerung in der ersten Phase unseren Plan wie ein Kartenhaus in sich zusammenfallen lassen. Das daraus resultierende Chaos wird sofort auf andere Projekte übergreifen, und plötzlich entgleitet uns alles. Diese Situationen können leicht vermieden werden, indem wir ein komfortables Zeitpolster (z. B. 20% der geschätzten Zeit) hinzufügen, um das Fertigstellungsdatum zu verschieben. Dadurch wird eine komfortablere Situation und ein weniger angespanntes Umfeld für die Verwaltung mehrerer Projekte geschaffen.

Ressourcen

Wie wir bereits mehrfach erklärt haben, ist die Kapazitätsplanung ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Um mit den Mitgliedern Ihres Teams richtig zusammenzuarbeiten und ihre Fähigkeiten effektiv zu nutzen, müssen Sie einen Überblick über ihre Arbeitsbelastung haben. In Projekten verwenden Sie normalerweise die gleichen Rollen (Designer, Programmierer usw.). Genau in diesem Moment sollten Sie sich Ihrer Projektmanagement-Software zuwenden.

Mit den richtigen Werkzeugen wissen Sie sofort, wen Sie für Ihr Projekt einsetzen können und wer bereits alle Hände voll zu tun hat. Hochwertige Projektmanagementprogramme erlauben es Ihnen dann, nur mit den verfügbaren Ressourcen zu arbeiten. Dadurch werden in der Praxis zahlreiche Konflikte und terminliche Überschneidungen vermieden, die verschiedene Ihrer Projekte zum Stillstand bringen könnten.

Zusammenfassung

Wenn Sie also in der Praxis mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, empfehlen wir Ihnen, zunächst diese drei grundlegenden Strategien zu befolgen. Beginnen Sie mit einer durchdachten Projektstruktur, setzen Sie keine unnötig strengen Fristen und arbeiten Sie bei der Organisation und Zeitplanung mit Reserven. Setzen Sie dann moderne Werkzeuge zur Verwaltung der Ressourcen und Kapazitäten Ihrer Teams ein, damit sich die Projektanforderungen nicht überschneiden und Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Kollegen nicht unnötig Nerven oder Geld kosten.