5 Projektmanagementlehren aus 2018

Das Jahr 2018 war voller Dinge, die… nicht toll waren? Erschreckend? Seelenzerstörend? Es ist schwer die richtigen Worte zu finden. Wo ich oft auf die Weltnachrichten schaue, um mich von meinen Problemen auf der Arbeit abzulenken, schaute ich 2018 auf meine Arbeit, um mich von den Problemen der Welt abzulenken. Es gab aber auch Lichtblicke!

Gedanken und Lehren aus 2018

In diesem Beitrag verwandle ich einige herausragende Erfahrungen aus 2018 in lehrbare Momente für das PM, wie zum Beispiel die Zeiterfassung (bei Projekten) oder das Budgetmanagement (bei Projekten) – nutzen Sie die gelesenen Lehren, um sich für Ihren Ansatz für das kommende Jahr inspirieren zu lassen.

1. Die Welt geht nicht unter, wenn mein Projekt scheitert.

In fast jedem Bereich, in dem ich gearbeitet habe, gibt es seit langem ein Mantra, das besagt: „Es ist okay, es ist nicht so, als würden wir Krebs heilen.“ Das war beruhigend (bis ich anfing, für ein Pharmaunternehmen zu arbeiten, dessen Kampagne es war, tatsächlich bei Krebsbehandlungen zu helfen, also…), weil wir alle die Gewissheit wollen, dass, wenn wir etwas falsch machen, es nicht unser aller Verderben sein wird. Trotz allem wollte ich nicht der PM mit einem gescheiterten Projekt sein. Wer will das schon?

Aber 2018 hielt einige persönliche Überraschungen bereit (von der schlechten Sorte), die es mir fast unmöglich machten, kein gescheitertes Projekt zu haben – und es passierte. Und hier bin ich, lebendig und gesund, immer noch arbeitend, immer noch mit dem Vertrauen meines Teams und meiner Kunden. Es ist eine Sache, sich selbst zu sagen, dass es okay ist, und es ist eine andere Sache, es zu erleben. Ich hoffe, dass Sie es nicht erleben müssen, aber seien Sie sich bewusst, dass wenn es passiert, es okay ist.

(Wenn Sie diese Misserfolge aber im Jahr 2019 vermeiden wollen, sollten Sie unbedingt den Beitrag meiner guten Freundin Natalie über Projektmisserfolge lesen und sich Notizen machen.)

Easy Project 2019 - Gantt-Diagramm

2. Es ist okay, den Wasserfall-Ansatz zu mögen.

Der Wasserfall-Ansatz ist das Yin zum agilen Yang in der PM-Welt. Er wurde in vielen Bereichen des digitalen Projektmanagements zugunsten der eher einmal-oben-und-dann-Mainstream agilen Prinzipien verworfen. Mit dem agilen Projektmanagement wiederholt man kontinuierlich Zyklen und arbeitet gleichzeitig mit dem Design, der Entwicklung und den Tests. Man erstellt Sprint-Pläne, arbeitet ab dem ersten Tag mit dem gesamten Team und erstellt während der Arbeit Featuresets. Beim Wasserfall-Ansatz plant man verschiedene Arbeitsphasen, die einander folgen – vom Design zur Entwicklung, von der Entwicklung zum Testen, vom Testen zum Starten. Es ist eine sehr methodische, Gantt-Diagramm-mäßige Art, Projekte durchzuführen, die einige Leute heute als schwerfällig betrachten.

2018 managte ich ein sehr bedeutungsvolles Projekt mit einer kleinen Gruppe, die wichtige Arbeit für eine bekannte gemeinnützige Organisation leistete. Insgeheim liebe ich den Wasserfall-Ansatz (obwohl ich ein zertifizierter ScrumMaster bin). Dieses Projekt schrie förmlich nach dem Wasserfall-Ansatz, und ich tat es. Ich habe das ganze Ding mit dem Wasserfall-Ansatz durchgezogen, und es war großartig! Und dem Team gefiel es. Die Ingenieurin sagte sogar, dass sie dankbar dafür war, dass ich nicht versucht habe, es zu sehr mit dem agilen Projektmanagement zu lenken (okay, für ein paar Sachen habe ich ein Kanban-Board verwendet, aber das war mehr organisatorisch).

Ich habe also angefangen, den Leuten zu erzählen, dass ich ein Wasserfallprojekt leite. Und meine PM-Freunde sagten Dinge wie: „Oh, wow! Das…klingt...gut!“  Es herrschte Verwunderung und Staunen. Dann fingen andere PM an zu sagen: „Hey, vor Kurzem habe ich auch so etwas gemacht.“ Ich merkte, dass es okay ist, den Wasserfall-Ansatz zu mögen und zu verwenden, und den Leuten zu erzählen, dass man ihn mag und verwendet. In unserem Universum gibt es einen Platz für den Wasserfall-Ansatz!

Das heißt nicht, dass es keine guten Erkenntnisse aus dem agilen Ansatz gibt, die wir in unsere Wasserfallprojekte einbringen können – denn es gibt sie. Wenn man früher ein Design fertiggestellt hat, haben die Designer mit einem anderen Projekt weitergemacht und bis zur endgültigen Fertigstellung nichts mehr davon gesehen. Die Qualitätssicherungsingenieure durften an einem Projekt-Kickoff-Meeting teilnehmen, sahen oder hörten aber nie wieder von jemandem, bis es Zeit zum Testen war. Es war uns nicht egal, einen guten Job zu machen, es war einfach die Lage der Dinge, vor allem wenn man Ressourcenmanager hatte, die Projekte nur als Orte betrachteten, an denen Rollen eingebunden werden mussten.

Wenn ich jetzt ein Wasserfallprojekt leite, stelle ich sicher, dass es Check-ins, Buy-ins und Kommunikation mit allen Beteiligten in allen Phasen des Projekts gibt. Die Designer sehen, was die Entwickler machen, und können Feedback geben (bevor es zu spät ist, die Richtung zu wechseln), und meine QS-Ingenieure brauchen zu Beginn unserer Testphase keine Anlaufphase, weil sie Prototypen gesehen haben und von Anfang an eingebunden waren. Es ist immer noch der Wasserfall, aber wie ein…Wasserfall-Plus.

Easy Project 2019 - Sales Manager Dashboard

3. Ich habe nicht alle Antworten.

Das ist eine der Lehren, die ich jedes Jahr neu lerne. Ich sage mir: „Du musst nicht alles wissen!” Aber Stück für Stück schleicht es sich wieder ein: „Aber der PM SOLLTE ALLES WISSEN.“ Das Jahresende ist eine tolle Zeit, uns daran zu erinnern, dass wir dafür verantwortlich sind, sicherzustellen, dass die richtigen Leute die Antworten haben, aber das bedeutet nicht, dass wir das sein müssen. Wenn ich wirklich alles wissen würde, was bei meinem Projekt vor sich geht, würde ich nur hin und her rennen. Ein reifer, selbstbewusster PM weiß, wie viel er wissen muss, um effektiv zu sein, aber er darf sich auch nicht gehen lassen. Ich muss mir einfach immer wieder klarmachen, ein reifer und selbstbewusster PM zu sein. Um fair zu sein, mache ich das erst seit 20 Jahren. Seufz.

Easy Project 2019 - Resourcenmanagement

4. Remote Meetings sind weitaus weniger verkrampft als früher.

Als ich anfing, von außerhalb des Büros zu arbeiten, wie es heutzutage viele Leute tun (entweder als Mitarbeiter oder Freiberufler oder nur ein paar Tage pro Woche oder Monat), habe ich mir mit den Video-Meetings viel Stress gemacht. Ich machte mir Sorgen, was hinter meinem Schreibtisch vor sich ging, so sehr, dass ich mehr darüber nachdachte, als über die Interaktionen des Video-Meetings selbst. Ist der Deckenventilator an? Stört er? Liegt Papier auf dem Tisch hinter mir? Woher ist das Glas Wasser gekommen? Sieht dieses Hemd zu lässig aus?

Man wollte nie, dass andere mitbekommen, dass man woanders als im Büro arbeitet, weil es unprofessionell war. Mir kommt es so vor, als wäre 2018 das Jahr gewesen, in dem sich die Dinge entscheidend änderten. Die Leute konnten sich endlich wohler dabei fühlen, andere wissen zu lassen, dass sie tatsächlich Wasser trinken und Papier verwenden und Deckenventilatoren haben.

Aber die Kehrtwende ist irgendwie über das Ziel hinausgeschossen – ich sehe langsam fragwürdige Dinge, die wohl cool sein sollen, da wir jetzt entspannter mit Remote Meetings umgehen. Ich habe inoffiziell Dinge erfasst, die ich im Hintergrund von Meetings mitbekommen habe: Katzen, afrikanische Masken, Betten (so viele Betten: gemachte Betten, nicht gemachte Betten, große Kopfenden, keine Kopfenden… so viele Betten), überfüllte Wohnzimmer, Kinder, andere Erwachsene, Hunde, laufende Fernseher. Verstehen Sie mich nicht falsch: ich freue mich, dass Remote Meetings nicht mehr so steif sind und die Leute den Remote-Lifestyle mehr akzeptieren. Aber ich finde, 2019 sollten wir versuchen, uns wieder zu sammeln. Katzen? Ja! Afrikanische Masken? Okay! Betten? Nein. Nee. Niemals.

(Hier ist etwas Altes, aber Gutes: Lesen Sie, was ich 2016 über Remote-Arbeit dachte.)

Easy Project 2019 - Kanban

5. Man kann sich nicht auf ein Projektmanagement-Tool verlassen, um wichtige Projektarbeiten durchzuführen.

Weil ich Freiberufler bin, jongliere ich oft mit mehreren Dingen gleichzeitig, nicht nur auf die typische Weise eines PMs, sondern ich jongliere mit meinen Kunden UND den Kunden meiner Kunden UND mit den unzähligen Tools und Prozessen meiner Kunden. Verschiedene PM-Tools können Dinge auf sehr unterschiedliche Weise tun, aber wir wissen alle, dass es kein einziges Werkzeug gibt, das alles kann.

Es kann verlockend sein, das Projektmanagement-Tool einfach einen wichtigen Teil der Projektarbeit erledigen zu lassen, wie z. B. das Erinnern des Teams an einen Termin, das Erledigen von Standups durch Slack, das Benachrichtigen über die Nichteinhaltung eines Termins, das Markieren eines Budgets, wenn es Gefahr läuft, überschritten zu werden, etc. So verlockend es auch sein mag, ich habe dieses Jahr gelernt, dass man das einfach nicht machen kann. Klar, man kann Projektmanagement-Tools vieles machen lassen, und deshalb existieren sie auch. Aber keines davon kann alles übernehmen. Ich hatte das Problem, als ich die Projektmanagementsoftware Harvest, ein Projektzeiterfassungs-und Budget-Tool, die Budgets verwalten ließ. Sie liefen Gefahr, überschritten zu werden, aber die von Harvest geschickten E-Mails kamen nicht in meinem Posteingang an – sie gingen in den Werbeaktionen-Tab von Gmail. Wer wirft schon einen Blick in den Werbeaktionen-Tab? Das Budget wurde also überschritten und ich musste dafür geradestehen. Ich musste mich der Frage stellen: „Du hast es also nicht selbst überprüft… du hast Harvest alles Regeln lassen?“

Es ist wichtig, sich für die Dinge Zeit zu nehmen, die in Ihrem Projekt wirklich Aufmerksamkeit brauchen. Lassen Sie mein Scheitern Ihre Lehre sein.

Easy Project 2019 - WBS

Ausblick auf 2019

Alles in allen ist 2018 eines der Jahre, in denen ich mich darauf freue, die Bücher zu schließen. Es sind überall viele gute, aber auch viele schwierige Dinge passiert. Es fühlt sich gut an, zu wissen, dass wir eine Seite weiter auf das Jahr 2019 blättern können, aber wenn wir einige gelernte Dinge aus 2018 mitnehmen können, sollten wir sie erweitern, teilen, die guten Dinge voranbringen und nicht funktionierende Dinge loswerden. Das harte Jahr, das viele von uns hatten, wird die Grundlage für gute Dinge im kommenden Jahr schaffen!