Wie verwaltet man agile Projekte am besten?

Date:12/30/2020
Length:8 minutes
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Das agile Projektmanagement ist eine Methodik, die sich auf einen besonderen Projektmanagement-Ansatz bezieht. Hierbei werden Iterationen/Sprints für kontinuierliche und durch Feedback gesteuerte Verbesserungen bei der Planung und Durchführung von Projekten verwendet.

Was ist agiles Projektmanagement und wie ist es entstanden?

Das Konzept der agilen Methodik wurde erstmals im Jahr 2001 geprägt und war ursprünglich für die Softwareentwicklung gedacht. Die Denkweise setzte sich jedoch bald durch und es folgte eine branchenübergreifende Anwendbarkeit. Bis heute steigt die Zahl der Anwendung der  agilen Methodik  in den führenden Branchen kontinuierlich an.

Wenn man sich näher damit beschäftigt, was Agil ist, muss man verstehen, dass es nicht nur eine Methodik ist, sondern eine Denkweise. Sie kann die Art und Weise verändern, wie Projekte verwaltet und wahrgenommen werden. Die agile Methodik verlangt effektiveres und effizienteres Arbeiten und ermöglicht die Bewertung und Neubewertung der Prozesse sowie des Endergebnisses.

Mit dem Feedback aller Projektbeteiligten sorgt die agile Methodik für eine konsequente Optimierung und Anpassung, die dem Ziel des zu erstellenden Produkts/der Dienstleistung entspricht. Zudem konzentriert sich das agile Projektmanagement auf fundierte Entscheidungen, die aus der Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten entstehen.

Wichtige Werte der agilen Methodik

Die agile Methodik beruht auf kontinuierlichen Verbesserungen, die durch Feedback gesteuert werden und einen Mehrwert bieten. 4 zentrale Werte inspirieren sie:

  • Individuen und Interaktionen vor Prozessen und Werkzeugen.

  • Funktionierende Software vor umfangreicher Dokumentation.

  • Zusammenarbeit mit dem Kunden vor Vertragsverhandlungen.

  • Reagieren auf Veränderungen vor dem Befolgen eines Plans.

Vorteile der Übernahme der agilen Methodik für das Projektmanagement

Das agile Projektmanagement hat sich als sehr effektiv erwiesen und die Erfolgsquote von Projekten enorm gesteigert. Das Project Management Institute hat 2015 einen Bericht veröffentlicht, der besagt, dass „sehr agile Unternehmen deutlich bessere Projektergebnisse im Vergleich zu ihren Pendants mit geringer Agilität haben“.

Ihre Zahlen ergeben, dass agiles Projektmanagement die Rate der Projekte, die ihren unternehmerischen Zweck erfüllen, um 19 % erhöhen kann. Die Zahl der termingerecht abgeschlossenen Projekte stieg um überwältigende 25 % und die Zahl der Projekte, die im Rahmen des Budgets abgeschlossen wurden, stieg um 22 %. 

Agiles Projektmanagement führt schlussendlich zu einer größeren Flexibilität innerhalb der Prozesse, einer besseren Nutzung der Ressourcen, einer Verbesserung der Zusammenarbeit und der Feedback-Mechanismen sowie einer insgesamt besseren Anpassungsfähigkeit der Projekte.

Schritte zur Implementierung des agilen Projektmanagements

Für die erfolgreiche Implementierung der agilen Methodik sind eine Reihe von Schritten erforderlich.

  1. Beginnen Sie mit der Festlegung von klaren Vorstellungen und Zielen, die mit dem Projekt erreicht werden sollen. Es ist wichtig, dass jede/r Beteiligte im Projekt eine klare Vorstellung von der Richtung hat, damit jede/r seine Produktivität steigern kann. Zudem ist es ratsam, den Input aller wichtigen Projektbeteiligten einzuholen, bevor die Ziele formuliert und kommuniziert werden.

  2. Zweitens sollten Sie idealerweise mit der Arbeit an einem Zeitstrahl beginnen. Er beginnt mit der allerersten Aufgabe im Backlog und endet mit dem erhofften erfolgreichen Abschluss des Projekts. Da Agilität die Hauptinspiration ist, sollte der Zeitstrahl zielorientierter sein. Anhand eines solchen Zeitstrahls können Sie den Fortschritt messen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen.

  3. Als Nächstes sollten Sie das Projekt in Teile und Aufgaben aufteilen, indem Sie Sprints definieren. Dieser Schritt richtet sich nach dem Kernziel des agilen Projektmanagements, d. h. die schrittweise und kontinuierliche Verbesserung bei gleichzeitiger Behebung von Diskrepanzen im Verlauf des Projekts.

  4. Die Sprint-Retrospektive ist ein weiteres wichtiges Element. Sie bildet das Fundament des agilen Projektmanagements  und darf folglich nicht unberücksichtigt bleiben. Am Ende eines jeden Sprints müssen potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert werden, um sicherzustellen, dass die Prozesse nach Abschluss eines jeden Sprints verfeinert werden können.

  5. Sobald ein Projekt kurz vor dem Abschluss steht, muss sichergestellt werden, dass kontinuierliche Verbesserungen auf dem Weg dorthin umgesetzt wurden und alle Projektbeteiligten über die Arbeitsweise und den Fortschritt des Projekts informiert sind.

Frameworks zur Implementierung von Agil

Zur effektiven Implementierung der agilen Methodik braucht man Frameworks wie Scrum, Kanban, Lean (LN) und Extreme Programming (XP).

Scrum

Scrum ist das am häufigsten verwendete agile Framework für die Implementierung von agilen Prozessen bei der Entwicklung, Umsetzung und Aufrechterhaltung von Projekten. Scrum setzt auf die Verwendung von schritt- und stufenweisen Verfahren. Dabei geht es darum, in kurzen Schritten, den so genannten Sprints, eine bestimmte Menge an Arbeit oder einen bestimmten Teil eines Projekts auf einmal zu erledigen. Scrum führt durch eine integrierte Struktur aus kurzen Meetings, der Festlegung von Rollen und der Nutzung von Werkzeugen zu einem effektiveren und effizienteren Projektmanagement .

Dieses Framework eignet sich besonders für komplexe Projekte, die ergebnisorientiert sind und allen Projektbeteiligten gerecht werden wollen. Die Struktur beinhaltet üblicherweise einen Scrum Master, der für die Durchführung effizienter Sprints verantwortlich ist. Diese Sprints beschäftigen sich mit den auf der Agenda stehenden Themen und sorgen für Updates über den Fortschritt.

Ein Product Owner gibt die Richtung für einen Sprint vor, indem er die Ziele definiert und ein „Produkt-Backlog“ verwaltet. Darin ist festgelegt, was erreicht und geliefert werden muss. Die Teammitglieder sind für die Auswahl von Elementen aus dem „Produkt-Backlog“ und für die Ausführung der Arbeit verantwortlich, die innerhalb eines einzelnen Sprints erledigt werden soll.

Dann werden gegen Ende jedes Sprints Feedback und Kritiken von den Projektbeteiligten eingeholt. Daraufhin werden die Verbesserungen in die folgenden Sprints eingearbeitet. So geht es weiter, bis der letzte Punkt im „Produkt-Backlog“ abgeschlossen ist.

Kanban

Kanban ist ein weiteres der führenden Frameworks zur Implementierung der agilen Methodik . Das gesamte Framework ist um ein Kanban-Board herum aufgebaut. Es ermöglicht die digitale Visualisierung der Aufgaben und des Fortschritts eines Projekts. Das einfachste und am häufigsten verwendete Kanban-Board visualisiert den Workflow in 3 Schritten: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Falls erforderlich, kann auch ein komplexeres Kanban-Board genutzt werden.

Jede Aufgabe wird durch eine einzelne Kanban-Karte repräsentiert, die durch die 3-Schritte auf dem Kanban-Board geführt wird. Dieses Framework hängt auch vom Bestehen eines aktualisierten Backlogs und dem Vorhandensein von effizienten Regeln für den Arbeitsfortschritt (Work in Progress, WIP) ab. Sie definieren, wie die Arbeit zu handhaben ist, damit das Team liefern kann.

Fazit

Das agile Projektmanagement ist gewiss ein nützlicher Ansatz zur Verbesserung der Erfolgsquote von Projekten. Die Vorteile dieses Ansatzes zeigen sich oft während der gesamten Projektdauer und bei der Fertigstellung. Man muss allerdings bedenken, dass dieser Ansatz nicht von heute auf morgen Veränderungen mit sich bringt. Vielmehr handelt es sich um eine Denkweise, die auf kontinuierliche Verbesserung ausgelegt ist, wodurch ein fortlaufender Prozess entsteht.

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