Workload-Management: So verwalten Sie ein Projekt, ohne Ihre Mitarbeiter zu überlasten

Was genau bedeutet „Workload-Management“?

Es ist ein systematischer Ansatz zur Verteilung, Verwaltung und Überwachung der Arbeit von Mitarbeitern. Da Sie für das termingerechte und qualitätsgerechte Projektmanagement verantwortlich sind, möchten Sie, dass Ihr Team effektiv arbeitet. Auf lange Sicht wissen Sie jedoch, dass Sie nicht immer perfekte Effizienz erwarten können. Deshalb sollten Sie die optimalen Voraussetzungen schaffen, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Leistung und der Arbeitsbelastung Ihres Teams zu erreichen.

Worauf müssen Sie beim Management des Workloads achten?

Da gibt es natürlich viele Dinge. Sie müssen bei der Zuweisung Ihrer personellen Ressourcen korrekt vorgehen (d. h. nicht nur die richtige Funktion für die Person auswählen, sondern auch ihre Erfahrung und Fähigkeiten berücksichtigen), das Einfügen von Aufgaben außerhalb des Plans vermeiden (in Erwartung von mehr Arbeit) und versuchen, bei der Zeit- und Finanzschätzung so genau wie möglich zu sein (verwenden Sie Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen).

Um mit der Zeit Ihrer Mitarbeiter richtig arbeiten zu können, ist es auch wichtig, die Zeitkonten zu überwachen und auszuwerten. Werkzeuge wie Easy Project erleichtern Ihnen heute diese Aufgabe, denn wir wissen sehr gut, dass es ohne Informationen und Daten einfach nicht möglich ist, präzise Pläne zu erstellen.

Was ist, wenn Probleme auftreten?

Hat Ihr Team immer wieder Zeitprobleme oder meldet trotz der Pläne erhebliche Arbeitsbelastungen? In diesem Fall muss die Ursache des Problems ermittelt werden. Wenn Ihre Informationen und Pläne korrekt sind, ist dies höchstwahrscheinlich auf mangelndes Engagement oder mangelnde Leistung der Teammitglieder zurückzuführen. Insbesondere in dynamischen und agilen Unternehmen können Sie schnell herausfinden, wen es betrifft.

Denken Sie bei der Lösung solcher Probleme aber nicht nur an die Ergebnisse von Ihnen und Ihrem Team, sondern auch an den menschlichen Aspekt des Problems. Unsachgemäße Lösungen für menschliche Fehler können mehr Ärger als Nutzen bringen. Wenn die schlechte Leistung eines Teammitglieds über einen längeren Zeitraum hinweg nicht behoben werden kann, führt dies natürlich zur Demotivation der anderen.

Worauf sollte ich mein Workload-Management aufbauen?

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Zeitpläne und dem daraus resultierenden Management des Team-Workloads unbedingt die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens. Wenn Sie erst jetzt beginnen, systematisch über Ressourcenmanagement und Ressourcennutzung nachzudenken, bietet sich Ihnen die ideale Gelegenheit, sich an Ihre Mission und Vision zu erinnern und dementsprechend die richtigen Projektziele zu setzen.

Zu guter Letzt müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie alles auf eine gesunde und funktionierende Kommunikation stützen müssen, um mit Ihren Mitarbeitern die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Haben Sie Spaß mit Ihren Mitarbeitern, versuchen Sie, sie besser zu verstehen und setzen Sie so viel Einfühlungsvermögen wie nur möglich ein.

Und zum Schluss?

Ein gut durchdachtes Projekt basiert heute auf zwischenmenschlicher Kommunikation. Man muss nicht nur seine Ziele richtig vermitteln und die Arbeitsteilung oder das Arbeitspensum verteidigen, sondern auch kurzfristig Probleme lösen und sich schließlich mit der eigenen Kritik auseinandersetzen. All dies gehört zur Arbeit eines Projektmanagers.